Outlookのアドレス帳や連絡先をエクスポート・インポートする方法！データのバックアップは計画的に！

Outlookをご存知でしょうか。OutlookはMicrosoft社のOfficeに含まれるソフトで、メールの送受信やアドレス帳管理などができるメールソフトです。仕事の大事な取引先や顧客の連絡先をOutlookのアドレス帳で管理している方もいらっしゃるでしょう。便利な機能も多く、たくさんの方に愛されているメールソフトです。

Outlookを使い始めるときには様々な設定が必要になりますが、設定は簡単にできます。その点でユーザーファーストなメールソフトと言えるでしょう。例えば、GmailをOutlookで受信／同期したいときや、Outlookのメールを他のメールアドレスに転送したいときでも、簡単に設定できます。

そんな便利に使えるOutlookですが、ちょっとしたトラブルでアドレス帳のデータを失うことになってはいけません。Outlookのアドレス帳は、計画的にバックアップしておき、大事な情報を守れるようにしておきましょう。方法は、Outlookの連絡先をエクスポートし、そのエクスポートしたデータファイルを保存しておくことで連絡先を守れます。

ここからはOutlookのアドレス帳の連絡先をエクスポートする方法について紹介していきます。エクスポートしたデータファイルを保存しておき、連絡先をバックアップしておきましょう。ここでは、Outlook2010以降での連絡先のエクスポートの方法について見ていきましょう。

エクスポート可能なファイル形式を確認しておきましょう。以下のファイル形式でエクスポートができます。

• Outlookデータファイル（.pst）
• テキストファイル（カンマ区切り）

以上２つのファイル形式でバックアップが可能です。連絡先のバックアップが目的であれば、Outlookデータファイルでエクスポートすればいいでしょう。一方、テキストファイルでエクスポートすると、データの加工・分析といったことも可能になります。

以下、Outlook2010以降でのアドレス帳の連絡先のエクスポート方法です。さっそく手順を確認していきましょう。まず、"ファイル"タブを開き、"オプション"をクリックします。

次に、"詳細設定"タブを開き、"エクスポート"をクリックします。

"ファイルにエクスポート"を選択し、"次へ"をクリックします。

エクスポートするファイルの種類を選択します。ここでは、"Outlookデータファイル（.pst）"を選択し、"次へ"をクリックします。

エクスポートするフォルダーの選択画面が出てきますので、"連絡先（このコンピューターのみ）"を選択し、次へをクリックします。"サブフォルダーを含む"のチェックは必要に応じてつけてください。

エクスポートするファイルの名称を確認・設定し、オプションを選択して、"完了"をクリックします。

オプションでパスワードの追加が出来ます。必要であれば適宜設定し、"OK"をクリックすれば完了です。Outlook2010以降の場合は、このようにして連絡先のエクスポートができます。こちらの方法で、こまめに連絡先のバックアップを取るようにしましょう。

さて、もしもパソコンでトラブルが起きてOutlookのアドレス帳が消えてしまったとしましょう。その時には、バックアップしていた連絡先をOutlookにインポートすれば、アドレス帳のデータを復帰できます。また、他のパソコンにアドレス帳を移行したい、というときにも連絡先のファイルをインポートすればOKです。Outlook2010以降における連絡先をインポートする方法を確認していきましょう。

以下、Outlook2010以降でのアドレス帳の連絡先のインポート方法です。さっそく手順を確認していきましょう。まず、"ファイル"タブを開き、"開く／エクスポート"をクリックします。次に、"インポート／エクスポート"をクリックします。

"他のプログラムまたはファイルからのインポート"を選択し、"次へ"をクリックします。

インポートするファイルの種類を選択します。ここでは、"Outlookデータファイル（.pst）"を選択し、"次へ"をクリックします。

インポートするファイルの名称を確認・設定し、オプションを選択して、"次へ"をクリックします。

"インポートするフォルダーの選択"のところで、"連絡先"を選択し、"完了"をクリックすればインポート完了です。"サブフォルダーを含む"のチェックは必要に応じてつけてください。また、インポート先についても必要に応じてつけて設定してください。

Outlook2010以降の場合は、このようにして連絡先のインポートができます。万が一、連絡先の移行が必要になったら、このような手順でデータをインポートしましょう。

最後に、Outlookからエクスポートした連絡先をバックアップに移行する方法について確認していきます。エクスポートした連絡先をパソコン上にバックアップしただけでは安心できません。もしもパソコンがクラッシュしてしまっても、バックアップを移行しておけば、連絡先を守れます。連絡先の移行について見ていきましょう。

まずは、CDやDVDなどのディスクメディアにデータを保存する方法です。お使いのパソコンにCD／DVDドライブが搭載されていれば、ディスクメディアにデータを移行して保存しておけます。メリットは、CD-Rなどの上書きできないメディアであれば、半永久的にデータを保存しておける点です。大事なデータであればこの方法で保存しておくのがよいでしょう。

一方で、最近のノートパソコンにはCD／DVDドライブが搭載されていないことがあり、ディスクメディアに保存できない場合があります。この場合には、他の方法で保存を考えなければなりません。また、メディアを保管しなければならなかったり、持ち運びをしなければならなかったりも手間というのもデメリットかもしれません。

次に、USBメモリにデータを保存する方法です。この方法であれば、パソコンにCD／DVDドライブが搭載されていなくでも、USB端子さえあればデータを移行して保存できます。また、最近のUSBメモリはかなり大容量なものもありますので、サイズの大きいデータに耐えられる点はメリットと言えるかもしれません。

ただし、手軽に書き込みや編集ができるが故に、うっかりデータを消してしまうということが起こりがちです。せっかく保存したデータをうっかり上書きしないように気を付けましょう。また、ディスクメディア同様に、保管や持ち運びが必要という点がデメリットになり得ます。

最後に、オンラインストレージにデータを保存する方法です。インターネット環境さえあれば、オンラインストレージにデータを移行し保存しておけます。最大のメリットは、メディアやUSBメモリのように、モノを保管したり持ち運びしたりの手間がない点です。いつでもどこでも、インターネットさえ繋がっていればデータにアクセスできます。

ただし、当然ながらインターネットに繋がっていなければデータにアクセスできませんので、その点がデメリットと言えるでしょう。また、USBメモリと同様に、うっかり上書きしてしまったということも起こり得ます。データの管理には十分に気をつけましょう。

Outlookのアドレス帳のバックアップについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。メールソフトとしてとても便利なOutlookですが、大事な連絡先が突然消えてしまうことも考えておかなければなりません。そうなってもいいように、連絡先のバックアップはこまめにしておきましょう。

また、バックアップするときには、ディスクメディア・USBメモリ・オンラインストレージの中から複数の方法で保存しておくと、万全の体制でデータをバックアップしておけます。自分の環境にあった連絡先のバックアップをしてください。