Gmailのメールや連絡先をエクスポートしてバックアップ保存する方法を解説！

Gmailのデータをエクスポートできることを知っていますか？ご存知の通り、Gmailは無料で利用できるGoogleが提供する、メールサービスです。Googleアカウントと紐づいているので、Googleの各種サービスとも連携がとれ、現在提供されている無料のメールサービスの中では、最も使い勝手の良いフリーメールサービスの1つといって良いでしょう。

しかし、この便利なフリーメールサービスのGmailも無限に利用できるわけではなく、利用できるデータ容量に上限があります。保存データ量が15Gを超えると受信できなくなってしまいます。こうした状況の対処策として、古いデータを消去して空き容量を確保するという方法があります。

Gmailの古いデータ・直近で利用しないデータをエクスポートすることで、Gmailの利用できるデータ容量を確保できます。

今回は、Gmailのデータをエクスポートする方法を解説します。エクスポートできるGmailのデータは、メール内容だけでなく、連絡先のデータもエクスポート可能です。

まず、Gmailの全てのメールをエクスポートする方法を解説します。

Gmailデータのエクスポートを行うにはGoogleアカウントの管理ページから行います。エクスポートするGmailのGoogleアカウントでログインした状態で、「自分のデータをダウンロード」と銘打ったGoogleアカウントの管理ページ（takeout.google.com/settings/takeout?pli=1）を開きます。

Googleアカウントの管理ページを開くと、データをエクスポートできるGoogleの各種サービス一覧が表示されます。その一覧の中から、「メール」（Gmail）を探し、右端にあるチェックボックスにチェックを入れます。

*デフォルトで全てのGoogleサービスのチェックボックスにチェックが入っている場合がありますが、そのときはページ内の「選択をすべて解除」をクリックして一旦全てのチェックボックスのチェックを外し、あたらめて「メール」のチェックボックスだけにチェックを入れましょう。

「メール」（Gmail）の右端にあるチェックボックスにチェックを入れると、エクスポートするメールデータのラベルを選択できるボタンが表示されます。Gmailの全てのメールをエクスポートする場合は、このボタンをクリックし、全てのラベルにチェックを入れて「OK」をクリックします。

次に、ページの最下方にある「次のステップ」をクリックします。

「次のステップ」をクリックすると、アーカイブ（データ保存）に関する各種設定を行う画面が表示されます。

データの配信方法（ダウンロードリンクでもらうか、Driveに保存するかなど）・エクスポートタイプ（1回限りのエクスポートか、1年間2か月ごとの定期的なエクスポートか）・保存ファイル形式（zipなど）・保存ファイルの最大サイズ（指定したサイズを超える場合は分割されます）を設定します。

設定が完了したら、「アーカイブを作成」をクリックするとアーカイブの準備に入ります。アーカイブの準備が整った後にエクスポート（ダウンロード）が可能になります。

ここで留意するべき点は、メールデータのアーカイブの準備には時間がかかるということです。データ量によりますが、数時間から1日がかりの作業になる場合があります。

メールデータは他のメールクライアントにインポートできるMBOX形式で保存されます。

Gmail全体のメールデータが多い場合、必要なメールデータがエクスポートできれば良いのであれば、ラベル選択で必要なラベルに絞ってメールデータをエクスポートしましょう。エクスポートするメールデータのラベルを選択するボタンを押して、任意のラベルにチェックを入れて「OK」をクリックします。その後の手順は同じです。

次に、Gmailのメールデータを大量にエクスポートする際の注意点について解説します。

アーカイブ（データ保存）に関する各種設定を行う際に、保存ファイルの最大サイズを設定しますが、この設定を実際のデータ量よりも小さいサイズに設定するとファイルが分割されて保存されるため、実際のデータ量よりも大きいサイズを設定することをおすすめします。

設定できるサイズは「1GB・2GB・4GB・10GB・50GB」が用意されていますが、デフォルト設定は「2GB」に設定されています。実際のメールデータが10GBある場合に、うっかりデフォルト設定の「2GB」のままデータ保存してしまうと、保存ファイルが細かく分割されてしまいます。

実際のメールデータが10GB以上である場合は、最大サイズの「50GB」を選択しましょう。

アーカイブ（データ保存）に関する各種設定を行った後に、「アーカイブを作成」をクリックすると一旦準備中となり、実際にダウンロードが可能になるまで数時間かかります。

すぐにダウンロードが可能になると考えていると、なかなか画面が切り替わらないので不具合かと勘ぐってしまいがちですが、時間がかかる作業なので、その点を認識してダウンロードが可能になるまで待ちましょう。

ダウンロードが可能になるとメールでもメッセージが送られるので、受け取ったメールからダウンロード手続きを行えます。

次に、Gmailの連絡先をエクスポートしてバックアップ保存する方法について解説します。

Gmailの連絡先をエクスポートする際の保存データのファイル形式は、「Google CSV形式・Outlook CSV形式・vCard（iOSの連絡先）」の3択から選択できます。

Googleアカウントに登録されている「連絡先」をエクスポートするには、まず、エクスポートするGoogleアカウントでログインした状態で、Google連絡先管理サイト（contacts.google.com）にアクセスします。

Google連絡先管理サイトが開いたら、画面左側に表示されているメニュー内の「エクスポート」をクリックします（表示が見当たらない場合は、「もっと見る」をクリックすると表示されます）。

エクスポートする「連絡先」と保存データのファイル形式を選択する画面が表示されるので、エクスポートする「連絡先」と任意のファイル形式を選択して「エクスポート」をクリックするとファイルがダウンロードされます。

Gmailデータのエクスポートは、Gmailのデータ整理に活用できます。普段、あまり使用しないデータはエクスポートしてバックアップデータとして保存し、実際のGmailのデータベースからは削除することで、Gmailの利用可能データ容量を確保できます。また、Gmailのインターフェイス上も整理されるので作業効率が上がります。

Gmailのデータを削除する際の注意点は、基本的なことですが一度削除したデータは復元できないので、バックアップデータは必ずとっておきましょう。

後になって削除した過去のデータを検索することはできないので、データバックアップは面倒に思わずにリスク管理として確実に行っておく方が無難です。

Gmailのメールデータをエクスポートしておきましょう。データのバックアップという意味合いはもちろんですが、Gmailのデータベースの整理という意味でも、エクスポートをする価値はあります。

Gmailのメールデータをエクスポートしておけば、Gmailのデータベース上のデータは削除できるので、Gmailのインターフェイス上も整理されて、空き容量確保と作業効率の向上につながります。