Goolgeスプレッドシートの「検索と置換」でできることと使い方を解説！

Googleのスプレッドシートには検索と置換という機能がついています。この検索と置換の使い方を知っていると知らないのでは大きな違いが生まれます。それはGoogleスプレッドシートの検索と置換という機能が有意義であるからにほかなりません。Excelは使っているけどGoogleのスプレッドシートは使ったことがないという方にもお分かりいただけるようにご紹介します。

実は。Googleのスプレッドシートの検索と置換では色々な使い方ができるようになっています。最初からその特殊な使い方に入るのではなく、基本的な検索と置換の使い方から入るのでご安心ください。なお、すでにGoogleのスプレッドシートを使っていて、特殊な検索と置換を実行したいという方は基本的な使い方の説明を飛ばしてご覧ください。

Googleのスプレッドシートで検索を行う場合はGoogleのスプレッドシートの上部メニューにある”編集”クリックし、”検索と置換”を選択します。開いた画面上で検索と置換を行うことができます。なお、この画面を開くためのショートカットもありますので慣れてきたら、ショートカットキーも覚えてみましょう。

文字列を検索するということは、現在開いているGoogleスプレッドシート上にあるシートやセルの中にある語句を検索するということになります。先ほど開いた画面の検索の横にある空欄に求めている語句を入力します。その後は”検索”をクリックすることで検索内容と合致したセルが青く表示されることになります。

今回ご紹介する使い方の内、検索と対になる置換というのは文字列の置き換えを指します。指定したものだけ、あるいはすべてを置き換えることができます。この置き換えを実行する際にはスプレッドシート上でどの位置き換えをしたいかを考えておかなければなりません。はじめにスプレッドシートの全シートを置き換えをしたい場合についてご紹介します。ご覧ください。

まず、範囲指定を「すべてのシート」に設定し検索します。今回はスプレッドシート上のすべてを置き換えたいので”すべてを置換”を選択します。これで検索が行われた範囲、つまりスプレッドシート上のすべてを置きかえることができます。1つずつを直すのではなく、すでにどの項目をどう直すかが決まっているのであればすべてを置き換えてしまいましょう。

次に検索した文字列の一部だけ置き換えをする方法をご紹介します。置き換えをする一部というのは現在、表示しているシートのみということであれば範囲を”このシート”に設定しましょう。この状態で置き換えをしたい文字列を検索します。このときに範囲を”特定の範囲にすることで検索範囲を変更することもできます。

置き換えたい文字列の検索が完了したら、”置換後の文字列”という所に置き換え後の語句を入力します。入力後に”置換”を押せば青く表示されているセルのみが置き換えられ、”すべて置換”をクリックすれば条件に該当するすべてのセルが置き換えられます。必要に応じて使い分けてみましょう。

さて、ここからはGoogleスプレッドシートの検索と置換においてワンステップ上の使い方についてご紹介します。ここから先の使い方を実践して行くとショートカットキーを使うことでスムーズな作業にになっていきますので、基本的なショートカットキーを含めて検索と置換のショートカットキーも覚えておきましょう。

Googleスプレッドシートでは検索と置換を行う上で条件設定ができます。これは単純な検索だけではユーザーの利便性が損なわれるからです。つまり、条件設定をした上で検索を行えばスプレッドシートの使い方が広がるということです。スプレッドシートを使って、検索機能を使って時短を目指していきましょう。

スプレッドシート上で条件指定する際に多く用いるのは範囲指定でしょう。求める範囲内だけで検索機能を使えますので、シート上にいくつかのデータがあったとしても個別に検索機能を使うことができます。範囲指定をして検索機能を使う場合には先ほどご紹介した”特定の範囲”を上から3番目の空欄に打ち込みます。検索範囲については新しいカラムが右の表示され、その中にある田のようなアイコンをクリックします。

クリックした後に検索したい範囲を選択し”OK”をクリックすれば範囲指定は完了です。もちろん関数のように検索範囲を手入力することもできますが、打ち込む面倒さと時短を考えたときの効率性を考慮すると手入力で検索範囲を指定することはおススメできません。検索範囲の指定は正確さが求められるので範囲に間違いがないかを必ず確認しましょう。

スプレッドシート上では検索パターンも指定することができます。スプレッドシートでは4つの検索パターン指定画できますので、それぞれを簡単にご紹介しておきましょう。検索パターンの指定はチェックボックスの中にチェックを入れるだけで完了します。容易に実行できますので、ふとした時に試してみるのも良いでしょう。

「大文字と小文字の区別」ではアルファベットでAとaを区別して検索するために使います。製品番号などを検索する際に使えます。「完全に一致するセルを検索」にチェックを入れると1文字でも異なる文字列は検索対象になりません。例えばアイウエオと検索した場合、あいうえおかは検索対象から外されることになりますので正確にリストから検索したい場合に使えます。