Gmailのパソコンでの使い方！便利な機能を紹介！

皆さんは仕事、プライベートでフリーメールアドレスを利用しているほとんどですが、どのフリーメールアドレスも一緒だと考えている方多いようです。Yahoo!や Outlook.comなど様々なフリーメールアドレスがあることから、それぞれフリーメールアドレスの違いや特色は分かりにくいが実情です。

本記事ではフリーメールアドレスの代表的な存在である、Googleが提供するGmailについてご紹介していきます。今やGmailはフリーメールアドレスのシェア率が同サービス業界の中で最も高く、ビジネスやプライベートのフリーメールとして利用されているだけでなく、YouTubeなどのGoogle系サービスには必須のものとなっています。

Gmailを使うメリットとして挙げられるのが、15GBのデータ保存容量です。Gmailはフリーメールアドレスを無料で提供してくれるだけでなく、無料プランで15GB分のデータ保存容量も提供してくれるのです。これはフリーメールアドレスの中でもトップクラスの保存容量です。

また新規登録も簡単で、Gmailアカウントを作成すると、YouTubeやGoogle Drive、Google PhotoなどGoogleが提供するサービスを一元管理してくれるという優れものです。

Gmail自体の機能も優秀で、基本的な機能のメールラベル機能や、1つのアカウントで複数のフリーGmailアドレスを管理する機能、メール自動振り分け機能が搭載されています。スマホ専用のGmailアプリをインストールしておけば、ログインするだけでメールがスマホで簡単に管理、返信、作成が可能となります。

これだけの利用メリットがあるGmail、次の章からはGmailの基本的な使い方や、ショートカットーキーを使った時間短縮、作業効率アップの方法を詳しくご紹介していきます。

本章ではGmailのパソコンで基本的な使い方からご紹介します。本章で紹介する基本的な使い方の紹介項目は下記の通りです。
 

最初にGmailを利用するにはGoogleアカウントの新規作成が必要です。Google DriveやGoogle Photo、YouTubeなどを利用したことがあるユーザーの方は、そのGoogleアカウントでGmailの利用を開始することが可能です。

Googleアカウントを持っていない方は、下記のリンクにアクセスしてGoogleアカウントの新規登録を済ませてください。

上記のリンク先にアクセスしたら、スクリーン右上に表示されている”ログイン”をタップして下さい。

ログイン画面が表示されます。メニューの中から”アカウントを作成”をタップします。

Googleアカウントを作成するために、名前と任意のメールアドレス、及びパスワードの設定が必要です。必要事項を入力して"次へ”をタップして下さい。

あとはGoogleで表示される指示に従って、Googleアカウントの新規登録を完了して下さい。

Googleアカウントの作成が完了したら上記リンクにアクセスしてGmailを開いてください。先程作成したGoogleアカウントのメールアドレスとパスワードを入力して、Gmailログインします。またはGoogleの公式ホームページにアクセスして画面右上に表示されている”Gmail"をクリックするとGmailにログインすることが可能です。

実際にGmailを利用してメールを送受信する方法をご紹介します。自分のGmailアカウントから新規メールを作成し、宛先に自分のメールアドレスを入力して、自分でGmailの送受信を体験することが可能です。Gmailで新規メールを作成する方法は、Gmail画面左側の"作成”をクリックしてください。

”作成”をクリックすると”新規メッセージ”が画面に表示されます。"To"の部分に自分のメールアドレスを入力して"送信”をクリックしてください。

自分のメールアドレスにメールを送信したら、受信ボックスを確認してみてください。受信したメールを開く場合は、受信したメールをクリックするだけです。

Gmailの送受信の手順解説は以上です。

続いてGmailのメールを削除する方法とアーカイブする方法をご紹介します。削除とアーカイブの違いがよく分からないユーザーが多いので、アーカイブと削除の違いについて解説します。

Gmailのアーカイブとは受信メールボックスのメールをゴミ箱フォルダに一時的に保管する意味だと考えてください。アーカイブするということは完全にメールを削除する訳ではありません。アーカイブしたメールは受信ボックスに復元することが可能です。

Gmailのメールを削除する場合は、アーカイブしたメールアドレスを開いて完全にGmailから削除することを指します。こうすることで間違って削除(アーカイブ)してしまったメールを保護する役目があるのです。

Gmailのメールをアーカイブせず完全に削除する場合は、メールを開いて”削除(ゴミ箱)"アイコンをクリックしてください。

続いてGmailで受信したメールをアーカイブする方法を紹介します。Gmailで受信したメールを開いて上記画像の”アーカイブ”アイコンをクリックしてください。

Gmailの画面左下に"スレッドをアーカイブしました”という画面が表示されます。"取り消し"をクリックするとアーカイブが取消されます。

一度アーカイブしたメールは受信トレイがなくなりますが、完全に削除された訳ではありません。Gmail画面左側のメニュー一覧から"すべてのメール”を選択すると、受信トレイのメールと一緒にアーカイブしたメールも表示されます。

アーカイブ機能をうまく利用すれば、受信トレイも整理され、探し出したいメールもすぐに見つけることが可能になります。不要だと思うメールや、再度見返す必要のないメールはアーカイブして受信トレイが削除しておくと便利です。

Gmailにはラベル機能というものが搭載しています。Gmailでラベルを新規作成し、ラベルにメールアドレスやドメインを登録しておくと、自動でメールボックス内に仕分けしてくれる機能です。Gmailを仕事で毎日利用しているユーザーは、ラベル機能を使いこなすことで、圧倒的に仕事の効率を高めることが可能です。

注意しておきたポイントはGmailアプリからは、ラベルの新規作成や編集はできません。ラベルの新規作成、編集、管理はパソコンからWeb用のGmailにアクセスして管理してください。次の章ではGmailのラベルの新規作成方法から、メールアドレスをラベルに登録する方法を画像付きで解説していきます。

Gmailで新規ラベルを作成する方法は下記の手順を実行してください。

新規ラベルの”ネスト”を設定します。ネストとはラベル内のフォルダのようなものです。"次のラベルの下位にネスト”にチェックを入れると、選択したネストの中にラベルしたメールが振り分けられます。複数のラベル作成した際に、非常に便利な機能なので利用してみてください。

続いてメールに作成したラベルを連携します。ラベル設定したいメールを開いて上記画像の赤枠で囲まれている”ラベル”アイコンをクリックして下さい。

設定したいラベルを選択してください。この画面からでもラベルの新規作成や、ラベルの管理ページを表示することも可能です。

ラベルでメールを検索する方法ですが、Gmail画面の左側のメニュー一覧にラベルが表示されています。検索したいラベルをクリックするとラベル分けしたメールが全て表示されます。または検索欄にラベル名を入力することでラベル検索することも可能です。

Gmailで署名を自動追加する方法は下記の通りです。

Gmailには自動で署名を追加する機能も搭載されています。ビジネスにおいてメールの最下部に自分の名前や会社名などの情報を入力するのは常識です。Gmailには事前に署名を設定してくことで、自動で署名部分を反映させてくれるので利用してみてください。

Gmailアドレスを複数持っている方は、1つのアカウントで一元管理されます。本章冒頭で紹介したGmailアカウントの新規作成方法で複数のアカウントを作成してみて下さい。すべて1つのアカウントに連携されます。それぞれのメールアカウントの切り替え方法は、Gmail右上のアカウントアイコンをクリックすることで切り替えることが可能です。

本記事ではGmail利用する上で、効率的に時間短縮できるパソコンでの便利な使い方をご紹介します。

Gmailの受信トレイをカスタマイズする方法は下記の通りです。

ここでは受信トレイの表示順番や、受信トレイで表示されるカテゴリの表示・非表示設定を変更することが可能です。自分で使いやすい受信トレイを作成してみてください。

メール検索時に検索演算子を使うことで、詳細なメール検索を実行できます。メール検索時の演算子コードの一覧は下記のリストを参考にしてください。

更に詳しいGmailの検索演算子コードを知りたい方は、下記のGmail公式リンクにアクセスして確認して下さい。

Gmailには便利ショートカットキー機能が搭載されています。下記の手順でショートカットキーの利用を有効にすることができます。

Gmailで利用できるショートカットキーは、下記のGmail公式リンクにアクセスして確認して下さい。

Gmailのオプション機能を使ったパソコンでの便利な使い方をご紹介します。

Gmailをデスクトップに保存しておくと簡単にGmailにアクセスすることが可能です。Gmailを開いてブラウザのURL部分のアドレスをドラッグして、パソコンのデスクトップにドロップすると、デスクトップにGmailのアドレスアイコンが作成されます。これでデスクトップから簡単にGmailにアクセスすることが可能になります。

Gmailではメール受信した際に、デスクトップに通知する機能が搭載されています。

設定が完了したら、ページ最下部の”保存”をクリックして下さい。

重要なメールだけを通知する方法は下記の手順を実行して下さい。

パソコンからGmailを様々な機能の使い方を紹介しました。より便利にパソコンでGmailを利用したい方は、本記事を参考にGmailのカスタマイズを行い利用してみて下さい。