Outlookでメールを振り分ける方法！フォルダの設定や仕分け自動化を解説！

この記事では、Outlookのメールアプリを使って受信トレイに送信されてきたメールを振り分けるということに関して焦点を当てて特集を進めていきます。Outlookで多くのメールを管理するという方は、地道に仕分けをするよりも、設定から自動的メールを振り分けるルール設定を作成しておくことで、よりメール管理の効率がアップします。

さっそくOutlookのメールアプリを使って、メールを仕分けするルールを作成していきましょう。ここからはOutlookのメール仕分けルール設定のやり方について説明していきます。受信トレイのメールを仕分けしたフォルダに自動的に移動させる手順から、自動振り分け設定のチェック方法、そしてルール作成で自動振り分けをする方法を紹介します。

Outlookを使ってメールフォルダにメールを自動的に移動させるためには、仕分け先のフォルダをいくつか作成しておく必要があります。ジャンル分けするために様々なシチュエーションのフォルダを作成しておきましょう。メールフォルダをジャンルごとに作成しておくことで、どのようなメールが送信されてきたのかを簡単に把握できるようになります。

Outlookでフォルダを作成しましたら自動振り分け設定をします。この時に「自動仕分けウィザード」とい機能を利用して振り分けていきます。仕分け設定のやり方は後程詳しく説明していきます。自動仕分けウィザードによってメールが仕分けされているかをチェックするには、そのフォルダを開き、メールが意図したとおりに入っているかを見ます。

また、独自のルールを作成してメールを自動振り分けすることも可能です。こちらについてもシチュエーションごとに仕分けルールを設定しておくことで、最初からどのようなメールが届いたのかを簡単に把握できるというメリットがあります。仕分けルールを作成するには「ファイル」をクリックしてください。

先ほど話に出てきました「自動仕分けウィザード」の設定方法について解説します。Outlookで「ホーム」の中にある「ルール」をクリックしてください。「仕分けルールと通知の管理」から「新しい仕分けルール」をクリックすることで起動します。この中から仕分けのテンプレートを選択することも可能ですのですぐにルール設定ができます。

特定のユーザーからのメールをフォルダに仕分けしたい場合は、「受信メッセージにルールを設定する」から「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択することでそのユーザーのアドレスの一部を入力すれば、そのアドレスだけが自動的に振り分けされることになります。よく使う仕分けのパターンでもありますので覚えておきましょう。

事前にOutlookの受信トレイで作成したフォルダにメールを振り分けるやり方についても紹介します。上記のやり方で差出人振り分けをしましたら「次へ」をクリックします。「指定フォルダーへ移動する」を苦陸することで受信トレイで作成した自分のフォルダに振り分けできるようになっています。必要に応じてそれぞれ設定しましょう。

Outlookで特定の人からのメールをアドレスで振り分け設定して、自分が受信トレイで作成したオリジナルのフォルダに振り分け設定をするやり方について解説してきました。ここからは、Outlookで過去のメールを設定したルール・条件通りに振り分ける方法について解説していきます。

過去のメールを受信トレイで振り分けするには、先ほど作成したルールの作成の画面をもう一度開き、「仕分けルールの実行」をクリックすることで受信トレイにある過去のメールを自動的にそのルールで仕分けしてくれます。新しく設定したルールであってもその後から手動で移動させる必要はありません。効率よく振り分けしてしまいましょう。

Outlookで自動仕分けを設定して過去のメールにもルールを適用させる方法を解説してきました。過去のものでも自動で移動できるのは非常に嬉しい仕組みです。ここからは、Outlookのメール振り分け設定を変更・削除する方法について解説していきます。必要なくなった振り分け設定は、その都度削除して混同させないようにしましょう。

Outlookで作成した仕分けルールの内容を変更する場合の手順を説明します。この場合も先ほど作成したルールの管理画面を開いてください。その後変更したいルールをダブルクリックしてください。すると再び条件設定のメニューに移動しますので、こちらから必要なルール項目をチェックすることでいつでも内容を変更できるようになっています。

次に、Outlookで作成したルールの削除方法について解説していきます。先ほどと同様にルール管理画面を起動してください。削除したいルールをクリックして、今度は右上にある「削除」をクリックしてください。これで選択した振り分けルールは削除されます。いくつもルールがある方は、誤って別のルールを削除しないように注意してください。

Outlookでメールの振り分けルールを変更したり、削除したりする方法について解説してきました。ここからは、Outlookでメールが振り分けられない場合について解説していきます。注意事項と、仕分けができない場合のチェック事項について解説していきます。作成したルールがうまく動かないという場合は以下をチェックしましょう。

Outlookでメールが仕分けできない場合には注意しなければならない点があります。Outlookではメールの仕分けに容量制限があるということを覚えておいてください。Outlookを利用した仕分けについては256キロバイトまでの制限があります。もし適切に仕分けされない場合は該当するメールを個別に確かめてみてください。

メールの容量制限とは考えられない場合は自分が事前に設定した仕分けルールを改めて確認する必要があります。初めてメールの仕分けルールを設定するような場合はシンプルな設定をチェックしておくことをおすすめします。少しずつ仕分けルールに慣れてきて、受信トレイに適切に仕分けできてから細かく設定しましょう。

Outlookを使って、ルールを設定している場合で、自分の作成したルールが正しく使えない場合には容量のオーバーが予想されますが、ルール作成の際に使用している容量はチェックする機能はありません。しっかりと動作しているかどうかで判断することが目安になります。ルールを一旦削除してしっかり動作するか確かめてみましょう。

ではこれについて対処法があるのかということについても解説しておきます。基本的には上記の部分で紹介した、ルールの削除になります。たくさんのメールを受信する方は間違いなく、それに応じて多めのルールを作成することになりますので容量も大きくなります。まずはルール一覧から、無くてもそれほど問題がない物を削除しましょう。

保存できる容量に余裕があっても、Outlookの仕様で制限が設定されていますので、この点には注意が必要です。

この記事ではOutlookのメールアプリで受信トレイのメールにルールを設定して、振り分けるということについて解説してきました。たくさんメールを受け取る場合は漏れのないようにこまめにルールを作成して効率をアップさせていきましょう。また仕分けの容量制限にも注意しながら快適にOutlookを使用してください。