Google Keepのメモを他ユーザと共有する方法！使い方や注意点を解説！

Google KeepはGoogleが無料提供するメモアプリです。チェックボックス付きのTODO、チェックリストとしての使い方や、チェックボックスを外せば通常のメモとしても使えます。

またGoogle Keepは手書きのメモや、写真を挿入したメモ、更に音声メモを作るなど、多目的に使える便利な機能が備わっています。さらに、Google Keepは、PC、Mac、Android、iPhoneなどデバイスを選ばずに動作する便利なメモアプリです。では、上の画像、Google Keepのオプションメニュー(右下の縦並びの3つの点)をタップして表示される「共同編集者」のところから説明していきます。

Google Keepの共同編集者をクリックするとメモを共有するGoogleアカウントの入力が求められますので、今回はメールアドレスで設定してみました。Googleアカウント以外のメールアドレスを設定すると、一瞬登録できたように見えますが、メモデータが更新されたタイミングで有効にできないアドレスは消える仕組みになっています。このときGoogle Keepから共有の有効化についてのエラーメッセージや、通知はないので初回は目視でチェックが必要です。

共有方法のポイントは、Googleアカウントとして登録済みのメールアドレスを設定することです。有効にできないときは、メールアドレスの入力ミスがないかチェックしてみましょう。通常は@gmail.comで終わるメールアドレスか、Googleで登録を行った独自ドメインだけが登録できるようになっています。

共有機能が有効化されているメモは下の画像のように、Google Keep起動時に表示されます。スマホでもこれとほぼ同じようにGoogle Keepを起動したときに表示されます。また、共有ユーザーの追加・削除は始めに説明した「共同編集者」のところで行います。

しかし、このGoogle Keepを使った情報共有は、2～3人程度の少人数でのリスト共有としての使い方が便利だといえます。その理由は、「共有機能を有効にするには各メモ毎に共有設定(メールアドレス登録)をしないといけない」。「共有機能を有効にしたメモは、誰でも編集できる」といったところにあります。Google Keepだけでは、安全に共有できないかもしれません。

共有設定が有効化されたGoogle Keepの各メモは、上の画像のようにGoogle Keepを起動させたときに、半透明のシェードがかかったような状態で表示されます。シェードがかかったものは、未読・未処理となります。未読・未処理として通知されたメモをクリック(タップ)すると、通常のメモのように表示されます(下の画像)。共有開始時の通知機能は備わっていません。

Google Keepでのイタズラやトラブルを聞いたことはありませんが、問題点は、Googleアカウントであれば、登録して簡単に情報の共有ができてしまうところです。イタズラされてしまうと、全く知らない人のGoogleアカウントに情報が流れるので、共有しようと思うテキストや画像の内容には十分注意してください。また、できるできないの判断が難しいときは、少人数での情報共有でスタートすることをお勧めします。

「共同編集者」としてのGoogle Keepのメモの共有は、常に編集可能な状態になっています。Google Keep自体に通知機能はないので、Google Keepでの共有が増えるとGoogle Keepを開いたままにして、半透明のシェードがかかったファイルを見つけるといった効率の悪いことになります。

今のGoogle Keepだけの機能では、共有して複数のメンバーで使うようになると、運用ルールが必要になって管理する方も、される方もややこしくなるでしょう。現状、Google Keepは閲覧のみの共有方法の制限はできないようになっています。また、多人数の情報共有の方法には、本格的な専用のメッセンジャーソフトの導入を検討したほうが安全に情報共有ができるでしょう。

Google KeepとGoogleドキュメントを使った共有方法は意外に便利です。GoogleドキュメントはWebアプリですのでインストール不要ですぐに使えます。また、共有や編集の制限が最前面に用意されているのですぐに設定や内容の確認ができます。Google Keepのテキストや写真付きのテキストをGoogleドキュメントで共有するときは、作成したメモの右側にあるメニューボタンをクリックして、「Googleドキュメントにコピー」を選択します。

スマホのGoogle Keepの場合はメモ毎の表示から、右下のメニューボタンをタップして、表示されたメニューのなかから「送信」をタップ(上の画像)。さらのポップアップされたメニューの「Googleドキュメントにコピー」を選択します。

Googleドキュメントを使った共有設定の方法です。Googleドキュメントを共有するにはGoogleドライブのマイドライブに共有フォルダを作ってそのフォルダに共有設定をすれば、そのフォルダにドキュメントファイルを入れるだけでファイル毎の共有設定が不要になります。また、共有しているGoogleドキュメントに変更があったり、共有ができたときには、スマホのステータスバーにリスト通知されます。

そして、これはGoogleドキュメントの通知ではなく、Googleドライブがドライブ内の変化によって発する通知になります。またGoogleドキュメントから共有状況を確認できます。上の画像①「共有」をクリックすると、フォルダに設定されている共有設定を確認できます。下の画像「完了」で確認終了、「詳細設定」で共有の閲覧以外の設定方法ができます。上の画像②は共有の基本設定「編集・提案・閲覧」の3種類の方法から1つを選びます。

不特定多数の人と共有するとき、Googleドキュメントの閲覧に次のような制限事項をプラスできます。「編集者による、編集・提案・閲覧のアクセス権の変更をできないようにして、さらに、閲覧者が新ユーザーを追加できないようにする」、「閲覧者によるファイルのダウンロード、印刷、コピーの禁止」といった制限事項がプラスできます。この設定は、上の画像の「詳細設定」クリック後、下の方にあるチェックボックスで制限を追加できます。
 

Google Keepと、そのデータを受け渡すGoogleドキュメントの使い方を説明してきましたがいかがでしょうか?では、最後に使い方についての、とても便利な機能を説明いたします。

例えば一週間何をしたかを見るため、Google Keepを使って管理したTODOの一週間分をまとめるとします。

スマホのGoogle Keepのトップ画面(ファイルビュー)で、1週間分のTODOを長押しで選択します。7つのファイルを選択後、メニューをタップして項目の中から「Googleドキュメントにコピー」を選択します。

コピーが完了で上画像のように「開く」でGoogleドキュメントを確認できます。PCでも同じものを確認できるので見てみましょう。下の画像のようにシンプルでスッキリとした並び方もバッチリのドキュメントが一瞬にして出来上がっています。

いつも決まったユーザーとのファイル共有が多いときは、ドキュメント毎に共有設定するより、共有設定したフォルダの中にドキュメントファイルを入れたほうが、設定の手間が楽になります。Googleドライブのトップ画面から「マイドライブ」をクリックして、展開したメニューの中から「新しいフォルダ」を選択します。

「新しいフォルダ」をクリックしてフォルダ名を決めて完了です。ファイルの移動は、ファイル名を右クリックして、「指定の場所へ移動」で行います。また、ドラッグ&ドロップも可能です。ファイルはPC内に置くこともできますが、Googleドライブ内においておけば、ファイルに変化があったときにスマホに通知されるので、Googleドライブ内での保存をお勧めします。

さて、Google Keepの使い方について説明いたしました。やはりGoogleが開発したアプリですので、Googleドキュメントへの連携あたりに、利便性のよさと通常のメモアプリではありえない充実した機能を感じさせられます。

Google Keepのメモをカードのように使って、ある程度のカードが溜まったらGoogleドキュメントにまとめてみることで、仕事の割り振り、次の目標などのアイデアが生まれそうです。また共有機能を使って、新たなコミュニケーションツール的な使い方はできないかチェレンジしてみたいものです。