Googleドキュメントとは？Wordとの違いや基本的な使い方を解説！

Googleドキュメントは、Googleが提供しているワープロソフトです。従来多用されているWordではできなかった機能も多数あり、今では多方面で利用されています。今回は、GoogleドキュメントとWordの違いから、様々な機能の使い方までを詳しくご紹介します。

Googleドキュメントは、Googleが無料で提供しているワープロソフトです。Webアプリケーションをインストールするだけで、Googleアカウントを持っていれば誰でも使用できます。

また、パソコンではもちろん、Googleドキュメントのアプリを介してスマートフォンやタブレットでも操作できます。ファイルを共有することで、違った端末の複数のユーザーが同時に閲覧や編集ができます。

GoogleドキュメントとWordは、基本的な操作に大きな違いはなく、どちらも一般的なワープロソフトとして使用できます。しかしその他のサービスを見ると、GoogleドキュメントにはWordにない便利な機能が多くあります。これらの違いを、詳しくご紹介します。

Wordは、購入時にOffice一式をダウンロードすれば、インターネット環境がなくても使用できます。それに対してGoogleドキュメントの利用にはインターネット環境が必要です。Webブラウザでアプリケーションを使用するため、オンライン上での操作となります。しかし、オンラインであるからこそリアルタイムでの同時作業が行えるというメリットにもなっています。

Googleドキュメントは基本的にインターネット環境が必須ですが、拡張機能「Googleオフラインドキュメント」をインストールすることで、オフラインでの操作が可能です。インストール後、オフラインで使用するを有効にすると、オフラインでGoogleドキュメントを編集できます。

Googleドキュメントは、Googleドライブと一体化されているため、データは全てGoogleドライブに保存されます。そのためWordと違い、保存ボタンを押さなくても自動的に変更内容が上書き保存されます。同時編集の場合も同様に、別アカウントの編集も常に保存されます。Googleドキュメントを使用する場合は、Googleドライブのインストールも忘れずに行いましょう。

Googleドキュメントは、様々なデバイスで利用できます。パソコンやスマートフォン、タブレットでも共有や編集が可能です。スマートフォンやタブレットの場合、Googleドキュメントのアプリをダウンロードすると簡単に利用できます。様々な端末からの同時編集も可能です。

GoogleドキュメントとWordは、どちらも同時編集はできますが、Googleドキュメントではより簡単に別アカウントとの同時編集ができます。オンライン上で同じドキュメントを同時に開くだけで、同時編集が可能です。同時編集は最大10人まで、閲覧だけなら最大200人までリアルタイムで共有できます。

料金については、Wordはマイクロソフトが販売しているOfficeを購入することで利用できます。一方Googleドキュメントは、Googleが無料で提供しているWebアプリケーションのため、誰でもすぐに、無料で利用することが可能です。

それでは、実際にGoogleドキュメントの使い方をご紹介します。文書作成などの基本操作は一般的なワープロソフトと変わらないため、難しい操作はありません。Googleドキュメントの基本的な使い方と、同時編集のための共有方法について詳しくご説明します。

Googleドキュメントの基本操作は、Wordとほぼ変わりません。Wordにある重要なテキスト操作は、Googleドキュメントにも搭載されています。Wordを利用したことがあれば、問題なく作業することが可能です。以下で、Googleドキュメントの基本的な使い方をご紹介します。

Googleドキュメントの新規ファイルは、白紙かテンプレートを選択できます。その後、Wordと同じく上部のツールバーを使って、テキストの書式設定や見出しスタイルの適用などが行えます。また、テキストの書式設定はWordと同じ操作で変更可能です。その他、タイトルの変更や、「ファイル」メニューからコピーの作成などができます。

テキスト画面でのGoogleドキュメントとWordの違いは、保存ボタンの有無です。Googleドキュメントには保存ボタンがなく、自動保存です。書式設定や変更も、その都度自動でGoogleドライブに保存されます。

Googleドキュメントの「挿入」メニューから、様々なコンテンツを追加できます。画像や表、グラフの挿入から、ヘッダー設定までこの画面で簡単に追加できます。

リンクでは、他のウェブページや、Googleドキュメントのシート内のヘッダーやブックマークへのリンクを挿入できます。ブックマークはシート内のショートカットを作成します。目次は、見出しスタイルを適用したものにリンクする目次を作成します。

次に、Googleドキュメントを簡単に別のGoogleアカウントと共有する方法をご紹介します。Googleドキュメントの最大の特徴は、様々なデバイスから同時に閲覧、編集できるところにあります。それが簡単にできるので、作業効率も上がります。

実際に別のGoogleアカウントと共有する方法をご紹介します。まず、自分で作成したシート右上の青色の「共有」を選択します。すると、上の画像のように「他のユーザーと共有」画面が開きます。共有したいGoogleユーザー名かgmailアドレスを入力し、横にあるペンのボタンを開きます。

すると、「編集者」「コメント可」「閲覧者」の３パターンが選べるので、共有ユーザーに与える権限を選択し、左下の「完了」を押します。

その後、共有した別のGoogleアカウントに共有した旨のメール通知が届きます。そして、与えられた権限で他デバイスから同じシートを共有できます。

Googleドキュメントを共有されたら、すぐに共同編集が可能です。権限が「編集者」の場合は、上記の画像のように、自分で作成した場合と変わらず自由に閲覧、編集ができます。書式設定やコンテンツの追加も行えて、シートを開いている全員に編集している個所が共有されます。誰が編集をしても、自動で保存されます。

「コメント可」の場合は、シート外へのコメントを追加し、それを共有できます。「閲覧者」では、上部のツールバーが表示されず、編集は行えません。複数のユーザーが同時に同じシートを閲覧することが可能です。

また、一度設定した共有編集者を削除したい場合は、「共有」内の「詳細設定」で共有者一覧を表示し、削除したいGoogleユーザーの右側の「変更」から削除設定ができます。権限の変更も同様に行います。

これまでWordとGoogleドキュメントの違いについてご紹介してきましたが、実は、Wordで保存しているファイルをGoogleドキュメントで編集することが可能です。Wordで作成したテキストを、Googleドキュメントの機能を使ってより便利に利用できます。以下で、GoogleドキュメントにWordファイルを読み込む方法をご紹介します。

GoogleドキュメントにWord形式のファイルを読み込む時は、Googleドキュメントを開き、「ファイル」の中の「開く」を選択します。上記の画像のように「ファイルを開く」という画面が表示されるので、「アップロード」内の中心にある「デバイスのファイルを選択」をクリックします。

読み込みたいWordファイルを選択し、左下の「開く」をクリックすると、Wordで保存されていたファイルが、Googleドキュメント上で開きます。そのまま、Googleドキュメントでの編集が可能です。

逆に、Googleドキュメントで作成したテキストを、Wordで保存することも可能です。Googleドキュメントの「ファイル」から「形式を指定してダウンロード」を選択し、メニューから「MicrosoftWord」を選択すると、Word形式でダウンロードされます。他にも、上記画像にある形式でダウンロードができます。

今回は、GoogleドキュメントとWordの違いから、様々な機能の使い方までを詳しくご紹介しました。Googleドキュメントは、無料で様々なデバイスから、同時に共有編集ができます。また、自動保存のため、急なシャットダウンが起こっても安心です。基本的な使い方も、Wordとほとんど変わりません。

現在Wordを利用している方は、ぜひこの記事を参考に、Googleドキュメントを活用してみてはいかがでしょうか。