【Windows Liveメール】署名の挿入方法!作成手順や設定の方法を解説!

パソコンで利用できるメールソフトには、OutlookやWindows Liveメールなどがありますが、署名は設定していますか。署名はメールソフトの便利な機能です。本記事では、Windows Liveメールで署名を挿入する方法について解説していきます。

【Windows Liveメール】署名の挿入方法!作成手順や設定の方法を解説!のイメージ

目次

  1. 1Windows Liveメールの署名って何?
  2. 2Windows Liveメールの署名の作成・挿入方法を解説
  3. 3Windows Liveメールに署名するメリット・デメリット
  4. 4Windows Liveメールに署名を挿入して送信してみよう

Windows Liveメールの署名って何?

Windows Liveメールの署名とは何かを解説していきます。

メールに差出人の名前・電話などの情報を挿入すること

Windows Liveメールの署名とは、メールに差出人の名前・電話などの情報を入れることです。署名が挿入されるのは、メール本文の最後になります。署名を入れることで、誰からのメールが届いたのかがすぐに分かるようになっています。

よって、ビジネスでWindows Liveメールを利用する場合は、メールに差出人の名前・電話などの情報を入れることは、必須と言えます。

メール形式について

Windows Liveメールのメール形式とは、テキスト形式とHTML形式の2つがあります。まず、テキスト形式とは、文字を入力しただけのスタンダードなメール形式です。それに対して、HTML形式とは、文章の中に画像データを埋込むことができる形式です。テキスト形式とは異なり、画像データを入れることができるため、見た目も良くなります。

メール署名の例を紹介

メール署名の例を紹介していきます。上下に帯をつけることで、本文と分けることができ、分かりやすくなります。また、帯によって与える印象が変わってきます。参考にしてみてください。

Windows Liveメールの署名
Windows Liveメールの署名
Windows Liveメールの署名

帯の部分を■にすると、そこだけが目立ってしまうため、あまりおすすめできません。

Windows Liveメールの署名の作成・挿入方法を解説

Windows Liveメールの署名の作成・挿入方法を解説していきます。

テキスト形式で新規作成する手順

Windows Liveメールで署名を挿入する方法

テキスト形式で新規作成する手順は、「Windows Liveメール」を起動して、「ファイル」「オプション」「メール」をクリックします。

Windows Liveメールで署名を挿入する方法

「署名」「新規作成」をクリックします。

Windows Liveメールで署名を挿入する方法

署名の名前を変更したい場合は、「名前の変更」「署名#1」をクリックして編集してください。次に、「テキスト」にチェックを入れて、「差出人の名前・電話などの情報」を入力します。差出人の名前・電話などの情報を入れることができたら、「OK」をクリックしてください。そうすれば、テキスト形式で署名を設定することができます。

作成済みの署名を変更する方法

Windows Liveメールで署名を挿入する方法

作成済みの署名を変更する方法は、「Windows Liveメール」を起動して、「ファイル」「オプション」「メール」「署名」をクリックします。そして、署名の編集欄で「差出人の名前・電話などの情報」を変更してください。変更できたら、「OK」をクリックします。そうすれば、作成済みの署名を設定変更することができます。

ファイル形式で署名を入れる手順

Windows Liveメールで署名を挿入する方法

ファイル形式で署名を入れる手順は、「Windows Liveメール」を起動して、「ファイル」「オプション」「メール」「署名」をクリックします。そして、「ファイル」にチェックを入れて、「参照」をクリックして設定する「ファイル」を選択してください。

ファイルを選択したら、「OK」をクリックします。そうすれば、ファイル形式で署名を入れることができます。

署名に画像を挿入する方法

署名に画像を挿入するためには、html形式のファイルを作成しなければいけません。html形式のファイルを作成する方法は、htmlエディタで作成する方法とソフトで作成・編集する方法があります。ここでは、それぞれを解説していきます

htmlエディタで作成する場合

Windows Liveメールの署名に画像を入れるためのソフト

html形式のファイルを作成する方法は、htmlエディタで作成する方法があります。この方法は、プログラム用語を設定することで、画像を入れることができるものです。プログラム用語の設定・編集は、専用のエディタを利用して行っていきます。

専用のエディタとは、「Crescent Eve」です。Crescent Eveは無料のフリーソフトになっていますので、「ダウンロード」して作成してください。

ソフトで作成・編集する場合

html形式のファイルを作成する方法は、ソフトで作成・編集する方法があります。文書作成ソフトには、html形式でファイル保存できるものがあります。よって、「文書作成ソフト」を利用して、作成・保存を行ってください。ただし、文書作成ソフトによっては、Windows Liveメールで読み込めない場合があります。

署名を挿入する位置の設定方法

署名を挿入する位置の設定方法について解説していきます。

規定値の署名の位置はメッセージの下部

Windows Liveメールで署名の位置を変更する方法

規定値の署名の位置はメッセージの下部になっています。よって、メールの上部に設定したい場合は、「Windows Liveメール」を起動して、「ファイル」「オプション」「メール」「詳細設定」をクリックします。そして、「メッセージの下部に署名を挿入する」のチェックを外します。チェックを外したら、「OK」をクリックします。

署名入りメールを送信する方法

Windows Liveメールで署名入りメールを送信する方法

署名入りメールを送信する方法は、「Windows Liveメール」を起動して、「ファイル」「新規作成」「電子メールメッセージ」をクリックします。

Windows Liveメールで署名入りメールを送信する方法

「挿入」「署名」「署名#1」をクリックします。

Windows Liveメールで署名入りメールを送信する方法

署名が挿入されていることを確認したら、「宛先」「件名」「本文」を入力して、「送信」をクリックします。

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Windows Liveメールに署名するメリット・デメリット

Windows Liveメールに署名するメリット・デメリットについて解説していきます。

メールに署名を挿入するメリット

メールに署名を挿入するメリットについて解説していきます。

一目で差出人とのコンタクト情報が分かる

メールに署名を挿入するメリットとは、一目で差出人とのコンタクト情報が分かることです。署名には、名前・住所・電話番号などの情報が入っています。よって、すぐに差出人のコンタクト方法が分かるようになっています。

ホームページアドレス情報なども付け加えることができる

メールに署名を挿入するメリットとは、ホームページアドレス情報なども付け加えることができることです。ビジネスメールなどは特にそうですが、ホームページアドレス情報を入れることで、相手にすぐに見てもらうことができるのです。

一度作成しておけば次から手間がかからない

メールに署名を挿入するメリットとは、一度作成しておけば次から手間がかからないことです。メール作成の際に、毎回入力する必要がなくなり、間違って入力することも防ぐことができるのです。

メールに署名を挿入するデメリット

メールに署名を挿入するデメリットについて解説していきます。

住所などの変更を忘れることがある

メールに署名を挿入するデメリットとは、住所などの変更を忘れることです。会社の住所や電話番号などが変更になった場合、署名も変更しておかないと間違った情報を、相手にメールで送信してしまうことになります。

署名内容によっては相手に悪い印象を与えることもある

メールに署名を挿入するデメリットとは、署名内容によっては相手に悪い印象を与えることです。ビジネスメールでは特に、署名には気をつけなければいけません。なぜなら、あまりにも派手な署名の場合、悪い印象を与えてしまうためです。

複数署名がある場合の送信ミス

メールに署名を挿入するデメリットとは、複数署名がある場合の送信ミスがあることです。署名を複数作成している場合、ビジネス用とプライベート用に使い分けていることが多いです。しかし、ビジネスメールを送信する際に、間違ってプライベート用の署名を選択してしまうことがあります。

特殊な記号は文字化けすることもある

メールに署名を挿入するデメリットとは、特殊な記号は文字化けすることです。特殊な記号に関しては、受け取り側によっては、文字化けしてしまい作成した通りに表示されないのです。

長い署名は受け取り側で文字崩れする可能性がある

メールに署名を挿入するデメリットとは、長い署名は受け取り側で文字崩れする可能性があることです。PCであれば問題ありませんが、長い署名をスマホで見た場合、文字崩れしてしまいます。

ビジネスメールで署名を挿入する場合の注意点

ビジネスメールで署名を挿入する場合の注意点について解説していきます。

社外用途の場合

社外用途の場合は、差出人のコンタクト情報が正確に入っていなければいけません。一目で差出人とのコンタクト情報が分かることが重要です。よって、会社名・部署・名前・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレスなどは最低限必要です。相手が名刺をわざわざ見ないと分からないということにはなってはいけません。

また、自社のキャンペーン情報を載せすぎることは避けるようにしてください。多少載せることは問題ありませんが、本文よりも長くなると相手に悪い印象を与えてしまいますので、注意するようにしてください。また、住所・電話番号などが変更になった場合は、署名もすぐに変更して、間違った情報を送信しないようにしてください。

社内用途の場合

社内用途の場合は、社外とは違い差出人の情報は必要最低限にしてください。よって、部署・名前・電話番号程度で充分です。会社名や住所などは必要ありませんので、注意するようにしてください。

プライベートメールで署名を挿入する場合の注意点

プライベートメールで署名を挿入する場合の注意点とは、住所や電話番号などの情報はあまり載せないようにすることです。なぜなら、SNSだけのやり取りしかしない相手に、個人情報を教える必要はないためです。よって、送信する相手を考えて、署名を挿入するようにしてください。

受け取り側での見え方はそれぞれ異なる

メールの署名は、送信側と受け取り側で見え方がそれぞれ異なる場合があります。特殊な記号と利用している場合、文字化けの原因になります。また、受け取り側がスマホの場合は、文字崩れする可能性があります。

そして、html形式の署名を送信した場合も、受け取り側が対応していないメールソフトを利用していれば、読み込むことができません。よって、その点を理解した上で、署名を作成する必要があります。

Windows Liveメールに署名を挿入して送信してみよう

今回は、Windows Liveメールに署を挿入する方法について解説しました。署名にはメリット・デメリットがあります。その点を理解した上で、Windows Liveメールに署名を挿入して送信してみてください。

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leiyu
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