Outlook2016の署名作成方法！自動で定型文や名前を挿入する設定を解説！

この記事では、Microsoft Officeで利用できるOutlook（アウトルック）2016のメールアプリを使って、署名を挿入するということについて解説を進めていきます。Outlook（アウトルック）は、Windowsユーザーでは多くの方に利用されているメール管理アプリになります。プリインストールされている場合もあり、すぐにメールを管理できます。

メールアプリで必ずと言っていいほど搭載されている機能が「署名」の機能です。自分の名前など個人情報の定型文をメールの本文に貼り付けられる機能です。ビジネスの場では名刺があるように、メールでのコミュニケーションにおいても名刺の替わりとなる「署名」を作成することで、より円滑なコミュニケーションが実現できます。

Outlook（アウトルック）2016のアプリでは初期設定では署名は挿入されていません。当然のことですが、ユーザーの名前などを設定していない限り、定型文として署名を作ることが不可能です。つまり、Outlookでは事前に利用者の名前を設定しておくことで、署名を自由にメールに挿入することが可能な仕組みになっています。設定後に利用できます。

Outlook（アウトルック）2016では名前の入った署名を設定してメールに挿入できるようになっていますが、まずはOutlook（アウトルック）2016を使って、メール本文に署名を挿入する設定をしておくことのメリットを紹介します。いくつかのメリットがありますが以下で紹介する2つの点が署名挿入の大きなメリットになります。

Outlook 2016で署名を設定して、メール本文に挿入することのメリットとして最初に紹介するのが、自分のメールアドレスなどを含め住所や名刺のようなフルネームを自由に挿入できるということです。相手にとっても誰がメールを送信してきたのかということがすぐに判ります。自分だけでなく、メール送信相手にとってもメリットがあるということです。

Outlook 2016で自分の名前や定型文を署名としてメール本文に挿入することのメリットとして次に紹介するのが、入力の手間と入力ミスが防げるということです。定型文や名前を毎回手書きでメールに記載するのも間違いではありません。しかし、タイプミスをすることで相手に間違った名前や情報を与えてしまうということになります。

Outlook 2016に限らず、事前に初期設定をして署名の含まれた定型文を作成しておくだけで、次回からメールに入力する必要がなくなります。ミスが防げるだけでなく、時間の大幅な短縮にもなりますので、こちらについてはメリットになります。ただし、最初にミスのないように署名を作成しておくことが重要です。注意しながら作成しましょう。

Outlook 2016をはじめ、メールで署名を挿入する場合には、例としてどのような要素を設定しておくのか紹介します。まずは、署名ですから名前を入れます。会社であれば住所や連絡先を併せて入力します。そしてメールアドレスも記入することがよくあります。そのほかに自由に飾り付けをするなどして独自の署名にしていきます。

Outlook 2016のメールアプリで自動的に表示される署名や定型文を作成することのメリットについて紹介してきました。ここからは、Outlook 2016のメール用に署名を実際に作成する方法について解説を進めていきます。初めてOutlook 2016を使うという方も、事前に署名や定型文を作成しておくことを強くおすすめします。

最初にOutlook 2016のアプリを起動してください。起動しましたら、署名の作成画面を表示しましょう。左上の「ファイル」から「オプション」を開き、「メール」のメニューに「署名」があります。こちらをクリックすることで定型文や署名を設定したり変更したりできるようになっています。是非設定の位置を覚えておいてください。

上記の方法で「署名」をクリックしましたら、あとは署名の作成・変更画面が表示されます。「編集する署名の選択」の部分にある「新規作成」をクリックして名前を入力してください。また、その下の「署名の編集」では、より詳細の署名を作成できるようになっています。名刺のようなデザインにしたい場合は、こちらで自由に編集します。

Outlook 2016で署名を作成する手順について簡単に説明してきました。Outlookでは「ファイル」から「オプション」を呼び出すことでいつでも変更できます。ここからは、Outlook 2016のメールに作成・変更した署名を挿入する方法について解説していきます。作成した署名や定型文を自動で挿入することも可能です。チェックしておいてください。

Outlook 2016では、手動で署名を挿入する方法と、自動で署名をメール本文に挿入するやり方の2種類があります。まずはOutlook 2016で作成したメールに手動で署名を挿入する手順について解説します。自動で挿入するやり方は、次のセクションで紹介しますので、そちらをご覧ください。手動で署名を挿入する方法は2通りあります。

まずは、ホームの新しいメールから挿入する方法について説明します。この場合はOutlookの画面で「ホーム」のタブを選択し、「新しいメール」をクリックします。新規でメールを作成する画面に切り替わりますので、「挿入」のタブから「署名」をクリックして任意の定型文を選択することで簡単に挿入できます。複数の場合は間違えないようにしましょう。

また、次のやり方として、メッセージの署名から挿入する方法もあります。「挿入」のタブではなく「メッセージ」のタブを開いてみてください。このタブの中にも「署名」という部分があります。これをクリックしても先ほどと同じように署名をメール本文に挿入できます。手動で挿入する場合は、以上2種類のやり方で行ってみましょう。

次に主導ではなく、自動で署名をメール本文に挿入する方法について解説します。この場合は、「ファイル」から「オプション」を開きます。「メール」のメニューにある「署名」をクリックして署名編集画面を表示します。「既定の署名の選択」の部分から自動挿入したい項目を選ぶことで次回から自動的に自分の署名が挿入されます。

Outlook 2016の「ファイル」の「オプション」から署名の設定を開く方法を何度か紹介してきましたが、この部分では目的に合わせて好きな署名を複数作成することも可能です。ビジネス用の署名とプライベート用の署名を区別して追加したい場合にはその都度テンプレート署名を用意しておきましょう。自動入力の場合は区別に気を付けてください。

最後に、Outlook 2016でメール作成時に「返信・転送」のボックスで挿入する方法について説明しておきます。この場合は「オプション」の「メール」メニューから「署名」を開き、「返信/転送」の部分をクリックして「（なし）」以外を選択してください。これ以外にしないと、返信の際は署名が表示されないようになります。

今回はOutlook 2016のメールアプリで、署名を作成する方法について解説してきました。Outlook 2016では「ファイル」を開き「オプション」から署名内容を自由に設定できます。事前に署名を設定しておくことで、毎回入力しなければならないという手間を大きく省くことが可能です。Outlookをお使いの方は是非署名を作成しておきましょう。