Gmailの返信方法！件名の変更や引用しない方法・定型文の使用なども紹介！

Gmailを使って基本的な送信者へ返信する際、件名の変更や署名の追加をしての返信や、引用しないで返信する方法、返信内容を予測して提案してくれる機能もあるのはご存知でしょうか？今回は返信する際に使える便利な機能とその活用の仕方をご紹介します。

まずは基本の返信の仕方をご紹介します。Gmailで返信する際に件名や送信先の変更はもちろん可能ですが、Gmailのデフォルトの返信画面ではそれらの変更ができません。その方法もご紹介します。

Gmailでのメールの送信者への返信の際には、返信したいメールを表示し、画面の右上のアイコンか、メール左下に表示される「返信」をクリックしてください。クリックすると、返信したいメールの下に、返信で送るメールの内容を作成する編集画面が表示されます。

編集画面の中に返信したい内容を記入したら、「返信」ボタンをクリックします。これで基本的なGmailのメールの返信ができます。ただし、この場合にはメールの件名は変更されず、メールを引用した状態での返信になっています。Gmailでの件名の変更や引用しない方法も後程ご紹介します。

返信の内容を作成する欄を表示させても、このままでは件名の編集は出来ません。件名を変更しなかった場合には、受信したメールタイトルに「Re:」がついた状態で相手へ返信されます。Gmailで件名を編集するには、編集画面の左上、「▼」をクリックし、「件名を編集」を選択してください。

するとメールの編集画面がGmailの新規メール作成時と同じようにポップアウトして表示されます。この時、すでに件名が選択された状態になっていますので、この画面でメールの件名の編集が可能になります。

次に、送信先の変更の仕方についてご説明します。件名の編集からポップアウトした画面なら、送信先のメールアドレスの左側、「TO」をクリックします。

Gmailに登録されている連絡先の一覧が表示されますので、その中から返信したい人を選んでクリックしてください。クリックするとポップアウトしたメールの返信先が変更されています。返信先を間違えていないか確認しましょう。

ただし、この機能を使えるのはすでにGmailで連絡を取ったことのある相手に限られます。初めて連絡する相手に返信する場合には、メール画面で宛先の欄に直接メールアドレスを記入することにより、返信先のメールアドレスを変更して送信することができます。

Gmailでの基本的な返信の仕方をご紹介しましたが、次に、定型文での返信など、返信する際に使えると便利なGmailの機能とそれらを使う場合の設定の仕方をご紹介します。

Gmailで返信する際にはこちらが送るメールの下に全文が引用されます。メールのやりとりが長くなればその分のメールが全て下に引用されることになり、メッセージが長くなります。

しかし、引用しない返信の設定はGmailのデフォルト設定だと残念ながらできません。引用しない設定は、「簡易HTML形式」にしている場合のみ、「返信に元のメッセージを含める」というチェックボックスが表示されます。これによってGmailでメールを引用しない返信は可能になります。

Gmailではデフォルトの「標準HTML形式」の場合は残念ながらこの引用しない設定は出来ません。メールを引用しないで返信するには手動で削除する必要があります。その際、Windowsなら「Ctrl」+「A」、Macなら「command」+「A」のショートカットキーで全選択すると、選択する際の手間が省け、全文削除が楽にできます。

Gmailで複数に送信されたメールに対し、全員にまとめて返信することも多くあります。Gmailでの複数人へのまとめての返信方法をご紹介します。まずは返信したいメールを表示し、メール下部の「全員へ返信」をクリックします。

メール下部のアイコンだけでなく、Gmailのメール画面右上、アイコンが並んでいる一番右側のメニューをクリックしても、同じように「全員に返信」を選択することで返信が可能です。

「全員へ返信」を選択すると、宛先の欄にもとのメールの送信者はもちろん、メールにアドレスが含まれていた人全員へ返信できるようになります。

複数の人に送信されたメールの返信の際、差出人ではなく別の人へ返信する場合や、送信する相手を減らして返信する場合もあるでしょう。そういった際には、まずは返信メールの宛先に入っているアドレスをクリックします。もとのメールの差出人のアドレスが表示されているので、アドレスの右側の「×」をクリックすると、そのアドレスがメールから削除されます。

その後、先にご説明したように「TO」からGmailに登録されている連絡先一覧を表示し、その中から選択するか、直接メールアドレスを記入することで変更が可能です。変更の方法は自分のやりやすい方法を選択しましょう。

Gmailでは近年になって、「スマートリプライ」機能が追加されました。これはGmailがこれまでのメールのやり取りの中から、受信したメールに返信する内容を予測して返信内容を提案してくれる機能です。ただし、予測してくれる返信内容は短い一言での返信内容となります。

あまりビジネスには向いていないかもしれませんが、友人同士など、簡単な返信でも問題のない時には、予測されていることでメールの内容を考える手間を省けるので、活用したい機能です。

Gmailで受信したメールを選択すると、メールの下部に予測された返信内容が３つ表示されます。その予測された内容から適切なものを選びます。選んだ返信内容が記入された状態のメールの編集画面が表示さるので、その後に返信内容を付け加えることももちろん可能です。

Gmailでは事前に定型文を作り、その定型文を使って返信することもできます。Gmailで定型文を作るには、まず右上の歯車のマークから「設定」をクリックし、Gmail全般の設定画面を表示します。

「詳細」を選択すると、「返信定型文」の項目があります。有効か無効を選ぶようになっているので、「有効にする」を選択し、設定を保存します。

Gmailのホーム画面に戻り、新規メール作成をクリックし、Gmailの新規メール編集画面を表示します。定型文として保存したい内容を記入し、右下のメニューの「返信定型文」から「返信定型文を作成」を選択します。

「返信定型文を作成」をクリックすると、定型文の名前を登録するためのメッセージが表示されます。定型文の登録したい名前を記入し、「OK」をクリックすると定型文が保存されます。

定型文を登録した後は、メールを作成する際に右下のメニューから「返信定型文」の中に登録した定型文のリストが表示されますので、その中から場面に合わせて使いたい定型文を選択することができるようになります。

Gmailには文末に署名を入れる機能があります。これは自分の持っているメールアドレスごとに設定できるものです。仕事のメールをGmailと連携させている場合、この機能を使うことで仕事用のアドレスを送信するメールアドレスに設定すれば自動で署名を入れることができます。まず、Gmailの歯車のマークから「設定」を選択し、全般の設定を行う設定画面に入ります。
 

「全般」が表示されるので、その中の「署名を入れる」をオンにします。署名内容を記入する欄の中に、入れたい署名を記入し、設定を保存します。
 

Gmailで返信する際、返信ボタンをクリックするだけだと、返信元のメールの下に返信内容を記入する欄が表示されます。

短いメールなら問題ありませんが、長文になると少々書きにくく、また、そのままだと件名の編集などができません。そうした場合に、編集画面を新規メールと同じように表示する方法や、そこからさらに全画面に表示を変える方法をご紹介します。

ポップアウトするには、最初に表示される編集画面の左上、「▼」をクリックし、「返信をポップアウト」をクリックします。これでGmailで新規メールを作成する際と同じ編集画面が表示されます。先にご紹介した通り、「件名を編集」をクリックしても同じ画面が表示されます。

ポップアウトした編集画面をさらに大きく表示させたい場合には、編集画面の右上の矢印をクリックします。

全画面表示から大きさを元に戻すには、右上に内側に向いた矢印が表示されるので、その矢印をクリックすることで、大きさを元に戻すことができます。

Gmailの基本的な返信方法から署名や定型文を使っての返信の仕方をご紹介しました。Gmailは手軽に使えるフリーのメールということもあり、使う場面も多いメールサービスの一つでもあります。

スマートリプライの返信内容の予測や、署名の児童追加、定型文設定等のような機能を使いこなせるとさらに便利になります。Gmailの機能をマスターすることでストレスなくメールのやり取りをしましょう。