Googleスプレッドシートの使い方！アドオン・関数・ショートカットキーのおすすめは？

GoogleスプレッドシートはMicrosoft OfficeのExcelと同じように使えて、とても便利だという声が上がっています。この記事では表計算ソフトに興味がある人ならチェックしておきたいGoogleスプレッドシートについて詳しく見ていきましょう。

Googleスプレッドシートというのはいったい何かというと、一言で説明するのなら、Googleドライブ上にあるオンラインで使える表計算ソフトです。GoogleドライブはGoogleアカウントを取得することで誰でも使えるようになるクラウドストレージですが、スプレッドシートはこの中に入っているExcelと同じような表計算ソフトです。

Googleドライブには表計算ソフトのスプレッドシートの他に、Wordのように文書作成ができるGoogleドキュメント、PowerPointのようにスライドが作成できるGoogleスライドがあり、これらすべてを無料で利用することができます。

Excelを使うためにはExcelがインストールされているPCを持ち歩く必要があります。しかし、Googleスプレッドシートの場合にはデータはクラウド上のGoogleドライブに保存されます。そのために、PCとスマホ、タブレットなど使う端末が違っても、家と会社のPCと使う場所が違っても、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。

Googleドライブの容量は無料でGoogleアカウントを作成した時に割り当てられるのは15GBと決まっています。しかし、Googleスプレッドシートはいくら容量を使っても、容量無制限で使うことができます。

スプレッドシートだけではなく、Googleドライブ上のGoogleドキュメントとGoogleスライドも容量無制限で使えるます。

ネット環境が悪い所で作業しなくてはいけない場合などは、事前に必要なソフトや編集するスプレッドシートを同期させておけば、オフラインで利用することも可能です。オフラインで編集したシートはPCに保存されますが、オンライン通信ができる環境に入れば元の情報と同期されます。

オフラインでGoogleスプレッドシートを利用するためには「Google Gears」というソフトが必要になります。こちらを検索して入手してからオフライン利用をはじめましょう。

Googleスプレッドシートは無料で誰でも使うことができる表計算ソフトです。Googleドライブの容量を増やしたい場合には有料プランもありますが、Googleドライブの有料プラン、無料利用に関わらず、Googleアカウントを持っている人はスプレッドシートもドキュメントもスライドも誰でも無料で使えます。

MicrosoftのExcelの場合には、Microsoft Officeを購入するだけで数万円単位のお金が必要です。Googleドライブを利用すれば無料で同じような機能のソフトを使い放題使えます。高額なオフィスソフトの購入を考えている人はGoogleドライブ上のこれらのソフトを無料で利用することを検討してみる価値がありそうです。

Googleドライブを他の人と写真や文書などのデータを共有するのに利用している人も多いものです。Googleドライブ上にあるスプレッドシートも、データは常にクラウド上にあるので複数の人と共有して編集できます。

誰かがシートの内容を変更した場合には、すぐに全員の手元にあるシートに変更が反映されるので、常にプロジェクトに参加している全員が最新の情報を共有することが可能になります。

ExcelやWordなどをPC上で操作したことがある人は覚えがあるでしょう。せっかく作った文書がなぜか消えてしまった、という経験が。こまめに上書き保存しておけばよかったのに、まったく保存していなかったために、今までの数時間の努力がすべて水の泡、ということも良くあることです。

ところが、Googleドライブ上にあるスプレッドシートやドキュメント、スライドは変更を加えるたびに速やかに自動保存してくれます。こまめに自分で保存ボタンを押したり、ショートカットキーを操作しなくても保存してくれるというのはとても便利なメリットといえるでしょう。

Googleスプレッドシートがどのようなものなのか理解できたかと思いますので、ここからは実際に操作していきましょう。

まずはスプレッドシートの基本的な操作からです。スプレッドシートを利用するためには、PCのGoogle Chromeから「スプレッドシート」と検索しましょう。すると検索結果の1番目にスプレッドシートのページが開くので、そちらを開きます。

するとこのようなスプレッドシートのトップページに入るので「Googleスプレッドシートを使う」をクリックします。

するとGoogleスプレッドシートを操作できるページに入るので、そちらで操作していきましょう。

まずは新しいスプレッドシートの作成方法です。スプレッドシートのトップページの上のように「新しいスプレッドシートの作成」があります。その中から必要なものを選んでクリックします。今回は「空白」を選んでみましょう。

するとこのように「無題のスプレッドシート」を開くことができました。

作成したスプレッドシートを削除する操作方法です。削除するためにはスプレッドシートのトップページで、削除したいシートの右にある「︙」をクリックします。

するとそのシートに対するメニューが表示されるので、「削除」をクリックすると削除することができます。

スプレッドシートのシートを開く時の操作方法は、まずはスプレッドシートのトップページに入ります。するとあなたのGoogleドライブ上にあるシートが一覧になっています。その中から開きたいシートをクリックすると開くことができます。

ファイル名を変更したいときには、削除するときと同じ方法でメニューを開いて「名前を変更」をクリックします。するとファイル名を変更することができます。

例えばテンプレートを作成して、それをコピーして次に月にも使いたいときもあります。そんな時に便利なのがシートをコピーしてしまうことです。操作方法は、スプレッドシートの下のシート名の上で右クリックします。するとこのようなメニューが表示されるので「コピーを作成」をクリックします。

するとこのようにコピーが作成されました。

データがたくさん並んでいると、背景色が交互に表示された方が見るのが楽になります。背景色を交互にする方法はとても簡単です。まずは背景色を交互にしたい範囲をドラッグして選択します。次にシートの上にあるメニューから「表示形式」をクリックしてから「交互の背景色」をクリックします。

すると色等を選択することができるので、好きな色を選択します。

するとこのような感じになりました。

共有したいときには、スプレッドシートの右上にある「共有」をクリックします。

すると共有したい相手を入力する画面が出てくるので、そちらに相手のGmailを入力します。メールアドレスを入力する横の鉛筆マークをクリックすると、その相手にどのような権限を付与するのか選択することができます。「閲覧のみ」、「コメント可」、「編集者」から選ぶことができます。

スプレッドシートの基本操作が理解できたところで、次に応用的な使い方を見ていきましょう。基本的にExcelでできることは何でもできると思って間違いありません。

スプレッドシートは表計算ソフトなので、表計算はもちろんできます。会社での経費や給料の計算から、家庭での家計簿やローンの支払い計画の作成まで様々な計算に使うことができます。

簡単な家計簿の作り方は、まずはこのように「日付」「用途」「金額」の表を作り必要事項を入力します。合計金額は「D12」のセルに「＝SUM(D3:D11)」と入力すると自動的に計算してくれます。(D3:D11)のところは必要に応じて該当する範囲のセルの番号に置き換えましょう。

上で作った家計簿の表はグラフにすることもできます。グラフを作りたいときには、グラフにしたい範囲をドラッグして指定してから上のメニューから「グラフ作成」のアイコンをクリックします。

するとこのようにグラフが作成されて、グラフを編集できるようになります。

円グラフにしてみたらこのようになります。

国ごとのデータを表計算にまとめた場合には、地図を利用したグラフを作成することができます。地図グラフを作成するためには、まずは国名とデータを入力した表を用意します。次に「グラフの作成」のアイコンをクリックして「グラフの種類」から下の方にある「地図」を選択します。

「マップチャート」をクリックすると国ごとに数によって色分けされた地図が作成されます。

「マーカー付きマップチャート」を選択すると円グラフが添付された地図が作成されます。

スプレッドシートでよく使う機能の操作方法がわかったところで、次はぜひ覚えておきたい基本的な関数を見ておきましょう。関数を使いこなせるかどうかで、スプレッドシートなどの表計算ソフトを使いこなせるかどうかが決まってきます。

覚えておきたい関数の1つ目は「SUM関数」です。SUMというのは合計のことで、指定した範囲のセルの合計を算出するための関数です。仕事だけではなく、家計簿をつける場合でも使えるので、ぜひ覚えておきましょう。

合計金額を記入したいセルに「＝SUM（セル範囲もしくはセルを指定）」と入力します。セル範囲の入力方法は、C4からC10までの合計を出したいときには（C4:C10)と記入します。セルを指定する場合には、（C4,C5)と入力します。

こちらは指定したセルの範囲で最大値と最小値を求めるための関数です。桁を間違えて数値を入力してしまった場合に発見するのに役立ちます。

関数はそれぞれ記入したいセルに次のように入力します。

最大値は「=MAX（セルの範囲）」
最小値は「=MIN（セルの範囲）」

こちらは四捨五入をするときに使う関数です。商品数、価格、人数、店の数というのは出てくる数字は全て整数のみです。しかし、「前年比150%」「30%オフ」といった計算を行うと小数点以下の数字も出てきてしまいます。そんな時にはこちらの関数で指定した桁数で四捨五入してしまいましょう。

入力方法は「=ROUND（セル範囲,桁数）」です。

こちらの関数は、エラーを見落とさないた目の関数です。指定した範囲で未入力のセルがあったり、入力されている数値が「0」の時にエラーメッセージを表示します。

関数の入力方法は「＝IFERROR（セルの範囲,エラー時に表示させるメッセージ）」です。

Google Chromeには様々な便利なアドオンがありますが、スプレッドシートを利用する上でぜひ使いたいアドオンもたくさんあります。こちらでは絶対に使いたい便利なアドオンをご紹介します。

こちらのアドオンはサイドバーに新たに使いやすいツールバーを設置してくれるアドオンです。デフォルトのスプレッドシートのアイコンでは、どのツールを開くとどの機能を利用できるのか、わかりにくいのが正直なところです。

このアドオンを入れることで、使いやすくカテゴライズされたツールボックスや、よく使う機能をまとめて表示してくれるのでとても便利になります。

スプレッドシートにはExcelのようなテンプレートが用意されていません。こちらのアドオンを入れることで、スプレッドシート向けの便利なテンプレートをコピーして使うことができるようになります。スプレッドシートだけではなく、このアドオンはドキュメントにも使えるので、ぜひ利用しましょう。

こちらのアドオンはスプレッドシートに入力した情報をもとにQRコードを作成してくれるアドオンです。何かとQRコードがあると便利なので、かなり重宝します。社員のリストからQRコード入りの社員証を作る機能もあります。

最後にスプレッドシートを利用するときに覚えておくと便利なショートカットキーをご紹介します。ショートカットキーにはいろいろとありますが、特にスプレッドシートを利用する上でよく使うものをご紹介します。

ここでご紹介する以外にもGoogleドライブのスプレッドシートのヘルプには様々なショートカットキーが紹介されています。興味のある人はこちらのページもどうぞご覧になってみてください。

今カーソルを置いているセルと同じの列を選択したいときには「列を選択」のショートカットキーを使うと便利です。「列を選択」のショートカットキーは「ctrl＋スペースキー」です。

今置いているカーソルと同じ行を選択したい場合には、「行を選択」のショートカットキーを使いましょう。「行を選択」のショートカットキーは「shift＋スペースキー」です。

他からデータをコピーしてきた場合、太字やマーカーなどの書式はいらないこともあります。しかし通常の貼り付けのショートカットキー「ctrl＋V」を押すと、書式ごと貼り付けられてしまいます。そんな時には、値のみ貼り付けのショートカットキーを覚えておくと便利です。

「値のみ貼り付け」のショートカットキーは「ctrl＋shift＋V」です。

この記事ではGoogleスプレッドシートの使い方についてみてきました。まだスプレッドシートを使ったことがない人にとって、使い始めてみるきっかけになれば幸いです。Excelとほぼ同じように使えて、しかも無料で誰でも自由に使えるのがスプレッドシートのいいところです。ぜひスプレッドシートを使って、Excelにはない共有や同期といった機能の便利さを味わってみてください。