Goolgeスプレッドシートの「検索と置換」でできることと使い方を解説！

Googleのスプレッドシートには検索と置換という機能がついています。この検索と置換の使い方を知っていると知らないのでは大きな違いが生まれます。それはGoogleスプレッドシートの検索と置換という機能が有意義であるからにほかなりません。Excelは使っているけどGoogleのスプレッドシートは使ったことがないという方にもお分かりいただけるようにご紹介します。

実は。Googleのスプレッドシートの検索と置換では色々な使い方ができるようになっています。最初からその特殊な使い方に入るのではなく、基本的な検索と置換の使い方から入るのでご安心ください。なお、すでにGoogleのスプレッドシートを使っていて、特殊な検索と置換を実行したいという方は基本的な使い方の説明を飛ばしてご覧ください。

Googleのスプレッドシートで検索を行う場合はGoogleのスプレッドシートの上部メニューにある”編集”クリックし、”検索と置換”を選択します。開いた画面上で検索と置換を行うことができます。なお、この画面を開くためのショートカットもありますので慣れてきたら、ショートカットキーも覚えてみましょう。

文字列を検索するということは、現在開いているGoogleスプレッドシート上にあるシートやセルの中にある語句を検索するということになります。先ほど開いた画面の検索の横にある空欄に求めている語句を入力します。その後は”検索”をクリックすることで検索内容と合致したセルが青く表示されることになります。

今回ご紹介する使い方の内、検索と対になる置換というのは文字列の置き換えを指します。指定したものだけ、あるいはすべてを置き換えることができます。この置き換えを実行する際にはスプレッドシート上でどの位置き換えをしたいかを考えておかなければなりません。はじめにスプレッドシートの全シートを置き換えをしたい場合についてご紹介します。ご覧ください。

まず、範囲指定を「すべてのシート」に設定し検索します。今回はスプレッドシート上のすべてを置き換えたいので”すべてを置換”を選択します。これで検索が行われた範囲、つまりスプレッドシート上のすべてを置きかえることができます。1つずつを直すのではなく、すでにどの項目をどう直すかが決まっているのであればすべてを置き換えてしまいましょう。

次に検索した文字列の一部だけ置き換えをする方法をご紹介します。置き換えをする一部というのは現在、表示しているシートのみということであれば範囲を”このシート”に設定しましょう。この状態で置き換えをしたい文字列を検索します。このときに範囲を”特定の範囲にすることで検索範囲を変更することもできます。

置き換えたい文字列の検索が完了したら、”置換後の文字列”という所に置き換え後の語句を入力します。入力後に”置換”を押せば青く表示されているセルのみが置き換えられ、”すべて置換”をクリックすれば条件に該当するすべてのセルが置き換えられます。必要に応じて使い分けてみましょう。

さて、ここからはGoogleスプレッドシートの検索と置換においてワンステップ上の使い方についてご紹介します。ここから先の使い方を実践して行くとショートカットキーを使うことでスムーズな作業にになっていきますので、基本的なショートカットキーを含めて検索と置換のショートカットキーも覚えておきましょう。

Googleスプレッドシートでは検索と置換を行う上で条件設定ができます。これは単純な検索だけではユーザーの利便性が損なわれるからです。つまり、条件設定をした上で検索を行えばスプレッドシートの使い方が広がるということです。スプレッドシートを使って、検索機能を使って時短を目指していきましょう。

スプレッドシート上で条件指定する際に多く用いるのは範囲指定でしょう。求める範囲内だけで検索機能を使えますので、シート上にいくつかのデータがあったとしても個別に検索機能を使うことができます。範囲指定をして検索機能を使う場合には先ほどご紹介した”特定の範囲”を上から3番目の空欄に打ち込みます。検索範囲については新しいカラムが右の表示され、その中にある田のようなアイコンをクリックします。

クリックした後に検索したい範囲を選択し”OK”をクリックすれば範囲指定は完了です。もちろん関数のように検索範囲を手入力することもできますが、打ち込む面倒さと時短を考えたときの効率性を考慮すると手入力で検索範囲を指定することはおススメできません。検索範囲の指定は正確さが求められるので範囲に間違いがないかを必ず確認しましょう。

スプレッドシート上では検索パターンも指定することができます。スプレッドシートでは4つの検索パターン指定画できますので、それぞれを簡単にご紹介しておきましょう。検索パターンの指定はチェックボックスの中にチェックを入れるだけで完了します。容易に実行できますので、ふとした時に試してみるのも良いでしょう。

「大文字と小文字の区別」ではアルファベットでAとaを区別して検索するために使います。製品番号などを検索する際に使えます。「完全に一致するセルを検索」にチェックを入れると1文字でも異なる文字列は検索対象になりません。例えばアイウエオと検索した場合、あいうえおかは検索対象から外されることになりますので正確にリストから検索したい場合に使えます。

「正規表現を使用した検索」には注意点が多く存在します。使い方さえ覚えてしまえば難しくはないのですが、他の検索パターンに比べて煩雑なため後ほど詳細をご紹介します。「数式内も検索」は文字通り数式の中身も検索対象となります。デフォルトの検索だと数式の結果が検索対象になりますので、どの関数を使っているのかを検索したい場合にはチェックを入れておく必要があります。

先ほどもお伝えしましたがGoogleスプレッドシートの検索と置換機能を使いこなすためにはショートカットキーも覚えておいた方がいいでしょう。なぜなら、ショートカットキーというのは業務の効率化、時短への貢献へとつながるからです。すべてのショートカットキーを覚えることは難しいですが、必要なもの、検索と置換に関係するショートカットキーは覚えておきましょう。

なお、今回はデフォルト状態でのショートカットをご紹介します。もし、ご自身でカスタマイズしている場合はこの限りではありませんのでご了承下さい。またショートカットキーだけでなく、時短への貢献のためにショートカットの方法もお伝えしますので是非試してみてください。

まず、検索と置換をする際に外せないこととして検索ボックスの表示があります。検索ボックスというのは先ほど検索をした表示のことを指しています。この表示を出すためには「”編集”、”検索と置換”」と順にクリックする必要があります。検索と置換の機能を多用しているとこの工程が非常に面倒に感じられてきます。

この工程の省くために”Ctrlキー+ Hキー”を押しましょう。このショートカットキーを押すことでGoogleスプレッドシート上では検索ボックスを開くことになります。難しいショートカットキーではありません。マウス操作がなくなるため時短になりますし、何より面倒という感覚がなくなるため気楽に使うことができるため長時間の作業にも耐えることができます。

検索画面をショートカットキーで開いたのなら、先ほどご紹介した検索と置換を試してみて下さい。ここに表示されているオプションを問題なく使えるようにするためには時間がはかかりません。検索範囲と検索パターンが正常になっているかを確認し、検索条件が適当になっているを見るだけです。このチェックをするだけですので検索と置換は難しくないと分かるでしょう。

しかし、このチェックを疎かにしてしまうと置換後の変化に気づかずに、後の精査で引っかかり2度手間になってしまうリスクがあります。そのため、オプション画面で置換を行う場合には検索範囲とそのパターンが正常であるかを確認し、置換前と置換後が正しいかをしっかりと確認する様にしておきましょう。

先ほど説明を後回しにしてしまった正規表現ですが、このパターン指定は非常に細かな要望をかなえてくれる検索機能です。細かいオーダーを出さなくてはなりませんが、その分だけ人間的なチェックを機械が実行してくれますので、結果的に業務の効率化や時短の達成へとつながります。もし、Excelで整合性チェックやリストの精査が上手くいっていないのであればこの機能を使ってみてはいかがでしょうか。

スプレッドシートのパターン指定で正規表現へチェックを入れると特定の文字・数字・語句・文字を指定して検索することができます。これは単純な種類としての項目ではなく要素ですので、組み合わせることで驚くほど細かい表現の指定をすることができます。その中でもおすすめの正規表現の使い方をご紹介します。

検索する語句を入力する箇所に”^\$([0-9,]+)?[.][0-9]+”と入力してみてください。この正規表現が示しているのはカンマが0回以上繰り返されている＄記号がついているセルを検索する様になっています。この検索機能を使えば通貨別に検索と置換を行うことができます。そのため見積りや決算などの通貨が関係する内容についても漏れが少なくなります。

住所録などを作っているときに記入者が思いのまま記入しているため郵便番号がどこに書かれているか分からない時はありませんか。そんな時には正規表現で”[0-9]{5}(-[0-9]{4})?”と入力してみてください。このコードでは5桁の数字が繰り返された後に4桁の数字が繰り返されている文字列を検索する様になっています。

小文字を含んでいる文字列を検索したい場合は正規表現で”^[a-z].*”と入力してください。これは小文字だけ、もしくは小文字から始まる文字列を検索する様になっています。これ以外にも正規表現には組み合わせると、さらに細かいオーダーを出すことができますので、興味がある方は正規表現のコードについて調べてみてください。

正規表現の検索方法は分かったが、置換で使える場面はあるのか不思議に思う方もいらっしゃるでしょう。例えば、入力形式が定まっている日付については正規表現を使って置換することができます。何か予定が変更になり、軒並み予定が後倒れになった時などに便利です。その他にも入力規則が決まっているものを一括変更する際に重宝するでしょう。

さて、Googleスプレッドシートの検索と置換機能についてご紹介してきましたが、この機能以外にもGoogleスプレッドシートにはすごい所があります。もちろん、検索と置換の機能も併用可能です。ExcelではうまくいかなかったけどGoogleスプレッドシートだとうまくいくし、業務の効率化が図れるというケースは案外多いものです。

Googleスプレッドシートでは地図データを簡単に作成することができます。通常通りリストを作っていただき、「”挿入”、”グラフ”」と続けてクリックしてください。その後はグラフの種類の中から地図を選んでいただき好みの方を選択すれば作成完了です。従来の地図データで難しいのが元データの検索でしたがスプレッドシートではその心配はありません。

Googleスプレッドシートには「IMPORTRANGE」という関数があります。この関数を使うことで別スプレッドシートでもデータをインポートすることができます。まずはデータをインポートしたい箇所に関数を入力しますが「=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー"," 範囲の文字列")」を入力すれば問題ありません。

スプレッドシートキーというのはURLに表示されている末尾の数字を指しています。この関数を使えばデータをまとめる際にも簡単に使えますし、どこの範囲をインポートしてきたのかも検索を使えば簡単に調べることができるためデータ紛失の際もすぐに気が付くことができます。

スプレッドシートは共同作業を想定したシステムになっています。そのためチャット機能があり画面右上のチャットマークをクリックすることで共同作業者とチャットを開始することができます。このときに検索と置換の機能を使えば相手が指摘している内容を細かに確認することもでき、場所を問わず情報共有をすることができるでしょう。

Googleスプレッドシートではファイルにパスワードをつけることもできますので、セキュリティ管理にも適しているツールと言えるでしょう。

Googleスプレッドシートの検索と置換機能は非常にシンプルな機能ですが、業務を効率化させていくためには必要不可欠な機能でもあります。しかも、その機能は単独で存在してもあまり意味を持ちません。その点、Googleスプレッドシートは非常に完成度の高いツールと言えるでしょう。