スプレッドシートの他人への共有方法!編集権限の設定や共有できない時は?

Googleスプレッドシートを他人に共有するための方法について解説します。Googleスプレッドシートを共有する時に設定できる編集権限の設定などについても解説します。Googleスプレッドシートを利用して、効率的に作業しましょう。

スプレッドシートの他人への共有方法!編集権限の設定や共有できない時は?のイメージ

目次

  1. 1スプレッドシートを共有するメリットとは?
  2. 2スプレッドシートを他人に共有する方法
  3. Googleアカウントと紐付けして共有
  4. URLでシートを共有
  5. 3スプレッドシートの共有を解除・編集する方法
  6. Googleアカウントと紐付けした共有を解除
  7. URLでシートを共有した人を解除
  8. 4スプレッドシートの共有権限設定
  9. 特定シートを共有する
  10. 範囲を制限して共有する
  11. シートを保護して共有する
  12. パスワードを設定してセキュリティ向上
  13. 閲覧のみの公開設定で共有する
  14. 5スプレッドシートを共有できない場合の原因
  15. シークレットモードになっている
  16. Googleアカウントにログインする
  17. 6スプレッドシートを共有すれば仕事も効率UP

スプレッドシートを共有するメリットとは?

spreadsheet

Googleスプレッドシートは、有料のExcelと違いGoogleアカウントさえあれば無料で利用できる表計算シートです。Googleスプレッドシートは、設定などで他人に対して共有などができるようになっています。

Googleスプレッドシートを共有することで、複数のユーザーで同時作業が可能となるのです。共有すればそれによって作業効率も向上します。ここでは、スプレッドシートの共有方法や共有の設定方法を紹介します。

スプレッドシートを他人に共有する方法

では、実際にGoogleスプレッドシートを他人に共有するための方法とは、いったいどのようなものなのでしょうか。ここからは、Googleスプレッドシートを他人に共有するための方法について解説していきます。

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを紐付けするか、URLをコピーして他人に教えることで他人に対して共有できます。ここでは、その二つの共有方法についてそれぞれ詳しく解説していきます。

Googleアカウントと紐付けして共有

Google

スプレッドシートでは、Googleアカウントを紐付けする方法で他人にシートを共有できます。では、Googleアカウントを紐付ける方法で他人に共有する、具体的な方法とはいったいどのようなものなのでしょうか。

Googleアカウントを紐付ける方法での共有は、共有したアカウント間でしか共有したシートを見ることはできず、編集もできません。よって、よりセキュリティの面を重視したい場合は、Googleアカウントの紐付け方法で他人に共有しましょう。

この方法でシートを他人に共有するには、最初に共有したいシートを開き、右上の共有ボタンをクリックしましょう。そうすると、メールアドレスを入力する欄が出るため、共有する相手のメールアドレスを入れましょう。

最後に、編集可能な編集者、コメントが可能なコメント可、閲覧のみ可能な閲覧者のうちの権限を設定しましょう。そして"完了"をクリックすれば、Googleアカウントでの共有は完了です。

URLでシートを共有

では次に、スプレッドシートをURLで他人に共有するための方法について解説していきます。スプレッドシートをURLで共有すると、URLを知ってさえいれば誰でも閲覧、編集ができるため、セキュリティでは少し劣ります。

しかし、元々スプレッドシートはオンラインのGoogleドライブに保存されます。公開されてはいけない大事な情報をスプレッドシートに書き込むこと自体が少ないでしょう。そのため、利便性ではURLが上です。

やり方は、まずは右上の共有をクリックし、その後の画面で"共有可能なリンクを取得"という部分をクリックしましょう。そうすると、画面にリンクと権限の設定がそれぞれ表示されるため、権限の設定をしましょう。

権限の設定には、編集までできる編集者、コメント可、閲覧のみの閲覧者と、権限の設定はアカウント紐付けの時と変わりはありません。権限以外の詳細設定もできます。そのため、必要に応じて権限の設定を変えましょう。

スプレッドシートの共有を解除・編集する方法

スプレッドシートを共有したり、共有先の権限を設定するための方法について解説しました。スプレッドシートを共有することで、作業効率はアップしますが、スプレッドシートの共有で問題が発生することも有り得ます。

では、スプレッドシートの共有において問題が起こった場合は、いったいどのようにしたらよいのでしょうか。ここからは、スプレッドシートの共有を自分で解除したり、編集したりする方法について解説していきます。

Googleアカウントと紐付けした共有を解除

では、最初にGoogleアカウント紐付けによる共有のみを解除するための方法について解説していきます。アカウント紐付けの共有のみを解除する方法は、さほど難しくはありません。共有で問題があった場合は早めに解除しておきましょう。

まずは共有をクリックし、「他〇人と共有しています」をクリックしましょう。そうすると、共有している相手の一覧が表示されるため、そこから権限を編集したり、共有を解除できます。「変更を保存」をクリックするのは忘れないようにしましょう。

URLでシートを共有した人を解除

では、スプレッドシートをURLで共有した場合、URLは誰が知るかわかりません。その場合、URLの共有を解除したり編集する方法はあるのでしょうか。URLでスプレッドシートを共有した場合も、解除や編集が可能です。

この共有のみを解除、編集する場合も、まずは共有をクリックして、権限の設定を開きます。そこから「オフ」を選択しましょう。そうすることで、URLからはスプレッドシートにアクセスできなくなります。

スプレッドシートの共有権限設定

ここまでは、Googleスプレッドシートの共有方法や編集者、閲覧のみの閲覧者などの簡単な権限の設定について解説しましたが、Googleスプレッドシートの共有においては、更に細かく共有条件や権限について編集可能です。

例えば、特定のセルのみやシートのみを編集できるようにしたり、閲覧のみの共有にすることで、共有先の編集に制限を加えたり、編集する際に確認メッセージを表示させるようにしたりなど、Googleスプレッドシートの共有における権限設定は多岐にわたります。

では、Googleスプレッドシートの共有でそのような特殊な権限設定でGoogleスプレッドシートを共有するためには、いったいどのような方法で共有すればよいのでしょうか。

Googleスプレッドシートの共有権限設定を利用することで、作業の分担や管理などが非常に簡単になるのです。そのため、細かい共有権限設定はGoogleスプレッドシートを共有する上では重要です。

特定シートを共有する

Googleスプレッドシートの共有権限設定では、特定のシートのみを閲覧、編集できるように共有することも可能です。では、Googleスプレッドシートのこの共有方法には、いったいどのような利点があるのでしょうか。

Googleスプレッドシートで特定のシートのみを閲覧、編集できるように共有すると、Googleスプレッドシート上での作業において、編集できるシートの使い方や注意書きなどを編集できない別のシートに書くなどのことができます。

Googleスプレッドシートで特定のシートのみを共有するためには、「importrange()」というコマンドを利用する必要があります。
では、何故このような特殊コマンドが必要なのでしょうか。

編集できないように共有するためには後述する方法でシートを保護すれば良いですが、閲覧もできないように特定シートのみを共有するためには、「importrange()」コマンドが必要となるのです。

範囲を制限して共有する

Googleスプレッドシートでは、シート内の特定の範囲のみを閲覧のみで編集できないように制限して共有することも可能です。では、その共有はどう共有したらよいのでしょうか。また、その共有方法だとどんなメリットがあるのでしょうか。

Googleスプレッドシートでシート内の特定の範囲を制限して共有することで、共有相手に入力する必要のない部分を勝手に編集させられることを防げます。より作業の管理がスムーズに行えるようになるのです。

Googleスプレッドシートで共有する範囲を制限するためには、セルの保護を使って共有します。セルの保護とは、入力する一つ一つのセルを編集できないようにしたり、編集時に確認メッセージを表示するようにすることです。

セルを保護して共有するためには、共有するシートで保護したいセルをカーソルを合わせて右クリックします。そうすると「シートの保護」と出るため、そこを選択して範囲を選べば完了です。

シートを保護して共有する

Googleスプレッドシートでは、特定のシートのみを表示専用にして、編集できるのは自分のみとなるように共有できます。では、そのようにシートを保護しての共有には、どんなメリットが存在しているのでしょうか。

特定のシートを保護して編集できないように共有することで、管理者による作業の集計専用のシートなどを一つの共有するGoogleスプレッドシートにまとめられるようにできます。また、表示専用の注意書きなどもできます。

では、シートを保護して共有するためには、どのような共有方法を使うのでしょうか。シートを保護して共有するためには、共有するスプレッドシートの画面下部のシート一覧で、保護したいシートにカーソルを合わせます。

そして右クリックすると「シートの保護」という項目があるためここをクリックしましょう。そうすると、共有権限設定が表示されるため、用途に合わせて閲覧のみか確認メッセージの表示かを選んで共有しましょう。

パスワードを設定してセキュリティ向上

GoogleスプレッドシートはオンラインのGoogleドライブに保存されるため、万が一で重要な情報が漏れ出てしまう可能性もあるかもしれません。では、そのような場合どうしたらよいのでしょうか。

Googleスプレッドシートのセキュリティを向上させるためには、スプレッドシートにパスワードを導入することをおすすめします。パスワードを設定することで、URLとパスワードを知っている人しかアクセスできなくなります。

パスワードを設定して共有するためには専用のテンプレートを下からコピーしましょう。そしてシートを開いたら、メニューバーの「Protect File」から「Initialize」を選択してください。

そして画面の指示に従って進めたら、再びメニューバーの「Protect File」から「Encrypt File」を選択すると、パスワードの設定画面が表示されるため、ここでパスワードを設定してから共有できます。

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閲覧のみの公開設定で共有する

自分のまとめた表などをURLで多くの人に見せるだけで、編集などはさせたくない場合は、閲覧のみの公開設定でGoogleスプレッドシートを共有できます。自分の資料を公開するだけの場合にはおすすめできる共有方法です。

閲覧のみの公開設定でGoogleスプレッドシートを共有する場合は、Googleスプレッドシートのシート全体での共有設定となるため、前述した共有方法を利用するだけで権限範囲を指定して共有できるようになっています。

Googleスプレッドシートの共有権限を閲覧のみにするためには、まず右上の共有ボタンをクリックしましょう。そうすると「共有可能なリンクを取得」という部分があるので、それをクリックしてください。

そうすると、Googleスプレッドシートの共有リンクと、共有権限設定が表示されます。ここの共有権限設定で「閲覧者」を選択すれば、共有先は閲覧専用となるスプレッドシートの共有が完了します。

スプレッドシートを共有できない場合の原因

今まで紹介してきた方法を利用しても、何故かGoogleスプレッドシートの共有ができない時があります。Googleスプレッドシートの共有ができなくなっている場合には、いったいどのような原因が考えられるのでしょうか。

ここからは、Googleスプレッドシートが共有できない時に考えられる原因と、その対処方法とはいったいのどのようなものなのかを解説していきます。共有したいスプレッドシートの設定を今一度チェックしてみてください。

シークレットモードになっている

Googleスプレッドシートが共有できなくなった場合には、シークレットモードが原因と考えられるかもしれません。Chromeなど、使っているブラウザでシークレットモードでスプレッドシートを開いてみましょう。

もしシークレットモードでスプレッドシートが開けるならば、ブラウザが原因となっている可能性が高いです。拡張機能が妨げになっている可能性もあります。そのため、ブラウザ変更や、拡張機能の停止を試してみてください。

Googleアカウントにログインする

Chrome

Googleスプレッドシートが共有できなくなっている場合は、Googleアカウントにログインしていないことが原因かもしれません。他の人からの共有でシートの権限を与えられている場合は、その可能性が高いです。

他の人からGoogleアカウント紐付けのメールアドレスで権限を与えられている場合は、その権限を持つGoogleアカウントにログインしていなければシートにアクセスできません。そのため、ログインしましょう。

スプレッドシートを共有すれば仕事も効率UP

表

以上がGoogleスプレッドシートの共有方法です。Googleスプレッドシートは共有においてExcelにはない便利な機能を多く備えています。

そのため、共有して複数人で効率的に作業したい場合は、Googleスプレッドシートを利用することをおすすめします。ぜひGoogleスプレッドシートの共有を利用してみてください。

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この記事のライター
ダイキ
形式に沿った読みやすい記事を書いていきたいです よろしくお願い致します

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