Outlookの署名設定!自動でメールの最後に署名を挿入する方法や作り方を解説!

Outlookメールで、メール本文下部に署名(シグネチャ)を挿入・設定できるのを知っていますか?Outlookをビジネスで利用している方は、設定方法を覚えておくべきでしょう。紹介するOutlookの署名(シグネチャ)の作り方・挿入方法を確認してください。

Outlookの署名設定!自動でメールの最後に署名を挿入する方法や作り方を解説!のイメージ

目次

  1. 1Outlookの署名(シグネチャ)とは?
  2. あらかじめ署名を設定してOutlookメールに自動挿入できる
  3. 2Outlookの署名の作り方
  4. Outlookで署名を作成する手順
  5. Outlookの署名に画像ファイル・会社ロゴを挿入する方法
  6. 3Outlookで作成した署名を自動で挿入する方法
  7. 4Outlookで作成した署名を手動で挿入する方法
  8. 5Outlookので作成するメールに便利な署名を挿入しよう!

Outlookの署名(シグネチャ)とは?

メール1

みなさんはショップや企業から送信されたメール本文の下に「氏名」「住所」「企業名」「部署名」「メールアドレス」「電話番号などの定型文が入っているのを見たことがあると思います。その部分を【署名(シグネチャ)】と呼び、ビジネスで利用している方がほとんどです。

あらかじめ署名を設定してOutlookメールに自動挿入できる

メール2

Outlookでは、事前に署名(シグネチャ)を設定・作成しておくことが可能です。利用用途に合わせて手動で署名(シグネチャ)を挿入したり、常に自動で署名(シグネチャ)を挿入することができます。

あらたかじめ署名(シグネチャ)に電話番号や会社所在地などの情報を入力しておくことで、メール受信側に安心感を与えて、余計な情報伝達を抑制することが可能となります。

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Outlookの署名の作り方

本章では、Outlookで署名(シグネチャ)を作成する方法を紹介します。署名(シグネチャ)には、名前や企業情報などの文字テキストだけでなく、会社・企業・ショップロゴも挿入することが可能です。画像やロゴを入れておくことで、メールが華やかになるので画像挿入方法も覚えておくと良いでしょう。

Outlookで署名を作成する手順

署名を作成する手順1

Outlookメールの署名を作成する手順を紹介します。Outlookを起動して、Outlook画面右上の「設定」>「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。

署名を作成する手順2

メール」>「作成と返信」の順番に選択してください。「電子メールの署名」という項目が、メールの署名(シグネチャ)入力部分になります。署名入力部分の上にあるロゴは、それぞれ太字強調や文字色付けなどに対応しています。署名の名前などの重要な部分は強調文字を活用するなどすると、見栄えが良くなります。

Outlookの署名に画像ファイル・会社ロゴを挿入する方法

Outlookのメール署名に画像ファイルを挿入する手順は、前の項目と同様に署名(シグネチャ)作成画面を表示し、署名(シグネチャ)入力部分の1番左の画像挿入アイコンをクリックして、挿入する画像を選択してください。

「PNG」形式のファイルを利用すれば、背景色が透明になって署名欄に挿入されるので、会社ロゴを挿入する時は「PNG」ファイルを利用すると良いでしょう。Outlook署名に画像ロゴを挿入すると、Outlookメールの印象も高まるので覚えておきましょう。

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Outlookで作成した署名を自動で挿入する方法

Outlookで作成した署名を自動で挿入する方法1

Outlookで作成した署名を自動で挿入する手順は、Outlookを起動して、画面右上の「設定」>「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。続いて「メール」>「作成と返信」の順番に選択し下記の項目のチェックボックスにチェックを入れてください。
 

  1. 新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する
  2. 転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する

これで署名が自動で挿入されます。続いて署名を手動挿入する方法を紹介します。

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Outlookで作成した署名を手動で挿入する方法

Outlookで作成した署名を手動で挿入する場合は、前の章で紹介した下記の2つのチェックボックス項目からチェックを外してください。
 

  1. 新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する
  2. 転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する

Outlookメールの署名を自動挿入・手動挿入する手順解説は以上となります。

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Outlookので作成するメールに便利な署名を挿入しよう!

本記事では覚えておくと便利な、Outlookメールの署名(シグネチャ)の作り方を紹介しました。設定した署名(シグネチャ)は常に自動で挿入されるわけではなく、自分で手動挿入・自動挿入が可能です。本記事で紹介した署名(シグネチャ)の作りを参考に、Outlookメールに署名(シグネチャ)を挿入してみましょう。

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この記事のライター
KFJ
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