Gmailのテンプレート(雛形)の作成方法！定型文を登録/編集するには？

メールを作成するときに事前に作成しておくと大変便利な機能
”Gmail テンプレート（雛形）”今回はこの便利機能について紹介していきます。

まず、"Gmailテンプレート（雛形）"とは何か、と言う所ですが。定型文とも言われますので、社会人の方はビジネスシーンで良く耳にさます。文章やメール作成時にあらかじめ作成された一定の形式で書かれた文章の事をテンプレートと言います。用途に合わせて"Gmailテンプレート（雛形）”を作成し登録しておいて使い回せれたら仕事の効率化が図れます。

Gmailのテンプレート（雛形）とはの疑問が解決した所で早速作成方法を見ていきましょう。と、ここでまさかの重要な注意点。Gmailのテンプレート（雛形）・定型文はパソコンからしか作成・編集・登録・削除が出来ません。携帯から設定が出来ないのでご注意ください。

まず「Gmail」を開き「返信定型文（テンプレート）の設定が有効」になっているかを確認する必要があります。最終的に下部画像の状態になったらGmailテンプレート（雛形）の返信定型文（テンプレート）の設定完了です。

それでは早速Gmailの”返信定型文（テンプレート）”の設定方法を見ていきす。
せっかくテンプレート（雛形）を作成しても、「設定を有効」にしておかないと
利用することが出来ません。最初に忘れずに確認・設定登録しておきましょう。

設定方法
①右上の「歯車マーク」をクリック（選択）
②「設定」をクリック（選択）

③メニュー画面が開きますので、上部横並びになっている所から
「詳細設定」をクリック（選択）

③”返信定型文（テンプレート）”の項目が出てくるまで「下部に移動」します。

④”返信定型文（テンプレート）”の項目が出ましたら、
「無効」になっている項目を　→　「有効」に変更します。
⑤最後に「変更の保存」をクリック（選択）

お疲れ様でした。以上でGmailの”返信定型文（テンプレート）”の設定が出来ました。
最初にお見せした画面の様に、⑤「変更の保存」作業が完了すると、
今まで下部の方にあった”返信定型文（テンプレート）”の項目が上部にきます。
上部に来ているのが確認できましたら次は、”返信定型文（テンプレート）”を実際に作成し登録していきます。

Gmailの”返信定型文（テンプレート）”の設定を有効にできたら作成して行きす。
①Gmailの「作成」をクリック（選択）下図の様に新規メッセージ作成画面が出現します。

Gmailの「新規メッセージ作成画面」にご自分で使いたい文を打ち込んでいって下さい。

②定型文の打ち込みが終わりましたら、画面右下の方にごみ箱マークがあります。
こちらの横にある「その他のオプション」マークをクリック（選択）

③すると、メニューが出てきますのでその中の「返信定型文」をクリック（選択）
④「返信定型文を作成」をクリック（選択）

⑤「名前を付けて保存」画面が表示されます

⑥作成したテンプレートに名前を付けて「OK」をクリック（選択）

以上でGmailテンプレート（雛形）の作成が完了です。

一度作成し登録した”返信定型文（テンプレート）”の内容を編集するには
①「メール作成」をクリック（選択）

メール作成内にカーソルを移動させ、Gmailメールが打てるようにします。その後、
②「その他のオプション」をクリック（選択）
②「返信定型文」をクリック（選択）
③「挿入」をクリック（選択）

④作成し登録したGmailテンプレート（雛形）が自動で表示されます。

• 編集し終わって最初に作った返信定型文を残しつつ編集したものを保存したい場合は「返信定型文の作成」をクリック（選択）し名前を付けて保存してください。
• 以前の物に上書きする場合は「該当する返信定型文を選択」すると上書き保存されます。

Gmailテンプレート（雛形）の削除方法は挿入と同じ手順になるので簡単です。
①「その他のオプション」をクリック（選択）
②「返信定型文」をクリック(選択）
③「削除項目」から削除するGmailテンプレート（雛形）を選択

④「OK」をクリック（選択）すると、選択したGmailテンプレート（雛形）が削除されます。

それでは設定・作成・編集・登録・削除方法を理解する事が出来たので、
実際に作成した返信定型文（テンプレート）を利用して、届いたメールに返信する方法を説明します。

①画面右下ごみ箱マーク横の「その他のオプション」をクリック（選択）
②「返信定型文」をクリック（選択）
③「挿入」の欄から、「挿入したい返信定型文」をクリック（選択）
すると、自動で返信定型文（テンプレート）が挿入されますので、あとは必要事項を記入して返信完了です。

Gmailにおいて署名（フォーマット）とは自分の連絡先や名前等を記したものです。
メールを受信した時、相手のメールの最下部に送信者の名前・電話番号・メールアドレス等々の連絡先が書かれているものを見ませんか？あれの事です。

作成する前に気を付けておきたいPOINTですが、Gmailでは”１つのメールアカウントに１つの署名（フォーマット）”しか作れません。同時に二つの署名（フォーマット）を作る事は出来ません。

①Gmail受信トレイ画面の右上の「歯車アイコン」をクリック（選択）
　→メニューの中の「設定」をクリック（選択）

②「全般」をクリック（選択）
③署名の所が「なし」になっている場合は、１つ下の「〇」の項目をクリック（選択）

下記図の様に赤い囲みの中の打ち込みスペースに、ご自身の署名（フォーマット）を作成して下さい。

最後に画面最下部にあります「変更を保存」をクリック（選択）以上で署名（フォーマット）の作成が完了です。後は、Gmailメールを作成する度に署名（フォーマット）が自動で貼り付けられます。

編集において１つ大事な注意点があります。Gmailの署名機能は、1つのアカウントに1つの署名（フォーマット）の為、編集して最後に保存をすると、上書き保存になります。古い署名（フォーマット）はなくなってしまいますので、ご注意ください。編集方法は、作成手順とほぼ同じです。

①「歯車マーク」→「設定」→「全般」→署名欄を変更
②最下段にある「変更を保存」をクリック（選択）←保存するのをお忘れないように。

署名（フォーマット）を削除したいときは一番最初の画面にありました「署名なし」項目に「チェック」をいれて、「変更を保存」をクリック（選択）すれば、メール作成時に署名（フォーマット）は表示されません。完全に署名（フォーマット）を削除したい場合は、署名（フォーマット）を作成した時に記入したテキストを完全に削除して、最下部にあります「変更を保存」をクリックすれば完全削除できます。

署名（フォーマット）の返信定型文を使う方法はいたって簡単です。
①Gmailメールの「作成」をクリック（選択）

Gmailの署名（フォーマット）はGmailメールを作成すると、自動的に署名（フォーマット）が記載されるようになっていますので何も考えなくても勝手に署名（フォーマット）が挿入されます。署名（フォーマット）が必要ない場合は、削除の方法でも述べたように「署名なし」項目にチェックをいれて、「変更を保存」をクリック（選択）して下さい。

Gmailの宛先のテンプレート作成は今までのテンプレート作成とは全く異なります。
少し難しいので、今回は手順だけをまとめて・簡略化してお伝えします。

Gmailの宛先テンプレートを作成する為には”URLスキーム”という物を使います。
簡単に言うと、WEBサイトのURLのような「http://~始まる形で書かれているアドレスを指します。例えば、WEBサイトなら「http://~」といった形で始まっているアドレスGoogle Maps アプリなら「comgooglemaps://~」です。

とりあえず、今回URLスキームの説明についてはここまでにします。
 

最初に、”新規宛先テンプレート作成時”の「URLスキーム」を冒頭に置きます。
新規メールを作成するURLスキーム：「https://mail.google.com/mail/?view=cm&fs=1」

次に、作成したい宛先の文章を考えます。例えば・・・

1. TO：Aさん・Bさん
2. CC :Cさん
3. BCC：Tさん
4. 件名：イベント調整
5. 本文：お疲れ様です。お世話になっております

上記の宛先テンプレートを作成する場合

1. TOを作成するURL　  ：「&[email protected]、[email protected]」
2. CCを作成するURL　  ：「&cc=C＠gmail.com」
3. BCCを作成するURL　：「&[email protected]」
4. 件名を作成するURL　：「&su=イベント調整」
5. 本文を作成するURL　：「&body=お疲れ様です。お世話になっております」

すると下記の様な”URLスキーム”が完成します。

https://mail.google.com/mail/?view=cm&fs=1
&[email protected]、[email protected]
&cc=C＠gmail.com
&[email protected]
&su=イベント調整
&body=お疲れ様です。お世話になっております

こちらを「全文コピー」して、Googleの検索バーに「貼り付け」ます。

”URLスキーム”を駆使して、Gmailの宛先テンプレートを作成する事が出来ました。

因みに宛先の所をクリック（選択）すると、表示を切り替えられます。

最後に対応する”URLスキーム”の一覧をこちらにまとめて置きますのでコピー＆ペーストで使用していただくと便利です。

https://mail.google.com/mail/?view=cm&fs=1
TO：「&to=」
CC：「&cc=」
BCC：「&bcc=」
件名：「&su=」
本文：「&body=」

編集する前に、せっかく作成したので次回使用出来るように、インターネットブラウザのブックマークで保存・登録しておきましょう。一度保存でブックマークに保存登録しておくと、次回最初から作成する必要性がなくなるので大変便利です。
①「Ctrl」キーと、「D」キーを同時に押すと、ブックマークの保存・登録が出来ます。

②名前を決めて「完了」をクリック（選択）すると保存・登録できました。
③保存した上で編集したい箇所の”URLスキーム”を変更していきます。

編集が完了したら、また同じようにブックマークに保存・登録しておくと大変便利です。この時に以前作成した宛先テンプレートは残したまま、編集が完了した分をブックマークに保存・登録して置く事が可能です。ブックマークに保存するときに、ファイル名と保存先を選択できますので、その際に以前の物と異なる名前で登録していただくと、別名で保存されますので両方残すことが出来ます。
 

先ほど作成した「宛先付きGmailの新規メール作成URLスチーム」はブックマークに保存・登録したので、登録を削除するときはその「ブックマーク」から削除する事になります。

①画面右上の「Google　Chromeの設定」をクリック（選択）
②「ブックマーク（B）」をクリック（選択）
③該当する宛先テンプレートの上にカーソルを当ててマウスを右クリックし、「メニューバーの削除」をクリック（選択）

Gmailのメール機能を見てきましたが、最初作成するときは慣れるまでに時間がかかってしまうかも知れません。しかし、一度作成して登録しておけば後々大変便利な機能です。一度に全部を作成するとなると大変です。必要な物から順に少しずつメール環境を整えていけば仕事の効率化も夢ではありません。今回の資料を参考に是非チャレンジしてみて下さい。