Gmailをラベルで自動振り分けする設定方法！スマホ/PCで受信トレイを整理！

GoogleのフリーメールのGmailは、多くの方が利用しています。PCでだけでなく、スマホのアプリも出ているので、とても便利ですよね。中でも"ラベル機能"はGmailに特有の機能であり、この機能があるからGmailを使い続けている、という方もいるのではないでしょうか。

ただし、このラベル機能を使いこなせていない方もいらっしゃるのも事実です。Gmailのラベル機能を使いこなせるようになると、受信トレイをすっきりと整理できます。まだラベル機能を使いこなせていないという方は、ぜひこの記事をお読みいただき、Gmailをフルで活用してください。

そもそもGmailのラベルとは何でしょうか。初めてGmailを使用する方にとっては、少々分かりづらいものかもしれません。ラベルを一言で表すとすると、"付箋"のようなもの、と言えます。書類を整理するときには付箋を使うことありますよね。Gmailでは、メールを整理するときにラベルを使うのです。

例えば、仕事のメールを受け取ったとして、このメールに"仕事"というラベルを貼る、というようなイメージです。そして、このラベルがあることによって、メールを検索しやすくなるのです。雑多なメールの中から、例えば"仕事"のラベルが貼られたメールだけを抜き取ってくるということも可能なのです。

ちなみにPC版のGmailだと、ラベルは上の画像のように、メールの件名の横に表示されます。

スマホのGmailアプリでも、ラベルは上の画像のように、メールの件名の横に表示されます。

初めてGmailを使う方もいらっしゃるかもしれませんので、ラベルの作成方法について、PCでのGmailで説明しておきます。まずは、受信トレイを開き、新しいラベルを貼り付けたいメールを選択します。そして、"ラベルのアイコン"をクリックします。

メニューが出てきますので、次に"新規作成"をクリックします。

すると、"新しいラベルの名前"を入力するようにポップアップで出てきますので、任意の名前を入力し"作成"をクリックします。これで新しいラベルが作成できました。

ちなみに、新しく作成したラベルは、左側のメニューに表示されます。

このGmailのラベルは、イメージとしては、フォルダに近いかもしれません。しかし、ラベルとフォルダとは似て非なるものです。フォルダですと1つのメールに対して1つのフォルダしか対応させられませんが、ラベルですと1つのメールに対して複数のラベルを対応させられるのです。例えば、旅行の予約メールに"旅行"というラベルと、"予約"というラベルの2つを貼り付けるイメージです。

上の画像は、"受信トレイ"というラベルと"テスト"というラベル2つが貼り付いている状態です。なお、さらにGmailのラベル機能には、受信したメールに自動でラベルを振り分ける機能があります。Gmailが条件に沿って自動でラベルを振り分けてくれるわけですから、これはかなり便利ですね。

Gmailのラベルの基本が分かったところで、早速ラベルの自動振り分け設定について説明していきます。受信トレイにメールが届いたら、自動でラベルが振り分けられますので、手動で一つひとつのメールにラベルを振り分ける手間がなく便利ですね。PCでの振り分け設定だけでなく、スマホでの振り分け設定についても紹介します。

まず、PCのGmailでの振り分け設定を説明していきます。最初に、受信トレイから自動振り分け設定をしたいメールを選択し、"点3つのアイコン"をクリックします。

メニューが開きますので、"メールの自動振り分け設定"をクリックします。

すると、メールの検索窓が開きますので、"メールを自動で振り分けたい設定条件"を入力します。上の画像の例ですと、件名が"テスト"になっています。他にも、"From"や"To"なども条件に設定できますし、条件を複数設定することも可能です。条件を入力したら、"フィルタを作成"をクリックします。

さらに、"この検索条件に一致するメールが届いたとき"にどのようにメールを処理するか細かく設定できますので、"ラベルを付ける"にチェックを入れ、振り分けたいラベルを選択します。その後、"フィルタを作成"をクリックすれば、振り分け設定は完了です。

このようにして設定したメールの振り分け設定は、次のようにして確認できます。まず、右上の"歯車のアイコン"をクリックします。

メニューが開きますので、"設定"をクリックします。

さまざまな設定が可能な画面に行きますので、"フィルタとブロック中のアドレス"のタブをクリックします。そして、画面中ほどの"全ての受信メールに次のフィルタが適用されます"に設定した振り分けが表示されます。ちなみに、メールの振り分け設定は、この画面の"新しいフィルタを作成"からも設定できます。

次にスマホのGmailアプリからの自動振り分け設定について説明します。まず、スマホのGmailアプリを開き、受信トレイの画面から、"左上の三本線のアイコン"をタップします。

メニューが開きますので、"設定"をタップします。

次に、設定画面で、自分のメールアドレスの横の"＞"をタップします。

さらに、"ラベルの設定"の横の"＞"をタップします。

自動振り分けの設定をしたいラベル名の横の"＞"をタップします。

すると、そのラベルを自動で振り分ける条件を追加する画面に行きます。まず、"追加..."をタップします。

次に、"条件を追加"をタップします。

すると、自動で振り分ける条件を追加できますので、いずれかをタップします。初期の段階ではFromの条件が設定でき、Toや件名の条件を後から追加できます。

例えば"件名"を追加すると、上の画像のようになります。ここで、条件として設定したい内容のテキストを入力します。

上の画像は、条件として、"件名"が"テスト"の場合にラベルを振り分けるよう設定しました。最後に、右上の"保存"をタップします。このようにして、スマホのGmailアプリでの割り振り設定が完了しました。

Gmailのラベル機能ですが、階層化することが可能です。例えるなら、洋服をしまうクローゼットの中にチェストを入れるようなものです。クローゼットという大きい括りの中に、チェストという小さい括りがあるイメージです。

あるいは、PCをよく使用する方には、フォルダの中にさらにフォルダを作るイメージの方が分かりやすいかもしれません。サブフォルダを作るということですね。それでは、Gmailのラベルを階層化する方法について確認していきましょう。

PCでの操作方法について確認していきます。まず受信トレイを開き、"ラベルのアイコン"をクリックし、さらに"新規作成"をクリックします。

新しいラベルを作成するポップアップが出てきますので、"新しいラベル名"を入力します。そして、"次のラベルの下位にネスト"にチェックを入れます。さらに、新しいラベルを入れたい大きい括りのラベルを選択し、作成をクリックします。これでラベルの階層化は完了です。

階層化できると、受信トレイの左のメニュー上では、上の画像のように表示されます。"テスト"というラベルの下位に"さらにテスト"というラベルが作られています。このようにしてラベルの階層化ができると、さらに細かくメールを整理することが可能になります。

さらに、Gmailに受信したメールに対して、受信トレイをスキップさせることで、受信トレイをさらにスッキリと整理することも可能です。この受信トレイをスキップする機能を"アーカイブ"と言います。このアーカイブですが、何かと便利なので覚えておくとよいでしょう。

そもそも、Gmailにおける"アーカイブ"とはどのような機能なのでしょうか。まず、Gmailでは届いたメールはすべて受信トレイに入ります。Gmailにはフォルダというものがありませんので、正確には、届いたメールすべてに"受信トレイ"というラベルが自動で振り分けられます。

では、"受信トレイ"というラベルが振り分けられたメールをアーカイブするとどうなるでしょうか。アーカイブすると、"受信トレイ"というラベルがはがれます。見た目上では受信トレイからメールがなくなります。

しかし、アーカイブされたメールは削除されたわけではありません。"受信トレイ"以外にラベルが振り分けられていれば、そのラベルのみ貼り付いている状態ですし、"受信トレイ"以外にラベルが振り分けられていなければ、"すべてのメール"というところにあります。

アーカイブの方法は簡単です。アーカイブしたいメールを選択し、"アーカイブのアイコン"をクリックするだけです。PCのGmailだと、上の画像にある位置にアーカイブのアイコンがあります。

スマホのGmailアプリの場合では、上部中央の位置にアーカイブのアイコンがあります。このアーカイブのアイコンをタップすればアーカイブできます。

あるいは、スマホのGmailアプリだともっと簡単に、"アーカイブしたいメール"を左へスワイプするだけでアーカイブが可能です。初期設定のままだと、この方法でアーカイブできます。

なお、"受信トレイというラベル"をはがすだけなら、アーカイブしなくても可能なのですが、アーカイブの便利なところは、複数のメールを一度にアーカイブ出来るところです。

方法は簡単で、複数メールを選択してアーカイブするだけです。一度にたくさんのメールを受信トレイから移動させることが可能なのです。

スマホのGmailアプリでも複数メールのアーカイブは可能です。PCでのGmailと同じように、複数メールを選択して"アーカイブのアイコン"をタップするだけです。

このアーカイブの機能を使って、届いたメールが受信トレイを自動でスキップするように設定できます。この設定をすれば、今後届いたメールが受信トレイに溜まらず、自動で各ラベルが振り分けられていきますので、非常に便利です。

設定方法を確認していきましょう。まず、受信トレイの右上の"歯車のアイコン"をクリックします。

メニューが開きますので、"設定"をクリックします

設定画面に行きますので、"フィルタとブロック中のアドレス"のタブを選択し、自動アーカイブを設定したいフィルタの"編集"をクリックします。

検索窓が開きますので、ここでは"続行"をクリックします。

詳細設定ができるポップアップが出てきますので、"受信トレイをスキップ(アーカイブする)"にチェックを入れて、"フィルタを更新"をクリックすれば設定完了です。

さて、Gmailでラベルを作成して、メールの振り分けと自動アーカイブの設定ができたところですが、せっかくなので過去のメールにもラベルを振り分けていきたいですよね。通常なら、過去のメールに手動でラベルを貼り付けていく必要があります。手間ですね。ですが、安心してください。Gmailでは、過去に受信したメールに対しても、ラベルを自動に振り分けることが可能です。

では、過去メールに対してラベルを自動振り分けする方法を確認していきましょう。

まず、受信トレイの右上の"歯車のアイコン"をクリックします。

次にメニューが出てきますので、"設定"をクリックします。

設定の画面が出てきますので、"フィルタとブロック中のアドレス"のタブを選択し、過去メールにラベルを振り分けたいフィルタの"編集"をクリックします。

検索窓が開きますので、ここでは"続行"をクリックします。

最後に、詳細設定のポップアップが出てきますので、"〇件の一致するスレッドにもフィルタを適用する"にチェックを入れて、"フィルタを更新"をクリックすれば、過去メールに対してもラベルが振り分けられます。ちなみに、ここで出てくる"スレッド"は、"一連のメールの束"だとお考え下さい。あるいは、"メール"と置き換えてもらっても構いません。

いかがだったでしょうか。Gmailの"ラベル"は他のメールクライアントにはない機能で、とても便利な機能だったということが分かったでしょう。さらに、ラベルを自動で振り分けたり、過去のメールにもラベルを振り分けたりできる方法も紹介しました。これらの方法を使いこなして、受信トレイをすっきりしたものにしましょう。