Microsoft Accessとは？データベース作成ソフトを使ってできることは？

本記事冒頭の本章ではMicrosoftのAccessについて詳しく解説していきます。Microsoft Accessは、プライベートでMicrosoftを利用している人にとっては、あまり馴染みのないソフトウェアではないでしょうか。Microsoft Accessをうまく活用することで、データベースの管理が圧倒的に簡単になります。

Microsoft の「Access」とは、Microsoft社がWindowsユーザー向けに販売している「データベース作成ソフト」です。「Office Proffecional」に標準搭載されているソフトウェアアプリケーションで、Microsoft Accessのソフトウェア単体でもMicrosoftホームページで販売されています。

データベースといえばExcelが代表的なソフトウェアですが、Microsoft AccessとExcelの大きな違いは、アプリケーションソフト内でデータベースを開発・カスタマイズできるという点です。

Microsoft Accessにインストールされているテンプレートも利用できます。簡単なデータベースの作成から、高度なデータベースにも適しているアプリケーションソフトであると言えます。

そもそも、データベースとはいったい何なのでしょうか？普段プライベートでWindowsを利用する上で、データベースを利用する頻度がそこまで多くないので、ピンと来る人が少なくありません。ここでは「データベース」について紹介していきます。

「データベース」でできることは、「大量のデータ」を蓄積・保存・活用です。例えば、Amazonで大量の商品を販売する時に、商品名や商品コード、売値、仕入れ先など様々な情報を入力し、必要な情報だけの抽出や、商品管理にも利用できます。

応用方法次第では、様々な場面で利用される「データベース」ですが、この「データベース」を作成する上で、おすすめしたいソフトが「Microsoft Access」となります。

前の章では「Microsoft Access」の特徴を述べましたが、具体的な「Excel」ソフトウェア・アプリケーションとの違いがうまく分からなかった人が多いでしょう。本章では、「Excel」との違いや、「Microsoft Access」を利用するメリットについて詳しく解説していきます。

まず結論から先に述べると、「Excel」と「Access」はまったく異なるソフトウェア・アプリケーションです。Excelでできることと「Access」でできることは、一部重複していますが、あくまでもAccessは「データベース管理ソフト」で、Excelは「表計算ソフト」となります。

Microsoft Accessでできることを詳しく解説していきます。本章で紹介するMicrosoft Accessでできることを把握しておけば、Excelとの違いが明確化します。また、大量の顧客管理や物品管理をする人にとっても、Microsoft Accessは重要なツールです。Microsoft Accessについて詳しい認識を持っておきましょう。
 

Microsoft Accessの大きな特徴は大量のデータを保存・蓄積できる点です。Microsoft Excelでは、1つのワークシートに最大で「104万8,576行」までデータを入力・保存・蓄積ができますが、Microsoft Accessの場合は最大で2GB保存データ量の上限はありますが、保存できる行の上限はありません。

Microsoft Accessのもう一つの大きな特徴は、入力・保存・蓄積したデータを様々な方法で抽出し取り出すことができます。Excelにはない機能で、膨大なデータベースから必要なデータをすぐに取り出せるのが、Microsoft Accessを利用する大きなメリットの１つとなります。

また、データを取り出すときにも、数値などの情報を集計、複数のテーブルと合算・結合してデータを抽出することや、抽出したデータを様々な形式でプリントできるので、ビジネスでも活用することが可能です。帳票・ラベル・リスト形式など印刷のレイアウトの変更も自由自在です。

最後に紹介するMicrosoft Accessの大きな特徴は、データベースシステムを開発できるという点です。そこまで大きくないデータベースであれば、Microsoft Accessに搭載されている基本的な機能を活用することで簡単に開発可能です。また、高度なデータベースシステムの開発も可能な「Access VBA」という機能も搭載されています。

本格的な「在庫管理データベースシステム」や「顧客管理データベースシステム」には、知識と技術が必要です。しかし、専門的なデータベースシステムを開発したいという人にとっても、Microsoft Accessはおすすめできるアプリケーション・ソフトウェアであると言えます。

続いて本章ではMicrosoft Accessが利用できるMicrosoftのエディションを紹介していきます。Microsoftのエディションによっては、Microsoft Accessが標準搭載されていないものもあるので、これからOfficeを購入する人は参考にしてみてください。
 

Microsoft Accessのデータベースファイルをネットワーク共有する場合は、動作が不安定になることがあります。社内やチームでMicrosoft Accessを共有する場合は「Microsoft SQL サーバー」を利用することをおすすめします。

また、異なるMicrosoft Accessのバージョンを利用しているユーザー同士で、データベースの編集・管理をする場合も、動作が不安定になることがあるので注意してください。

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Microsoft公式ページからでMicrosoft Access単体の購入は下記のリンク先にアクセスしてください。

本記事ではデータベース管理に便利な、Microsoft Accessの特徴や価格について紹介しました。ビジネス上でもプライベートでも活用方法は様々です。本記事を参考にMicrosoft Accessを使って、便利なデータベースを開発してみてください。