GmailのメールをOutlookで受信/同期する設定方法！できない時の対処法も解説！

スマートフォンを使う人にとっては、個人のメインメール以外にお手軽に利用できるGmailはとても重要なツールとなっています。他にもフリーのクラウド型メールサービスはありますが、ブラウザの大メジャーであるGoogle Chromeとも同期していて、セキュリティーも日を追うごとに強化されているので、信頼度も高いメールサービスです。

ただ、OutlookなどPC端末インストール型のメールソフトを使っている人は、クラウド型メールサービスのGmailは同期できないのではと考えている人もいるかもしれません。ところがそんなことはないのです。OutlookとGmailの両方を使っている人は両方の設定を整えることで、同期させて一括管理が可能です。

Gmailは基本的にブラウザを通して管理するメールサービスなのでGmailを使用できないOSはありません。WindowsでもMac OSでも使うことができます。

Outlookはどうでしょうか？OutlookはMicrosoft社のメールソフトなのでWindowsで使うイメージが強いですが、Mac OS用のOutlookが現在リリースされていますし、iPhoneでもAndroidでもOutlookアプリが用意されているので、Outlookは現在、一般的に使われている端末で使用できない端末はないと言ってい良いでしょう。

またOutlookはビジネスシーンで長年使用され続けているWindows由来のメールソフトなので、仕事で使う場合はOutlookが使いやすいという人は少なくありません。

Gmailは使う目的によって必要な数のアドレスを取得できますし、Outlookは仕事としてメールを管理するには最適なメールツールといえるので、この2つが同期できれば使い勝手が良いのは言うまでもありません。

GmailのメールをOutlookで受信・同期させて使うには、POP3かIMAPで接続する必要がありますが、メールフォルダで整理されたまま同期させるには、IMAPで接続する必要があります。

POPやIMAPとはメールの受信方式の名称です。その内、IMAP方式は受信したメールをPCではなくサーバーで一元管理するやり方です。サーバーで一元管理することで複数の端末、PC、スマートフォン、タブレットなどで同期させながら管理することができます。つまりどこの端末で作業してもすべての端末で同じようにメールの状態が表示されます。

これに対してPOP方式はPCでメールを管理するやり方で、以前はこの方式が主流でした。POP方式の場合はPCからサーバーに残っているメールの履歴を管理するという発想だったので、例えばPC内でメールを削除してもサーバーでそのメールが残っていたら、他のPCがサーバーにアクセスしたときにそのメールがダウンロードされてしまうという状態でした。

スマートフォンやタブレットも含め複数の端末で情報を管理するようになった現在はクラウド管理（サーバー管理）の方が便利です。そのため最近はIMAP方式が使用されることが多くなってきています。

IMAP方式は便利な分、サーバーの負担が大きく、サーバーが不調になると全体のメール閲覧に支障をきたすというリスクがあったため、従来はPC端末それぞれでデータのバックアップをとるPOP方式の方が一般的に普及していましたが、近年はサーバの機能が向上し、IMAP方式でもより安定した運用が可能になってきています。

GmailのメールをOutlookで受信・同期して使うために、Outlook側で行う設定について説明します。