Googleフォームとスプレッドシートを連携！集計方法や通知を送る方法を解説！

簡単なアンケートを作成できるGoogleフォームと、シート内に関数を入れられるスプレッドシートを連携すると、アンケートへの回答を集計することができ、作業効率を上げることに繋がります。どちらもGoogleが提供するサービスであるため、連携に必要な操作が複雑ではない点もメリットと言えます。

Googleフォームとスプレッドシートを連携する方法をご紹介します。まず、Googleフォームで質問を作成する方法からご紹介します。Googleフォームを作成するには、Googleアカウントが必要になりますので、持っていない人はアカウントを取得しましょう。

Googleフォームを開き、「空白」と書かれた十字マークを押します。これでフォームを新規作成することができますが、新規作成はGoogleドライブのメニューからでも、「新規」、「その他」、「Googleフォーム」と選択して作成することができます。

また、Googleフォームにはよく使われるテンプレートも用意されていますので、テンプレートを編集してアンケートを作成することも可能です。

新規作成画面は、質問文から編集できるようにカーソルが合った状態で表示されます。質問文を入力し、その下には回答を入力します。「無題のフォーム」と書かれている場所がアンケートの題を入力する欄で、その下には説明文を入力することができます。説明文の欄は入力しなくても構いませんが、回答期日を入力しておくと、回答者にも分かりやすいです。

「選択肢を追加」を押すと、回答の選択肢を増やすことができます。回答者が選択肢を選ぶのではなく、回答を直接入力する欄を設ける場合は、「その他」を押します。「その他」には何も入力する必要はありません。

必ず回答してもらうようにするには、作成フォームの右下に表示されている「必須」を押します。作成した選択肢の順番を変えたいときは、選択肢の左側にカーソルを合わせて、クリック&ドラッグをすると並び替えをすることができます。選択肢を消したいときは、選択肢の右側に表示されている、×を押して削除することができます。

入力が完了したら、質問項目以外の場所をクリックすれば、編集を完了することができます。もう一度質問項目を編集したいときは、質問項目をクリックすると編集することができます。画面右上に表示されている目のマークを押すと、作成したアンケートフォームのプレビュー画面を見ることができます。

入力が終われば、アンケートフォームを「送信」して完成です。画面右上に表示されている「送信」を押します。「フォームを送信」という画面が開き、メールで送信したり、URLをコピーしたり、HTMLに埋め込みをしたりすることができます。

また、Googleフォームの右下に表示されている「？」ボタンを押し、「使い方ガイドを見る」や「ヘルプセンター」を押すと、いつでも、主な機能を解説するヘルプ画面を見ることができます。

Googleフォームでアンケートを作成したら、回答結果を集計するためのスプレッドシートを作成します。

まず、スプレッドシートと連携させたいアンケートフォームを選択します。Googleフォームの編集画面に移動したら、「回答」を押して、回答の詳細画面を開きます。次に、詳細画面の右上に表示されている、スプレッドシートのアイコンを押します。

回答先の選択というメニュー画面が表示されるので、「新しいスプレッドシートの作成」にチェックを入れて、「作成」を押します。

画像のように、Googleフォームへ回答があった日時と回答内容がスプレッドシートに連携されました。Googleフォームとスプレッドシートを連携していれば、スプレッドシートの内容を編集しても、回答を集計することができます。

連携したGoogleフォームとスプレッドシートは、連携を解除することができます。この方法を使うと、同じアンケートを使って、別の人達に対してアンケートを取ったり、異なる期間にアンケートを実施したりするとき等に活用することができるという利点があります。

連携を解除するには、まず、Googleフォームの「回答」を押し、フォーム右上の縦に３つ並んだ点を押します。サブメニューが表示されるので、「フォームのリンクを解除」を選択します。解除するかどうかの確認画面が表示されるので、「リンクを解除」を選択します。

回答記録を削除する場合は、連携を解除した後に、サブメニューから「すべての回答の削除」を選択します。確認画面で「OK」を押せば、Googleフォームから回答記録を削除することができます。

「フォームのリンクを解除」はスプレッドシートとの連携を解除しているだけなので、回答の記録はスプレッドシートに残っています。これで新しくGoogleフォームでアンケートを設定することなく、次の回答を受け付けることができます。

スプレッドシートのアイコンをクリックして、「新しいスプレッドシートを作成」にチェックを入れて「作成」を押せば、新たに回答記録を残すためのスプレッドシートを連携できます。

Googleフォームとスプレッドシートを連携させることで、アンケートへの回答を集計するだけでなく、回答があったときに自分のメールアドレスに通知が届くように設定することもできます。

メールでの通知を設定する方法は、スプレッドシートの通知設定を利用してメールを受信する方法と、自分でGoogle Apps Script（GAS）を使い、指示を入力して設定する方法とがあります。

まず、スプレッドシートの通知設定方法からご紹介します。Googleフォームの「回答」から、「スプレッドシート」を開きます。スプレッドシート上部にあるメニューバーの「ツール」を押して、「通知ルール」押すと、現在ログインしているGoogleアカウントのメールアドレスへ、通知を送信する設定画面が開きます。

「ユーザーがフォームを送信したとき」、「メール−その都度」にチェックを入れて、「保存」を押します。登録された通知ルールを確認して、「完了」を押します。これで、アンケートフォームに回答が送信されて、スプレッドシートに反映されたときに、メールで通知が届くようになります。

次に、Google Apps Script（GAS）を使って設定する方法をご紹介します。入力の必要がありますが、スプレッドシートの通知機能よりも、送られるメールの設定を細かく行うことができます。まず、スプレッドシート上部にあるメニューバーの「ツール」を押して、「＜＞スクリプトエディタ」を押します。

スクリプトを入力する専用のタブが表示されます。この中に、回答があったときにメールを送信する、という指示を入力していきます。下の画像で簡単な入力例をご紹介します。「var recipient」には、メールを受信するアドレスを入力してください。

スクリプトを設定しただけでは、通知メールは送信されません。次にご紹介する、トリガーという設定を行ってから通知メールが送信されるので、スクリプトとトリガーはいつもセットになる、と覚えておきましょう。

スクリプトを設定したら、指示内容をいつ実行させるかを設定する必要があります。それがトリガーという機能です。スクリプトの画面で「編集」を押し、「現在のプロジェクトのトリガー」を押します。

トリガーの設定画面が開いたら、右下の「＋トリガーを追加」を押します。

イベントのソースを「スプレッドシートから」に、イベントの種類を「フォーム送信時」に設定し、実行する関数を、作成したスクリプトになっていることを確認したら「保存」を押します。Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、送信先にするアカウントを選び、アクセスを許可します。

作成したGoogleフォームから、試しに回答をして、問題無くメールが届けばトリガーの設定は完了です。

回答の集計結果をダウンロードする方法は、Googleフォームからダウンロードする方法と、スプレッドシートからダウンロードする方法との２つがあります。

Googleフォームからダウンロードするには、対象の「回答」を押して、サブメニューから「回答をダウンロード」を押すと、CSVでダウンロードすることができます。

スプレッドシートからは、「ファイル」を押して、「形式を指定してダウンロード」、「カンマ区切りの値」を押すと、CSVでダウンロードすることができます。

Googleアカウントさえ持っていれば使うことができる、Googleフォームとスプレッドシートを連携させれば、回答の集計を簡単に行うことができます。社内での意見集約や、サークルの出欠確認や、身近な集まりの簡単なアンケート等、幅広く活用してみましょう。