Gmailのラベルとは？フォルダやフィルタとの違いや使い方を解説！

SNSなど様々なサービスの登録や通常の連絡に使われているフリーメールの中で、最も利用率が高いのがGmailでしょう。Gmailにたくさんメールが届くと大事なメールを見落としてしまうことがあります。Gmailにはラベル機能というメールを整理できる機能が備わっています。

ラベル機能とは、メール1つ1つに付けられて、付けたラベルごとに一覧表示できる機能です。そのためメールの見落としを防ぐことができます。複数のラベルを作成すればGmailの管理や整理がらくに行えます。

Gmailにはフォルダ機能はありませんがラベルが代替的な役割を果たしています。ラベルはうまく使えばフォルダの上位互換のような使い方もできます。Google keepでもフォルダ機能はなくラベル機能のみなので、Googleが提供しているサービスは基本的にラベル管理を推奨しているようです。

ラベルとフォルダは少し違いがあります。フォルダを細かく整理しようと、たくさん作成すると大きなフォルダの中に複数のフォルダが格納されてしまいます。またメールが1つのフォルダにしか入れられません。ラベルはメールにしるしを付けるだけなので、1つのメールに複数のラベルを付けられます。

例えば、「SNS」フォルダに「Facebook」「Twitter」フォルダを作成するとFacebookのみ、Twitterのみでしかメールを確認できません。ラベルの場合は「Facebook」のラベルを選択すればFacebookのみを、「SNS」を選択すれば両方のメールを確認できます。ラベルは使い方によってはフォルダに比べてかなり便利に管理できる機能です。

フィルタとは、メールの振り分けを設定すると受信したメールを自動的に振り分けてくれる機能です。アドレスや件名、添付ファイルがあるもの、キーワードの有無など様々な条件で振り分けることができます。振り分けの条件に対してラベル付けやスター、重要マークの付与、転送設定なども行えます。

フィルタ機能とラベルを活用すればメールの管理や整理をとても楽にできます。フィルタを使って自動振り分けを行う方法は後述します。

ラベルはあくまで自分がメールを整理するためのものなので、送信元にラベルを付けていることは知れらません。ラベルは、いわば資料をまとめて入れてあるファイルのようなものなので、仮に失礼な名前のラベルを付けていても資料(メール)自体にはなんの影響もありません。

それではGmailのラベルの使い方を説明します。とても簡単なので、慣れればフォルダ機能以上に使いこなせるでしょう。Gmailのラベルの作成やフィルタ機能を使っての自動振り分けはPCやiPhoneのGmailアプリからしか設定できません。AndroidのGmailアプリでは閲覧しかできないので注意しましょう。

ラベルは簡単に作成できます。まずGmailを開いて、左側のメニューから"もっと見る"を押しましょう。その中から"新しいラベルを作成"をクリックしてください。

ラベルの名称を入力して"作成"を押せばラベルの新規作成ができます。Gmailで受信したメールにラベルを付けるには、メールを選択し、"ラベルアイコン"をクリックしましょう。付けたいラベルを選択して"適用"をクリックすればOKです。複数のラベルを選択できるので、大きなカテゴリのラベルと小さなカテゴリのラベルを作成しておくと便利です。

ラベルの編集をしたい場合は、ラベルの横の"その他"アイコンをクリックしてください。"編集"を押すとラベル名の変更ができます。またラベルの階層化も可能です。

不要なラベルを削除したい場合はラベル横の"その他"アイコンから"ラベルを削除"をクリックしましょう。

ラベルを付けたメール一覧を表示させたい場合は、左のメニューにあるラベルをクリックするだけでOKです。

AndroidのGmailアプリではラベルの設定はできませんが、ブラウザをPC表示にすれば設定が可能です。ブラウザの表示を変更するには、ブラウザからGmailのページを開いて、"≡"を押してメニューを開きましょう。メニューの一番下に"Gmailを次のUIで表示"とあるので、"デスクトップ"をタップしましょう。

あとは通常通りラベルを設定するだけです。ただやはりPC版表示なのでスマホだと操作が面倒です。PCを利用できる方はPCでラベルの設定を行ったほうがいいでしょう。あくまでスマホのブラウザは補助的に活用しましょう。

Gmailのラベルは色分けしたり階層化したりするとより見やすくできます。特に色分けすると直感的に大まかな内容がわかるのでとても便利です。フォルダの管理方法に慣れている方は、ラベルの階層化をすればフォルダと同じように管理できます。

色分けはラベル横の"その他"から"ラベルの色"にカーソルを合わせると24色表示されます。好きな色を選びましょう。"カスタム色を追加"を押せばそのほかの色にもできます。付けた色を解除したい場合は"色をクリア"をクリックしましょう。いくつものラベルに色を付ければ受信トレイをカラフルで見やすくできます。

ラベルを階層化するとフォルダのようにラベルの中にラベルを付けられます。すべてのラベルを横断して表示したい場合は階層化は避けましょう。

ラベルの下に新しいラベルを作成したい場合は、新しいラベルを作成時に"次のラベルの下位にネスト"にチェックを入れましょう。親ラベルにしたいラベルを選択して"作成"を押すと、新しいラベルを子ラベルにできます。

すでにあるラベルも子ラベルにできます。ラベルの編集画面で、"次のラベルの下位にネスト"にチェックを入れ、親ラベルを選択すればOKです。

ラベル機能を活用していても、メールの量が増えすぎると受信トレイが見づらくなってしまいます。しかし仕事のメールなどは削除すると何かあったときに困ってしまいます。そんな時はアーカイブ機能を使いましょう。アーカイブしたメールは受信トレイには表示されませんが、すべてのメールや設定しているラベルからは閲覧できます。

過去の仕事のメールなどはラベルで一括選択してアーカイブしておけば、受信トレイが整理できます。また必要な時に受信トレイに戻せるので、積極的にアーカイブを活用しましょう。

Gmailのラベルには並び替え機能はありません。ラベルは名前順に表示されるので、ラベルの頭に数字を付けるなど工夫すれば任意の順番にできます。ラベルは記号、数字、アルファベット、日本語の順番で表示されます。自分で納得のいく順番になるようにラベルの名前を編集しましょう。

Gmailのフィルタ機能を使えば、Gmailを受信した際にラベルを自動的に振り分けられます。大まかなラベルだけ振り分けておいて、後から細かいラベルを付けることもできるのでとても便利です。またフィルタ機能はこれから受信するGmailだけでなく、過去に受信したメールにも適用されます。

手動でラベルを付けるよりも先にフィルタ機能の設定をしたほうがいいでしょう。

振り分けたいメールにチェックを入れて上部にある"その他"アイコンをクリックすると、"メールの自動振り分け設定"とあるのでそこを押しましょう。

アドレスや件名などの条件を設定し"フィルタを作成"をクリックすると、その条件のメールが届いた時の処理を指定できます。"ラベルを付ける"にチェックを入れてラベルを指定すればこれから受信するメールが自動的に振り分けられます。過去のメールも振り分けたい場合は"一致するスレッドにもフィルタを適用する"にもチェックを入れましょう。

設定をしたら最後に"フィルタを作成"をクリックすれば完了です。

ラベルとはうまく使えばフォルダの上位互換として使える便利な管理ツールです。色分けや階層化してフィルタ機能の自動振り分けと連携すればGmailの管理がとても楽に行えます。メールが多すぎる場合はアーカイブを使えば、何かあった際にすぐ取り出せて便利です。Gmailを利用している方はぜひラベル機能を活用してみてください。