OneNoteのノートブックを他の人と共有・同期する方法を解説！

手書きのメモから画像やテキスト、Web上の記事の取り込みに至るまで、なんでも思いつくままにノートを保存できる便利なOneNoteですが、ノートブックを共有すれば仕事の関係者や友人、家族など他の人々と情報が共有されて、行き違いや能率の低下を抑えられます。

そこで、本記事ではOneNoteでノートブックを共有する方法を説明しますが、まずはその前にOneNoteではどうやってノートブックを同期し、共有するためにはどこにノートブックを保存すべきかを確認しておきます。

共有したノートブックはお互いに保存したもの同士での同期が必要ですが、OneNoteにはそもそも保存という概念がありません。あるのは同期だけです。通常のソフトではまずローカルに保存し、それをお互い、もしくはクラウドと同期しますが、OneNoteでは基本的にはMicrosoftのクラウドストレージサービス・OneDrive上のファイルと直接同期します。

そのため、このOneDrive上のファイルへのアクセスさえ許可すれば、OneNote同士でノートブックを同期できるというわけです。

したがって、OneNoteではいちいち「同期」という作業を行う必要がありません。OneNoteを立ち上げ、ノートブックを読み込む段階で自動的にそれが同期作業になるからです。

OneNoteのノートブックはどこにでも保存可能です。しかし他の人と共有するのであれば、ファイル共有が可能な場所でなければなりません。

しかし、逆に言うならばファイル共有が可能な場所であれば、OneNoteのノートブックはどこにあっても他の人と共有が可能です。同じMicrosoftのクラウドストレージサービスであるOneDriveがベストですが、他のiCloudやDropboxといったクラウドストレージサービスやファイルサーバー、LAN内のネットワークドライブやNASなどでも問題ありません。

ただし、一般のクラウドストレージサービスではOneNoteの同期のタイミングにズレが生じて、なかなか同期されない場合もありますが、OneDriveは同じMicrosoftだけあって優秀で、ほとんど同期に遅延を感じずに済みます。

それでは、OneNoteのノートブックを他の人と共有する方法を、PC、iPad、iPhoneの三つの場合に分けて説明します。

まずはPCのOneNoteからノートブックを共有する方法です。OneNoteアプリを立ち上げて、共有するノートブックを開いたら、最初にウインドウの右上にある「共有」ボタンをクリックします。

表示される共有方法のうち、「他のユーザーをノートブックに」か「ノートブックへのリンクを」を選択します。この節では「他のユーザーをノートブックに」を選択した場合を記します。

さらにポップアップウインドウが開きますので、そこで共有したい他の人のメールアドレスを一つ以上入力します。簡単なメッセージも記入しておくと相手にとって親切です。

メールアドレスとメッセージを入力したら、そのノートブックを相手が編集できるのなら「編集可能」のチェックボックスにチェックを入れたままで、閲覧のみ可能にしたいのであればそのチェックを外したのち、「共有」ボタンをクリックします。

これで、メールアドレスのユーザーとOneNoteのノートブックを共有できるようになりました。

つづいてはiPadのOneNoteからノートブックを共有する方法です。OneNoteアプリを立ち上げて、共有するノートブックを開いたら、まずはウインドウの右上にある「共有」ボタンをタップします。

共有方法が三つ表示されますが、そのなかから「ノートブックにユーザーを招待」を選択します。