スプレッドシートのダウンロード方法!ExcelやPDF形式に変換して保存!

ここ数年、圧倒的に普及してきているスプレッドシートを6種類の形式に変換しダウンロードできる方法と、オフラインでダウンロードしたスプレッドシートの使用の仕方を画像を使って解説。Excelより便利にスプレッドシートを使うための設定の解説です。

スプレッドシートのダウンロード方法!ExcelやPDF形式に変換して保存!のイメージ

目次

  1. 1スプレッドシートをダウンロードする利点は?
  2. 2スプレッドシートをダウンロードする方法
  3. 3スプレッドシートをダウンロードしてオフラインで使用する方法
  4. 4スプレッドシートはダウンロードしても便利で使える

スプレッドシートをダウンロードする利点は?

スプレッドシートの画像

ここ数年Excel(エクセル)に代わりスプレッドシートが仕事、学業、趣味などで広く使われるようになりました。スプレッドシートとは、Googleが提供しているwebサービスの一つで、オンラインで利用できる表計算ソフトです。エクセルとスプレッドシートの大きな違いは、無料で使えることが出来、オンラインでデータを共有できる点です。

主流となってきているスプレッドシートをローカルコンピュータにダウンロードし、利用していく方法をご紹介します。

スプレッドシートをダウンロードする方法

パソコンのイラスト画像

スプレッドシートはオンラインで利用できるだけではなく、個人のローカルコンピュータ上に保存することや、Googleドライブ上に保存し、スプレッドシートの編集が可能です。スプレッドシートの保存はただダウンロードするだけではなく6種類の形式を選べ、必要な形式に変換できます。

Microsoft Excel .xlsx
OpenDocument形式 .ods
PDFドキュメント .pdf
ウェブページ .html、zip圧縮
カンマ区切りの値 .csv、現在のシート
タブ区切りの値 .tsv、現在のシート

このように6種類の形式を選んで変換するで様々な用途に合わせてスプレッドシートをダウンロード出来ます。

ファイルから形式を指定してダウンロード

スプレッドシートの画像

スプレッドシートを保存するにはまず、ファイルを開き形式を指定してダウンロードを開きます。

Excel・PDFなど変換して保存したい形式を選ぶ

スプレッドシートの画像

形式を指定してダウンロードを開きますと保存ファイル形式を選ぶ画面が出てきますので、変換したい形式をクリックして下さい。今回はサンプルとしてPDFドキュメント(.pdf)の形で保存した場合を説明します。形式からPDFドキュメントを選びます。

スプレッドシートのダウンロード画面

PDFドキュメントを選びますとスプレッドシートをそのまま印刷するか、エクスポートするかの画面が出てきますので右上にあるエクスポートを押すと保存が出来ます。

パソコンに保存

スプレッドシートのダウンロード画面

エクスポートを押すと画面左下にこのダイアログが出てきますのでスプレッドシートのダウンロードが完了します。そのほかの形式(.xlsx、.ods、.html、zip圧縮、.csv、.tsv)の場合は形式を選んだあとにそのまま保存されます。

スプレッドシートをダウンロードしてオフラインで使用する方法

パソコンを使っている女性の画像

スプレッドシートを保存して利用する際、Googleドライブを使ってオフラインでの編集作業が出来ます。インターネット環境のない場所でもGoogleChromeの拡張機能の一つを使って編集作業をすることが出来るのはスプレッドシートを利用する際の利点の一つでもあります。ここからはスプレッドシートをオフライン使用するための手順を説明します。

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Googleドライブにアクセス

グーグルドライブの画面画像

まずはGoogleドライブにアクセスします。GoogleChromeでGoogleドライブと検索し、Googleアカウントでログインしましたらこの画面になります。

画面右上の歯車をクリックする

グーグルドライブの画面画像

Googleドライブにアクセスしましたらまず、右上にある歯車のアイコンを押して下さい。

設定をクリックする

グーグルドライブの画面画像

歯車のアイコンを押すとこの画像のような画面がでますので設定をクリックして下さい。

オフラインの項目にチェックする

グーグルドライブの画面画像

設定をクリックするとこちらの画面が出てきますのでオフラインの項目にチェックを入れて下さい。

設定完了アラートがでれば完了

グーグルドライブの画面画像

左下にオフラインモードを設定しています、というアラートが出てくるのでそれが設定完了になるか、自然に消えてしまうか、そのどちらかになるとオフラインモードが設定されます。このアラートは右の×を押さない限り設定完了するまで自然に消えることはありませんので気が付いたら消えていた、などというケースもあります。

グーグルドライブの画面画像

左下に出たオフラインモードのアラートが完了しましたら、先ほどチェックを入れたオフラインにチェックが入っているかを再度確認して右上の完了を必ず押して下さい。以上でスプレッドシートをオフラインで使用する際の設定は終わりです。スプレッドシートを編集する際の手順は変わりませんのでオンライン環境下ではない場所でも気軽に編集ができます。

オフラインで編集したスプレッドシートはオンライン環境になった場合に自動で同期され、最新の更新状態になります。

スプレッドシートはダウンロードしても便利で使える

表の画面のパソコン画像

この記事ではスプレッドシートを6種類の形式に変換し、ダウンロードする方法とそれを利用してオフラインでスプレッドシートを使用する方法をご紹介しました。最近ではwifiが使える環境も増えたとはいえ、あらかじめダウンロードしておいたスプレッドシートをオフラインで使用出来る、というのはスプレッドシートならではの機能です。

エクセルに代わり、様々な場所で活躍しているスプレッドシートを便利に使いましょう。

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ライターびび
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