Gmailの自動返信機能で不在通知を送る！休暇など応答できない時に便利！

無料でメールアドレスを持つことができるGmailは、仕事やプライベートでも多くの人に使われています。そんなGmailですが、意外に使われていない機能のひとつに自動返信機能があります。

Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐ応答できない時でも自動で送信者にメールを返信し特定のメッセージを通知してくれるので、効果的に使用すれば大変便利な機能です。
送信者がGmailでなくても問題ありません。

では、どんな場面で使用すると良いのでしょうか。
例えば、休暇中はGmailをチェックしないことがあります。
こんな時、Gmailの自動返信機能を設定しておくと、すぐに返信ができないことをGmailが自動で返信してくれるので、応答出来ない時でも安心です。

Gmailの自動返信機能を設定していなければ、休暇明けまで何も応答できず、Gmailには未読のメールだけが溜まっていくことになります。
送信者の立場になってみると、Gmailの自動返信メールがあるだけで、あなたの印象がだいぶ違ってくることでしょう。

早速Gmailの自動返信機能の設定方法をご紹介します。
 

Gmailを開き、右上の”歯車”をクリック、”設定”をクリックするとメール設定の全般タブが表示されます。
Gmailで何か設定を変更する時には、ここから入るのが基本になります。

Gmailの設定画面が開いたら、全般タブの画面を一番下までスクロールすると、不在通知の設定をする項目があります。
ここで、”不在通知ON”にチェックし、開始日と自動返信メールの件名と内容を入力して変更を保存すれば完了です。

オプションで終了日を指定したり、Gmailの連絡先に登録されているユーザーのみに返信するようにしたり設定することもできます。

Gmailで不在通知を設定中は、画面の上部に黄色く表示が出ているのですぐにわかります。
不在通知を解除する時は”今すぐ終了”をクリックするだけでもとに戻るので手間もかかりません。

また、設定時と同様に、全般タブから”不在通知OFF”をチェックして変更を保存しても解除できます。

取引先ごとに自動返信の内容を変えたい時もあるでしょう。
そんな時は返信定型文とフィルタを設定することで解決できます。

まず、先程と同様にGmalを開き、画面右上の歯車から設定画面を開きます。

”詳細設定”のタグを開き、”返信定型文（テンプレート）”を探し、”有効にする”にチェックを入れ変更を保存します。
筆者の環境では、初めに開いた時は返信定型文の項目が一番下にありましたが、有効にしたら上に表示されるようになりました。

返信定型文を有効にしたら、自動応答用のメッセージを作成します。
Gmailの新規メッセージを作成する画面を開き、メッセージが作成できたら、画面右下の点が縦に３つ並んだアイコンをクリックし、”返信定型文”、”返信定型文を作成”をクリックします。

Gmailでは、返信定型文を複数作成できますので、用途に応じて適当な名前をつけてOKをクリックします。

Gmailでフィルタ設定する時は、自動返信機能の設定と同様に、Gmailを開いた後、右上の”歯車”をクリック、”設定”をクリックします。

”フィルタとブロック中のアドレス”のタブを開き、”新しいフィルタを作成”をクリックします。

フィルタをかける条件を入力して”フィルタを作成”をクリックします。
例えば、A社の担当であるB氏からのメールに関してのみ、この定型文で応答したいという時は、From欄にB氏のメールアドレスを入力すればOKです。

”返信定型文を送信”のチェックボックスにチェックを入れ、”返信定型文”を選択し、先程作成した定型文の名前（この画面では”あ”となっています）をクリックします。
最後に”フィルタを作成”をクリックすれば完了です。

これでGmailのフィルタ設定は完了しました。
フィルタの条件に合ったメールを受信した時には、Gmailで作成した返信定型文で不在通知の応答ができます。

このように、意外に簡単にGmailの自動応答メールを送信する設定ができます。
Gmailを日常的に使用している方は、次の休暇で自動返信機能を使った不在通知を送ってみましょう。