Gmailのアーカイブ機能とは？使い方やブロックとの違い・戻す方法を解説！

アーカイブとは、一般的に過去のファイルやデータをストック（保存）しておくこと、またはストック（保存）している場所のことをいいます。元々は古文書や重要書類、重要書類の保管場所を意味する言葉ですが、データの取り扱いに関する話題の中に頻繁にでてくる言葉です。

Gmailにもアーカイブ機能があります。そういう機能があることは知っているが、どういう用途に使用する機能かよく理解できていないため、普段は触れることなく過ごしている人もいるかもしれません。

また、うっかり操作ミスをしてしまい、「アーカイブしました」と表示されて「さっきまで表示されていたメールが消えてしまった、どこにいったか分からない」という経験をしたことがある人もいるでしょう。そんな時は「アーカイブ」というのは削除機能のようなものと理解してしまうかもしれません。

Gmailのアーカイブ機能は、受信トレイから選択したメールを非表示にする機能です。非表示にすると一言でいっても、メールを非表示にする意味・目的はいろいろあります。

後で参照するために保管しておくという意味、今の業務とは関係ないので目障りなため非表示にするという意味、メールボックス内を整理するために非表示にするという意味など、Gmailのアーカイブ機能の使い方も様々です。

Gmailのアーカイブ機能は削除機能ではありません。明らかな違いは、Gmailのアーカイブ機能で非表示になったメールはメールボックス内に残っています。削除機能はデータを処分する機能です。削除されたメールはゴミ箱に一旦移動し、一定期間は保管されますが期間が過ぎるとデータが消去されます。

Gmailのアーカイブ機能が削除機能と勘違いされるのは、アーカイブしたメールがどこにいったか分からなくなるからでしょう。Gmailのアーカイブ機能の使い方と意味を理解して、実際にどこに格納されているのかを知れば、そうした勘違いをすることはありません。また、アーカイブされたメールは、アーカイブを解除することも可能です。

アーカイブ機能のイメージは、メールを処分したというのではなく、奥にしまい込んだというイメージの方が近いかもしれません。

Gmailのアーカイブ機能で非表示になったメールは削除されていないので、アーカイブを解除すれば元の場所、例えば受信トレイに戻すこともできます。誤ってメールをアーカイブしてしまった人は安心してください。いつでも消えたメールは元の場所に戻せます。

Gmailのアーカイブ機能の使い方は端末によって違います。PCの場合とスマホの場合では、Gmail上の操作が変わってきます。

PCの場合、Gmailのアーカイブの使い方は3通りあります。1つ目の使い方はメールの文面を開いた画面の上方にある「アーカイブアイコン」をクリックします。

2つ目はメールのリスト画面で、メールの左端のチェックボックスにチェックを入れると、画面上方に「アーカイブアイコン」が表示されるのでそれをクリックします。