Outlookで受信したメールの文字化けの直し方！エンコードでの対処方法や原因を解説！

Outlookでメールを受信したので開いてみたら、文字化けで何が何だかわからなかったという経験はありませんか。「内容がわからなくてどうしようか」と困ってしまいます。どうしてこのようなことが起こるのでしょう。

パソコンなどの機器で情報を扱うためには、情報をコンピューターが認識出来るデジタル情報に変換しなければなりません。そしてエンコードされた情報をまた人間が認識できるような形式の情報に戻すのをデコードといいます。もしもエンコードとデコードの方式が異なると文字化けを起こしてしまうのです。

ちなみに日本語の文字コードは次の4種類になっているので、この組み合わせに相違があると文字化けの原因になります。
 

Outlookのデータファイル(pstファイル)には新旧2種類のバージョンがあり、もしも古いバージョンのものに設定していると文字化けが生じます。
 

メールの中に機種依存文字が入っているとOutlookで受信したときには文字化けを起こしてしまいます。機種依存文字というのはAndroidやiPhoneで使用されている絵文字や記号のことで、そのデバイス間でだけしか表示ができない文字なのです。つまりiphoneの絵文字はiphoneとの間でしか表示されないというケースがこれに当たります。

しかし文字化けしている箇所は、多くの場合は絵文字等の文章には直接関係のないものなので、この部分が解読できなくてもメッセージそのものは内容を理解できるでしょう。

Outlookで受信したメールが様々な理由で文字化けを起こすことがありますが、文字化けの直し方や修復する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。次に具体的に説明します。

最初の直し方は、Outlookのエンコードを日本語(自動選択)に変更すれば送信元のエンコードの種類が何であっても、自分が受信した時には自動選択によって読み取れるようになります。この設定変更の仕方は、まず文字化けをしている受信メールをダブルクリックして開きますと上のほうにバーがあるので「アクション」をクリックします。

そして「アクション」の中の「その他のアクション」をクリックしましょう。次いで「エンコード」と続けてクリックし、次に「日本語(自動選択)」を選べば設定変更は終了です。これで、送信者と受信者が使っている日本語の文字コードが異なっていても自動的に合致するように選択されますので、文字化けの原因を除去したことになり安心です。

次の直し方は、テキストがHTML形式のために文字化けを起こしているのが原因ならば、「Aaテキスト」に変更すれば文字化けを修復できます。ただし図や画像は無くなってしまうので、事前に別のファイルにコピーしておいた方が良いです。文字化けしたメールを開いておいてメッセージの編集をクリックすると上の欄にメニューが追加されます。

その中から「書式設定タブ」をクリックします。そして次に「Aaテキスト」をクリックすると、文書内の図や表が失われるけれどもいいですかというメッセージが表示されるので、「続行」をクリックします。すると簡略化された元の文章が簡略化されたテキストで表示されるようになるので、この時点で文字化けは解消するのです。

次の直し方は、Outlookの機能を高める更新プログラムをダウンロードしてインストールすれば、文字化け修正およびその他の機能向上に対応しているので、文字化けが解消されます。現在の更新プログラムは「KB2467659」で、Microsoftの公式サイトから無料でインストールできるのです。

なお、インストールの画面で言語バーが日本語に設定されていることを確認してからインストールしましょう。さらにこのやり方を実行するには、Microsoftアカウントを持っていることが条件になります。

それではOutlookでメールを受信した時の文字化けの状況に応じて、その対処方法を順番に説明します。大概の場合は自分のパソコンの設定を少し変更すれば受信したメールの文字化けを解消して、テキストが読めるように修復されるので落ち着いて対応するようにしましょう。ただしスマートホンからの受信メールなど対応が一部できないものもあります。

メール全体が文字化けをしている場合は、ほぼ間違いなく文字コード（エンコード）が原因です。送信元の文字コードが現在自分のパソコンで設定している文字コードと異なっているので、デジタル情報化した情報を元のテキストの日本語に戻せない状態です。この場合の修復方法はエンコードの設定を変更して、「日本語(自動選択)」にすればすぐに解消します。

この日本語(自動選択)という設定は、送信元がどんな形式で送信してきてもそれに応じてデコード(元の日本語に戻す)するという優れた設定なので、この直し方を覚えておけば大概の文字化けには対応できます。

受信したメールの一部分が文字化けしている場合は、送信元はスマートホンの場合がほとんどでしょう。パソコン同士の通信ならばこのようなことは滅多に起こりません。スマートホンから送信された文字の中に、「機種依存文字」や「スマートホン特有の絵文字」などが含まれていると、パソコンに装備されているメールソフトでは元通りに再生ができません。

さらに「半角カタカナ」もうまく表示できない場合があります。これらのパソコンのメールソフトでは表示できない文字は、パソコンの設定を変更したりソフトをインストールするという方法では対処できません。もっともこれらの文字は幸いにも、絵文字のような文章の内容にはあまり影響しないものが多いので、読めなくても最悪困らないことが多いです。

もしも送信元から受信したメールでOutlookで返信して、さらにそのメールの返信をもらって、とこのようにかなり回数を重ねていると、突然文字化けが生じてしまうことがあります。返信を重ねた結果文字化けを起こした場合の修復方法は、文字化け防止用のOutlookのパッチプログラムをMicrosoftの公式サイトからインストールすれば解消します。

このパッチ用のプログラムは、Outlookで返信を重ねると文字化けをする可能性が出てくるというOutlookメールアプリの弱点を補強してくれるものなのです。このプログラムは最新のものに更新されているので、公式サイトにて文字化け防止用の最新プログラムを選んでインストールして下さい。

Outlookで受信したメールが文字化けをしていたら、あまり良い気分にはならないでしょう。従って自分が相手にメールを送る時には、受け取った相手が文字化けでいやな思いをしないように注意するのは大切なマナーです。いくつかの点に気をつければ、自分のメールが原因で文字化けを起こさないように送信ができます。

メールを送信する時の書式がもしもHTML形式だったら、受け取った人の書式設定がHTML形式になっていなければ文字化けしてしまいます。一般的には自分のパソコンの書式をHTML形式に設定している人は多くはないので、送信する際にはテキスト形式にすることを勧めます。Outlookでは書式選択のところでAaテキストを選択して下さい。

日本語の文字コード(エンコード)は4種類ありますので、この組み合わせが送信側と受信側が異なるとデジタル信号が元通りの日本語に再現されません。特に文字コードを日本語(自動選択)に設定しないで送信してしまうと、受け取った相手は文字化けに悩まされる可能性が高くなります。

一方送信する時に予め日本語(自動選択)にしておけば受け取った相手がどのように文字コードを設定していてもデコードがスムーズに行われるので親切です。送信する時には日本語(自動選択)にしておくのがマナーにも適うでしょう。

Outlookでメールを受信したり送信する機会は多いでしょうが、その内の何通かは開いて見たら文字化けしていて驚くことがあるはずです。Outlookでのメールのやりとりの仕組みを知らないと、文字化けメールはどうしようもない存在のように思えてしまうでしょうが、実は自分のパソコンのOutlookの設定を変更すれば文字化けを解消できます。

この対処方法さえ理解しておけば、もう文字化けに困ることはありません。