Outlookでメールを振り分ける方法！フォルダの設定や仕分け自動化を解説！

この記事では、Outlookのメールアプリを使って受信トレイに送信されてきたメールを振り分けるということに関して焦点を当てて特集を進めていきます。Outlookで多くのメールを管理するという方は、地道に仕分けをするよりも、設定から自動的メールを振り分けるルール設定を作成しておくことで、よりメール管理の効率がアップします。

さっそくOutlookのメールアプリを使って、メールを仕分けするルールを作成していきましょう。ここからはOutlookのメール仕分けルール設定のやり方について説明していきます。受信トレイのメールを仕分けしたフォルダに自動的に移動させる手順から、自動振り分け設定のチェック方法、そしてルール作成で自動振り分けをする方法を紹介します。

Outlookを使ってメールフォルダにメールを自動的に移動させるためには、仕分け先のフォルダをいくつか作成しておく必要があります。ジャンル分けするために様々なシチュエーションのフォルダを作成しておきましょう。メールフォルダをジャンルごとに作成しておくことで、どのようなメールが送信されてきたのかを簡単に把握できるようになります。

Outlookでフォルダを作成しましたら自動振り分け設定をします。この時に「自動仕分けウィザード」とい機能を利用して振り分けていきます。仕分け設定のやり方は後程詳しく説明していきます。自動仕分けウィザードによってメールが仕分けされているかをチェックするには、そのフォルダを開き、メールが意図したとおりに入っているかを見ます。

また、独自のルールを作成してメールを自動振り分けすることも可能です。こちらについてもシチュエーションごとに仕分けルールを設定しておくことで、最初からどのようなメールが届いたのかを簡単に把握できるというメリットがあります。仕分けルールを作成するには「ファイル」をクリックしてください。

先ほど話に出てきました「自動仕分けウィザード」の設定方法について解説します。Outlookで「ホーム」の中にある「ルール」をクリックしてください。「仕分けルールと通知の管理」から「新しい仕分けルール」をクリックすることで起動します。この中から仕分けのテンプレートを選択することも可能ですのですぐにルール設定ができます。

特定のユーザーからのメールをフォルダに仕分けしたい場合は、「受信メッセージにルールを設定する」から「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択することでそのユーザーのアドレスの一部を入力すれば、そのアドレスだけが自動的に振り分けされることになります。よく使う仕分けのパターンでもありますので覚えておきましょう。

事前にOutlookの受信トレイで作成したフォルダにメールを振り分けるやり方についても紹介します。上記のやり方で差出人振り分けをしましたら「次へ」をクリックします。「指定フォルダーへ移動する」を苦陸することで受信トレイで作成した自分のフォルダに振り分けできるようになっています。必要に応じてそれぞれ設定しましょう。

Outlookで特定の人からのメールをアドレスで振り分け設定して、自分が受信トレイで作成したオリジナルのフォルダに振り分け設定をするやり方について解説してきました。ここからは、Outlookで過去のメールを設定したルール・条件通りに振り分ける方法について解説していきます。

過去のメールを受信トレイで振り分けするには、先ほど作成したルールの作成の画面をもう一度開き、「仕分けルールの実行」をクリックすることで受信トレイにある過去のメールを自動的にそのルールで仕分けしてくれます。新しく設定したルールであってもその後から手動で移動させる必要はありません。効率よく振り分けしてしまいましょう。