スプレッドシートで選択肢をプルダウン入力する方法！色付けや範囲選択するには？

表計算ソフトとして広く一般的に使われているものとしてMicrosoftのExcelが挙げられますが、最近ユーザーが増加傾向にあるのがGoogleスプレッドシートです。公開当初は機能的にもまだ未開発な印象もありましたが現在はかなり機能も充実し表計算ソフトとしては十分にメインで使用できるレベルにアップグレードされています。

さらにGoogleスプレッドシートの機能は一般的な表計算ソフトとは一線を画しています。オンライン上の同時編集作業や他のアプリケーションとのサービス連携などが可能で、使い方次第で自分に合わせた機能を持たせることができ、応用範囲が広い表計算アプリケーションです。

web上の作業シートですが、十分なフィルター機能も用意されているのでデータが大きくなってもデータが見つからない、収拾がつかなくなったということもありません。充実した関数計算機能も搭載しています。

そしてなによりユーザーフレンドリーなのは、Googleアカウントを作成すれば、誰でも無料でこのGoogleスプレッドシートを活用できるということです。また、Googleスプレッドシートはスマートフォンでも操作が可能です。GoogleスプレッドシートやGoogleドライブのアプリをダウンロードしておけば、外出先の隙間時間で編集することも可能です。

オンライン上で仕事やプライベートのコミュニケーションをとることが多くなった昨今、Googleスプレッドシートの機能がそうした時代のニーズに的確に対応しているといえるでしょう。

今回はそんなGoogleスプレッドシートの機能の1つ、プルダウン機能で、選択肢を入力する手順について解説します。

Googleスプレッドでプルダウン入力の機能を活用すれば、入力作業の大幅な効率化が可能です。特定のセルや行、列に入力するワードがある程度決まっていて、選択肢としてリスト化できる場合は、その選択肢をあらかじめセルに設定することができます。

セルに選択肢の設定を行えば、次回入力は文字列を打ち込むのではなく、プルダウンで選択肢からワードを選択するだけで文字を入力できます。

文字を直接打ち込まずに、プルダウンから選択肢を選ぶだけで入力作業が済んでしまうというのは、データ管理する側にしてみればかなりの作業の効率化です。また入力を依頼される側も、あらかじめプルダウンに選択肢が表示されていれば入力するワードを間違えることはなく、また入力するワードを迷うこともないので依頼された入力を正確に行えます。

プルダウン機能を活用すれば、表記の統一にもつながります。例えば、特に条件を付けなければ、年月日の入力は西暦で入力する人もいれば、平成などの年号で入力する人もいるでしょう。年、月、日で表記する人もいればスラッシュで区切る人もいます。曜日の入力であれば～曜日で入力する人もいれば単に（月）のようにかっこ書きで済ませる人もいます。

こうした表記の乱れを、プルダウンリストであらかじめ設定しておくことで防ぐことができます。国名の表記や、職種の分類名などに応用できます。

また、データ内の表記が統一化されていると、データの整理や集計が格段に効率化されます。検索も行いやすく、関数計算を行う場合も表記の統一化は作業の助けになります。統一化されていない場合は、データの整理作業の前段階で、表記の統一化作業が発生する場合もあるわけです。

プルダウンで表示する選択肢をラベルとして使用すれば、データをソートして管理できます。発注先、受注先、商品カテゴリー、顧客カテゴリーなど、一度プルダウンに選択肢として設定しておけば入力作業は選択するだけなので手間がかかりません。