Gmailでグループ作成して一斉送信する方法！Bcc以外で宛先に一括送信！

Gmailには家族や友人、仕事仲間などに分けられるグループ設定というものがあります。このGmailのグループ設定というのが、一括でグループのメンバーのアドレスに送信ができて、簡単に情報が共有できるというものです。

Gmailに多数の人たちが連絡先に入っている場合は、グループに分けておくととても便利です。そこで、Gmailの一斉送信にはグループ登録が必要なのか、グループの作成方法などを深く掘り下げていきましょう。まだGmailのグループ一括送信活用し切れていないという人は、ビジネスシーンにも活用できますので、試してみてください。

Gmailのグループには、それぞれの友達や仲間をひとつのグループにまとめることができます。例えば、そのグループで情報を流したい人をキャプテンとし、情報を受け取る側のメンバーはAさんとBさんとしましょう。

キャプテンがこのグループメンバーのアドレスの宛先にメールを送りたいときに、一斉送信をすればAさんとBさんに同時にキャプテンからのメールを受け取れます。そして、その内容に対してAさんとBさんが、キャプテンだけに返信するかグループ内に一括で送信するかを決められるのです。この使い分けをすることで、より効率的に広く情報が伝わります。

Gmailの連絡先グループを設定するには、Gmailアプリが必要となります。どのように作成していくのかを、確認していきましょう。ひとつずつ確認して行えば、簡単にグループの作成ができます。グループをたくさん分けるのであれば、自分なりに分かりやすいグループ名にしておくことが大切です。

また、同じような仲間などのグループ分けも慎重に行いましょう。上手に活用していくことで、ビジネスシーンなどにも活躍できます。
 

Gmailのグループ作成にはアプリを使用します。Gmailを開くと右上にGmailアプリがありますので、クリックしてください。次に、画面に連絡先というアイコンをクリックしましょう。

連絡先をタップすると左上に「ラベル」という項目が出ますので、そこをクリックしてください。そうするとラベル作成というウィンドウが表示され、グループ名を入力をすれば良いです。これでラベルという項目の下に、新しく作成したグループが表示されるようになります。

グループに追加したいときはアイコンのカーソルに連絡先を合わせると、チェック項目が出てきます。追加したい人にチェックを入れましょう。この場合は、複数選択しても問題ありません。
 

追加したい人にチェックを入れるとラベルが表示されていますので、そこをクリックするとグループ名が表示されています。クリックしてチェックされたことが確認が取れれば、これでGmailのグループ登録はできました。早速試しにテストとして、Gmailグループに登録した人たちにメールを送ってみてはいかがでしょうか。

Gmailのグループメンバーが入れ替わりをしたいときや、メンバーをグループに追加したいときにはどのようにすれば良いのでしょうか。ずっと変えずに同じメンバーにしていると、メンバーから外れたときに関係のない人の宛先に一括送信されてしまいます。

グループを追加するときや削除するときは、相手に追加や削除をして良いかという一言があればベストでしょう。一括送信はグループの人たちが見れますので、現在仲間になっていない人に失礼のないようにしておかなくてはなりません。

Gmailグループに入れたい人がいる場合は、追加する方法があります。もし、一度メールの連絡したというやりとりがあれば、Gmailの連絡先に「その他の連絡先」という項目がありますので、クリックをしてください。そこから相手のアイコンをタップすれば追加ができます。

相手のアイコンをクリックすると右上にラベルが表示されますので、そこをクリックすればウィンドウでGmailのグループ名が出てきます。そのグループ名にタップをすれば、追加したい人がグループとして一括送信できるようになります。

Gmailのグループから削除やグループごと削除したいときは、次の方法で行います。まずグループから削除してい人がいる場合は、連絡先のグループアイコンをクリックし、次にラベルをクリックしてください。

そのあとにチーム名をクリックすると削除されます。グループごと削除したい場合は、左の項目にグループ名があり、その横にゴミ箱マークが出ていますのでクリックをすれば削除完了です。

Gmailをグループ分けにできたら、今度はグループメンバーそれぞれのアドレスに一括で送信してみましょう。Gmailを一括でグループに情報を届けたい場合は、とても便利ですので試してみてください。

グループ設定ができましたので、それぞれのグループのアドレスに一括送信をしてみましょう。画面の左上に「作成」というボタンがありますので、タップしてください。

ウィンドウがポップアップされますので「To」という宛先にラベル名を入れましょう。宛先に入力することで、ラベルがついた送りたい宛先のアドレスが入力されるようになっています。

オートコンプリート機能というのは、任意の文字を入力することで、連絡先の候補が一斉に出てくるシステムのことを言います。オートコンプリート機能に表示されるアドレスというのは、Googleコンタクトの連絡先と、グループのメールアドレスです。オートコンプリートの表示順は、自分が変更や追加したアドレスの順となっていて、変更することも可能です。

Bccはブラインドカーボンドコピーの頭文字を取った略語で、相手に送信したということを知られたくない場合にBccを活用します。「Cc」という項目も隣にありますが、これは相手にメールを送ったことを知られても良い場合にこちらを使用しましょう。

Bccを使いグループの宛先に一斉送信するときは、Gmailを開き新規でメール作成を行います。メール作成の画面が出ますので「Bcc」をクリックしてください。そうすると、Toの下にBccが追加されます。そして、Bccのボタンをクリックしましょう。

 

上の図のようにウィンドウがポップアップされたら、登録しているグループにチェック項目がついてますので、クリックしてください。次に「すべて選択」という項目にチェックしましょう。そして、画面の下に「選択」ボタンがありますので、クリックすれば完了です。ちなみに、現時点ではスマホアプリなど、グループの一斉送信はできませんので頭に入れておきましょう。

もしGmailのグループに一括送信をしてもできなかった場合は、次のことが考えられます。これらはGmailの一括送信ということで、スパム対策としても対応しているためでもあります。

• Gmailグループの人数がたくさんいて、一回のメール送信に500人以上一斉送信をしてしまった。
• Gmailに登録していた宛先が変更されていて、知らずに送ってしまった場合はGmailのメールは相手には当然とどきません。
• Gmailのグループ送信をするときにはPCからしか送れません。
• 教えてもらったメールアドレスが間違えていたか、入力ミスのため相手には届きません。
• 宛先のメールサーバーに拒否をされてしまった場合は、こちらからGmailを送ることはできません。
• Gmailのグループではなくても、1日に500件ものメールを送信していた場合は制限をかけられることもあります。

大人数に対して同じ内容を送信したい場合は、一人ずつに送信するというのはかなり時間と労力が必要となってきます。そんなときはGmailの連絡先グループを使用して一斉送信することで、簡単にグループの人たちに情報が行き渡ります。同窓会のお知らせや結婚式の二次会についてなど、様々なシーンで活用できるのです。

気をつけなくてはならないのが、一斉送信はスパムとみなされる可能性もありますので、やたらと1日に何度も一斉送信するということは避けましょう。そのことを踏まえた上で、上手にGmailのグループ連絡先を使用して、スムーズに物事を運ばせるようにしてみてください。