Googleフォームのメール自動返信設定方法!スクリプトエディタの設定は?

Googleフォームに回答するとメールで自動返信する設定方法をご紹介します。フォームの設定にはGoogleスプレッドシートのスクリプトエディタという機能を使用しますが、本記事を読めば自動返信メールが簡単に設定ができますよ。是非参考にしてください。

Googleフォームのメール自動返信設定方法!スクリプトエディタの設定は?のイメージ

目次

  1. 1Googleフォームに自動返信機能を付けることはできる?
  2. スプレッドシートにスクリプトエディタを設定して自動返信が可能
  3. 2Googleフォームの回答を格納するスプレッドシートを作成する
  4. 作成したGoogleフォームからスプレッドシートを開く
  5. 3Googleフォームに自動返信機能を付ける方法
  6. スクリプトエディタを編集する
  7. スクリプトエディタを保存する
  8. 自動返信のトリガーを設定する
  9. 4Googleフォームに回答して自動返信されるかテストしよう
  10. 5Googleフォームの自動返信が届かないときは?
  11. 自動返信の設定が不足していないかを確認する
  12. 迷惑メール扱いになっていないかを確認する
  13. 自動返信先のメールアドレスに問題がある場合もある
  14. 6問合せ用のGoogleフォームに自動返信機能を付けてみよう!
  15. Googleの記事が気になった方にはこちらもおすすめ!

Googleフォームに自動返信機能を付けることはできる?

GoogleフォームはGoogleが提供しているGoogleドライブのサービスの一つで、ホームページでよく見かける「アンケートフォーム」や「お問い合わせフォーム」を簡単に作成することができます。GoogleドライブやGoogleスプレッドシートと連携し、回答結果の集計を自動で行ってくれるため、これを活用することで分析に掛ける時間を多く確保できるというメリットがあります。

そんなGoogleフォームですが、もっと便利なフォームにしてみませんか?本記事ではGoogleフォームに回答があると自動で返信する機能を設定する方法をご紹介します。

実は、Googleフォームは標準で自動返信するような機能は存在しません(2019年2月18日執筆現在)。ただし、スクリプトエディタという機能を利用することで自動返信機能を設定することができます。

スクリプトエディタとは?馴染みがない用語に戸惑っているかもしれませんが、その説明は以下で解説します。

スプレッドシートにスクリプトエディタを設定して自動返信が可能

Googleフォームからの回答結果はGoogleスプレッドシートに自動で出力されます。自動返信機能を設定するには、回答結果のスプレッドシートのスクリプトエディタに「スクリプト」と呼ばれるプログラムを記述し、そのプログラムを動作させることで、自動返信が可能になります。

因みに記述するプログラミング言語はGoogle Apps Script(GAS)という言語で、Googleが提供するスプリプト言語です。JavaScriptが元々の言語ですが、Google用に使える機能を制限し、シンプルになったプログラミング言語がGoogle Apps Scriptです。

このプログラミング言語をスクリプトエディタを記述し、活用することによってフォームの自動返信機能だけではなく、様々なカスタマイズをすることができます。蛇足になりますが、ご興味がある場合は検索して調べてみてください。

プログラミングと聞いて少々引き気味かもしれませんが、今回はサンプルコードをコピー&ペーストするだけですのでご安心ください。それでは設定について順々に解説していきますので、頑張って設定していきましょう。

Googleフォームの回答を格納するスプレッドシートを作成する

まずはGoogleフォームの返信結果を一覧で記録するスプレッドシートを作成しましょう。スプレッドシートとはGoogleの表計算サービスで、マイクロソフトのExcelと似たサービスです。Excelを使用したことがある人は取っ付きやすいので、扱い方はすぐ慣れるでしょう。

それでは、まずGoogleフォームを作成しましょう。

Googleドライブを開き、適当なディレクトリで、ページ左上の「新規」ボタンを押します。押すと、上記のようなコンテキストメニューが表示され、その中から「その他」→「Googleフォーム」を選択してください。

すると、Googleフォーム作成画面が表示されます。

Googleフォーム作成画面ではフォームタイトルや説明文、各入力項目を作成していきます。例として今回は以下の設定で説明します。

まず、Googleフォームの一番上部にあるのがタイトル説明文を入力する箇所です。入力したいテキストにクリックすることで編集することができます。フォームは何のためのフォームなのか利用者に伝えるために重要な事柄なので必ず入力してください。

今回はGoogleフォームの第一入力項目として名前を入力項目とします。「お名前」と記述し、右のプルダウンメニューは「記述式」を選んでください。また、入力必須項項目としたいので、右下の必須スイッチをONにしてください。必須スイッチをONにすることで、入力必須となります。

Googleフォームの第二項目としてメールアドレスを入力項目とします。「メールアドレス」と記述し、右のプルダウンメニューは「記述式」を選んでください。また、こちらも入力必須項項目としたいので、右下の必須スイッチをONにしてください。

また、右下の「」をクリック→「回答の検証」を選択すると、メールアドレスが正しい形式かどうか検証ができます。メールアドレスを入力させる場合には必ず設定すると誤りがなく手間が省けます。

メールアドレスの検証結果でアラートポップアップを表示させることも可能です。左から「テキスト」「メールアドレス」を選択し、アラート内容を「メールアドレスに誤りがあります。」と表示させるように設定しましょう。

Googleフォームの第三項目としてコメントを入力項目とします。「コメント」と記述し、右のプルダウンメニューは「記述式」を選んでください。

作成したGoogleフォームからスプレッドシートを開く

スプレッドシートの作成は、Googleフォームの回答ページから作成できます。

Googleフォームの回答ページを開き、右上の「スプレッドシート」ボタン(緑色)を押してください。

回答先の選択というポップアップが表示されます。今回は新規にスプレッドシートを作成するので「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、「作成」ボタンを押してください。また、スプレッドシートの名称を変更することも出来ますので必要に応じて設定をしてください。

作成ボタンを押すと、Googleドライブ上に入力したスプレッドシート名のファイルが自動で作成されます。

Googleフォームに自動返信機能を付ける方法

続いて、Googleフォームに自動返信機能を付ける方法をご紹介します。自動返信機能を搭載するには通常のGoogleフォームの機能だけではできません。方法にはGoogleフォームのスクリプトエディタ機能を使う必要があります。以下にやり方をご紹介しますので是非参考にしてみてください。

スクリプトエディタを編集する

まず、先ほど作成したスプレッドシートを開いてください。

スプレッドシートのページの上部メニューバーから「ツール」→「スクリプトエディタ」を選択します。選択すると以下のスクリプトエディタのページが表示されます。

この画面にて自動返信機能の処理をプログラミングして実現させます。ここに記述する内容は下記に例を紹介しますので、プログラミングが初めての方はご安心ください。

それでは、スクリプトエディタに最初から記述してある以下の構文を削除してください。これはデフォルトのサンプル関数ですので削除して構いません。

function myFunction() {
}

削除したら、下のリンク先のコードをコピー&ペーストで貼り付けてください。

AutReply.gs · GitHub

以上で、スクリプトエディタでの編集は完了です。

スクリプトエディタを保存する

スクリプトエディタの編集が完了したら、自動返信機能を動作させるためにスクリプトを保存しましょう。以下にスクリプトエディタの保存方法を説明していきます。

スクリプトエディタのページ左上の「無題のプロジェクト」と明記された部分をクリックしてください。

プロジェクト名編集ポップアップが表示されます。ここには作成したスクリプトのプロジェクト名を編集することができます。必要に応じて適当なプロジェクト名を入力してください。無題のプロジェクトのままでもスクリプトの動作には影響ありません。

以上で、スクリプトエディタでの保存は完了です。

自動返信のトリガーを設定する

スクリプトを作成して次に行うのが、プログラムを動作させるトリガーを設定することです。以下に自動返信のトリガーを設定する方法を説明していきます。

スクリプトエディタのページの上部メニューバーから「編集」→「現在のプロジェクトのトリガー」を選択してください。

G Suite Developer Hubページが表示されます。このページで作成したスクリプトのトリガーを管理することができます。トリガーを作成するためにはページ右下の「+トリガーを追加」ボタンを押してください。

トリガーを追加ボタンを押すと、上記のトリガー追加ポップアップが表示されます。このポップアップからトリガーの設定を行います。設定は以下の設定の通りに行ってください。

実行する関数は「auto_reply」を選択、イベントのソースは「スプレッドシートから」を選択します。まだ設定はあります。ポップアップを下にスクロールしてください。

続いて、イベントの種類は「フォーム送信時」を選択してください。設定は以上になります。ポップアップ右下の「保存」ボタンを押して設定を保存してください。

保存ボタンを押した後に、承認に失敗したとのポップアップ(上記)が表示されることがあります。この場合、スクリプトがGoogleの承認を得ていないため、これを承認する必要があります

もう一度、「保存」ボタンを押すと、上記のようなGoogleアカウント選択画面が表示されます。ここでは使用するGoogleアカウントを選択してください。

続いて、承認作業を行います。画面右下の「詳細」をクリックしてください。

詳細」をクリックすると、詳細画面が表示されます。「無題のプロジェクト(安全ではないページ)に移動」をクリックしてください。

作成したスクリプトがGoogleアカウントへのアクセスするための承認要求を行うための画面が表示されます。画面右下の「許可」ボタンをしてください。この設定を許可することでGoogleアカウントでスクリプトを動作させることができるようになりました。

許可が承認されると、G Suite Developer Hubページに戻り、ページ中央のトリガー一覧には作成したトリガーが表示されているのを確認してください。スクリプトのトリガー作成は以上になります。これで自動返信が可能な状態になりました。続いて、実際にGoogleフォームに回答して自動返信されるかどうか確認してみましょう。

Googleフォームに回答して自動返信されるかテストしよう

Googleフォームの作成が完了しましたので、Googleフォームを案内する前に、一度動作テストをしておきましょう。実際に回答して自動返信されるかどうかを確認します。

Googleフォームの回答ページを開き、項目を適当に入力し、「送信」ボタンを押すとGoogleフォームの回答が完了します。この時点で自動返信メールが入力したメールアドレス宛に届いていれば誤りなく設定出来たということで完了です。

自動返信メール内容はこのような形式で受信されます。

Googleフォームの自動返信が届かないときは?

上記でのテスト回答で自動返信メールが届かない場合、以下のようなケースが考えられます。一つずつ挙げますので、自動返信がされず困っている方は是非参考にしてください。

自動返信の設定が不足していないかを確認する

前述で設定した内容に不足がある可能性があります。「Googleフォームに自動返信機能を付ける方法」をもう一度読み、設定工程に抜けがないかどうか確認をお願いします。

迷惑メール扱いになっていないかを確認する

受信メールサーバーの設定により、自動返信したメールが迷惑扱いになっている可能性があります。自動送信するメールアドレスは、上記で設定に使用したGoogleアカウントのメールアドレスになりますので、Gmailが迷惑メールとして認識されてしまっているかもしれません。一度メールサーバーの設定を確認してみてください。

この問題である場合、個人の設定次第になるため、運営側がどうすることもできませんが、予めGoogleフォームに「自動返信メールはGoogleドメインのメールアドレスで送信されますので、受信出来るようにドメイン設定をしてください」と明記して促すと良いかもしれません。

自動返信先のメールアドレスに問題がある場合もある

Googleフォームに入力したメールアドレスに誤りがある可能性があります。入力したメールアドレスを確認してみてください。

この問題である場合、個人の設定次第になるため、運営側がどうすることもできませんが、予めGoogleフォームに「入力するメールアドレスに誤りが無いようにお願いします。」と明記して促すと良いかもしれません。

問合せ用のGoogleフォームに自動返信機能を付けてみよう!

Googleフォームの自動返信機能は設定できましたでしょうか?自動返信メールは必須の機能ではありませんが、問い合わせフォームを提供しているサービスの殆どが自動返信メールがあります。

Googleフォームに対する自動返信応答があることで、申し込みが届いたという意思表示を示すことができ、利用者にとって安心感が高まります自動返信機能を設定することで、親切で丁寧な対応になります。利用者目線に立ったサービスを提供することで、利用者拡大にも繋がると思いますので、活用することをお勧めします。

今回はGoogleフォームの自動返信機能の設定方法についてご紹介させていただきました。是非ご活用ください。

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この記事のライター
山田一説

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