Gmailの受信トレイのフォルダ分け方法！ラベルでメールを振り分け！

私たちがスマホやPCを使う上で必ずと言っていいほど必要になるのが、メールアドレスです。中でもGmailは、Googleのアカウントさえあれば無料で使用することができるので、多くの方から利用されています。世界でもメジャーなメールサービスの一つといえます。

しかし、受信トレイを見ればわかりますが、毎日多くのメールを受信する方、送信する方には、そのメールが積み重なり、管理に手間がかかってしまう心配があります。スマホと、PCでそれぞれGmailのメールを便利に振り分けてフォルダ等で管理する方法をこれからご説明します。機種別に見ていきましょう。

まずは外出先でも必須のスマホのGmailからご説明しましょう。Gmailの振り分けの方法の中で登場するワードが「ラベル」です。ラベルとは何なのか簡単に説明すると、特定の送信先のメールを設定したラベルのフォルダに勝手に振り分けられる機能です。これを使うことによって、一気に受信ボックスに表示されることがありません。

ですので見やすくなるのが大きなメリットといえます。このラベルを使用した振り分け方法をステップごとに説明します。

それでは、まずはスマホのGmailのアプリを使った方法になります。今回進めていくのはAndroid 8.0のOSを搭載したスマートフォンを使用した場合の手順になります。バージョンや機種が違っていても、基本的には操作は同じですので、参考にしてください。まずブラウザでGmail起動してください。ログインも忘れずに行ってください。

アプリがあるにもかかわらずなぜブラウザでGmailを起動するかというと、Gmailのアプリには、ラベルを設定するメニューがないためです。ですので、スマホからラベルを作成するには、Google ChromeやSafariなどのインターネットブラウザで行うようにしてください。表示出来たら次のステップに行きましょう。

また、ブラウザーによってはスマホ版のGmailが自動的に表示されてしまう場合がありますので、デスクトップ版のGmailを表示させてください。Chrome右上のメニューから"PC版サイト"をタップすることで切り替わります。

Gmailが表示されたら、左側メニューの中から、"新しいラベルを作成"をタップしましょう。ここではAmazonからのメールを振り分けします。お好きなラベル名を入力し作成します。この説明ではamazonと入力しました。ラベルはこれで作成が完了です。次に受信トレイを表示させ、振り分けたいメールにチェックをいれましょう。

メールにすべてチェックが終わりましたら、右上の点線をタップします。表示されたメニューから、"メールの自動振り分け設定"をタップしてください。すると新しくポップアップ画面が表示されますので、"ラベルを付ける"にチェックを入れ、amazonのラベルを右から選択してください。

選択できましたら、"一致するスレッドにもフィルタを適用する"を忘れずにチェックしてください。作成したラベルへの振り分けはこの手順で完了です。実際に選択したメールからラベルを変更しましたが、本当に振り分けされているのか確認しましょう。

左のメニューから先ほど作成したラベルをタップしてください。するとこの場合はAmazonのメールが振り分けられています。この手順をメールアドレスごとに行っていくことで、受信トレイがややこしくなることはありません。便利ですのでこまめに使ってみてください。

振り分けのラベルですが、あまり届くことがないメールを振り分けしてラベルを作ってしまうと、今度はラベルが量産されることになりますので、見にくくなってしまいます。こちらも適切な数のラベルを作成して、見やすい振り分けを行ってください。この振り分けが完了しましたら、通常のGmailアプリにもフォルダ・ラベルが表示されるようになります。

また、設定でラベルを非表示にすることもできます。

PCでは、普通にGmailのページを開くだけで結構です。画面は、スマホのやり方に出てきたものと全く同じですので、"新しいラベルを作成"で、任意のラベル名を入力し、作成してください。次に受信トレイに行き、特定のメールをチェックしましょう。

スマホでのブラウザ版Gmailと違い表示画面が大きいので、ストレスなくチェックすることができますので基本的にはフォルダ・ラベルの作成、振り分けはPCで行うのがお勧めです。

スマホの手順でも出てきましたが、PCでも同じく"メールの自動振り分け設定"をクリックしましょう。選択したメールを振り分けてくれますので、実際にラベルをクリックして確認するようにしてください。Gmailのラベル設定は、以上です。ラベルは作成も簡単で分かりやすく設置できるので、是非覚えて使用してください。

では、ここからはそんなラベルを使用して様々な振り分けを行う方法をご紹介していきます。受信トレイのアドレスで振り分けるだけではありません。実にいろいろな条件で振り分けが可能です。慣れることでGmailのメール管理も楽になってしまいます。

大まかな流れになりますが、Gmailの振り分けをするメニューで、ご自身で決めた条件を入力、選択してラベルのフォルダに振り分けるという流れになります。

よく使うのがアドレスで振り分ける方法になります。今回は受信トレイの中から、特定のアドレスを振り分けたいときの手順をご紹介します。まずは受信トレイを開き、上部にある検索枠の右側の逆三角"▼"をクリックしてください。すると受信トレイのメールを条件で振り分ける管理画面に切り替わります。

受信アドレスを振り分けたいので、"From"の欄に振り分けたいアドレスを入力してください。そして"フィルタを作成"をクリックします。ラベルを作成して振り分けたい場合は、次の画面で忘れずに"ラベルを付ける"をクリックするようにしてください。ラベルフォルダにメールが入ります。アドレスでの振り分けは以上です。

毎回同じメールタイトルで送ってくる方がいた場合は、件名で振り分けた方が便利です。上と同じようにフィルタの管理画面を表示させ、今度は"件名"に振り分けたいタイトルや単語を入力しましょう。そして"フィルタを作成"で完了です。繰り返しですがラベルを作りたい方は、"ラベルを付ける"を選択してください。

受信トレイに送られるメールの本文から振り分けをすることも可能です。「含む」の欄に入力すると、入力された単語を含む本文のメールのみ振り分けられます。ラベルの場合はラベルのフォルダに受信されます。それとは、逆に「含まない」の欄に入力すると、入力された通りの言葉が入っていないメールのみ振り分けられます。

メールの内容だけでなく、メール自体の容量まで条件に設定することができます。管理画面で、"サイズ"の欄にサイズを入力します。選択肢で、入力したサイズより「大きい・小さい」までカスタマイズできてしまいますので自由自在な振り分けが可能です。

上記の方法を駆使することで、スマートな受信トレイへと生まれ変わります。上の条件でフィルタをかけた後に必ず、振り分け先のフォルダ・ラベルを選択して完了させてください。フィルタをかけたままで終わってしまうと、すべてのフィルタが解除されてしまい、受信トレイが前と同じ状態のままとなります。

先ほど、件名やサイズなど様々な種類のフィルタをかけて振り分けする方法をご紹介しましたが、ハイレベルな振り分けとして、複数の条件を追加してフィルタにかけるというやり方ができます。例えば、「Amazonの文字がメール本文に含まれ、メールのサイズが2MBより小さいメール」といった内容で細かい部分にまで条件を付けることができます。

Gmailにはアーカイブという機能があります。これは受信トレイから非表示にする機能です。削除はされません。特定のメールをチェックした後に、フィルタを作成する画面から、"受信トレイをスキップ"にチェックを入れてフォルダ・ラベルに振り分けるだけです。これだけでも受信トレイを見やすくできます。

アーカイブもできるわけですから、もちろん削除することもできます。フィルタの管理画面から、"削除する"をクリックし、フォルダ・ラベルを指定するだけで次から該当のメールが削除されます。

Gmailには、振り分け機能を自由自在に使用することができますので、大量のメールがフォルダに届くことで困っている方は是非Gmailの振り分け機能を使ってみてください。何回も振り分け条件を設定していくことで、次第に自分オリジナルのGmailの受信フォルダへとグレードアップしていきます。ストレスのないメール受信を実現させていってください。