OneNoteのノートブックを他の人と共有・同期する方法を解説！

手書きのメモから画像やテキスト、Web上の記事の取り込みに至るまで、なんでも思いつくままにノートを保存できる便利なOneNoteですが、ノートブックを共有すれば仕事の関係者や友人、家族など他の人々と情報が共有されて、行き違いや能率の低下を抑えられます。

そこで、本記事ではOneNoteでノートブックを共有する方法を説明しますが、まずはその前にOneNoteではどうやってノートブックを同期し、共有するためにはどこにノートブックを保存すべきかを確認しておきます。

共有したノートブックはお互いに保存したもの同士での同期が必要ですが、OneNoteにはそもそも保存という概念がありません。あるのは同期だけです。通常のソフトではまずローカルに保存し、それをお互い、もしくはクラウドと同期しますが、OneNoteでは基本的にはMicrosoftのクラウドストレージサービス・OneDrive上のファイルと直接同期します。

そのため、このOneDrive上のファイルへのアクセスさえ許可すれば、OneNote同士でノートブックを同期できるというわけです。

したがって、OneNoteではいちいち「同期」という作業を行う必要がありません。OneNoteを立ち上げ、ノートブックを読み込む段階で自動的にそれが同期作業になるからです。

OneNoteのノートブックはどこにでも保存可能です。しかし他の人と共有するのであれば、ファイル共有が可能な場所でなければなりません。

しかし、逆に言うならばファイル共有が可能な場所であれば、OneNoteのノートブックはどこにあっても他の人と共有が可能です。同じMicrosoftのクラウドストレージサービスであるOneDriveがベストですが、他のiCloudやDropboxといったクラウドストレージサービスやファイルサーバー、LAN内のネットワークドライブやNASなどでも問題ありません。

ただし、一般のクラウドストレージサービスではOneNoteの同期のタイミングにズレが生じて、なかなか同期されない場合もありますが、OneDriveは同じMicrosoftだけあって優秀で、ほとんど同期に遅延を感じずに済みます。

それでは、OneNoteのノートブックを他の人と共有する方法を、PC、iPad、iPhoneの三つの場合に分けて説明します。

まずはPCのOneNoteからノートブックを共有する方法です。OneNoteアプリを立ち上げて、共有するノートブックを開いたら、最初にウインドウの右上にある「共有」ボタンをクリックします。

表示される共有方法のうち、「他のユーザーをノートブックに」か「ノートブックへのリンクを」を選択します。この節では「他のユーザーをノートブックに」を選択した場合を記します。

さらにポップアップウインドウが開きますので、そこで共有したい他の人のメールアドレスを一つ以上入力します。簡単なメッセージも記入しておくと相手にとって親切です。

メールアドレスとメッセージを入力したら、そのノートブックを相手が編集できるのなら「編集可能」のチェックボックスにチェックを入れたままで、閲覧のみ可能にしたいのであればそのチェックを外したのち、「共有」ボタンをクリックします。

これで、メールアドレスのユーザーとOneNoteのノートブックを共有できるようになりました。

つづいてはiPadのOneNoteからノートブックを共有する方法です。OneNoteアプリを立ち上げて、共有するノートブックを開いたら、まずはウインドウの右上にある「共有」ボタンをタップします。

共有方法が三つ表示されますが、そのなかから「ノートブックにユーザーを招待」を選択します。

するとポップアップウインドウの内容が変化しますので、共有したい他の人のメールアドレスを一つ以上入力します。簡単なメッセージも記入しておくと相手にとって親切です。

メールアドレスとメッセージを入力したら、そのノートブックを相手が編集できるか閲覧のみにするかスイッチで選択し、「共有」ボタンをクリックします。

するとメールアドレスのユーザーに共有するノートブックのアドレスが届きますので、相手がそこからアクセスすればOneNoteのノートブックは無事共有されます。

最後にはiPhoneのOneNoteからノートブックを共有する方法です。OneNoteアプリを立ち上げて、共有するノートブック、もしくはノートブックのセクションを開いたら、まずは右上にある「その他」の「…」ボタンをタップします。このとき、単独のノートを開いた状態では、選択肢に「ノートブックの共有」が現れませんので注意してください。

「…」ボタンをタップするとポップアップウインドウが開きますので「ノートブックの共有」を選択し、「ノートブックにユーザーを招待」を選びます。

画面が切り替わったら、共有したい他の人のメールアドレスを一つ以上入力します。簡単なメッセージも記入しておくと相手にとって親切です。メールアドレスとメッセージを入力したら、そのノートブックを相手が編集できるか閲覧のみにするかスイッチで選択し、「共有」ボタンをクリックします。

するとメールアドレスのユーザーに共有するノートブックのアドレスが届きますので、相手にそこからアクセスしてもらえばOneNoteのノートブックは無事共有されます。

前章で記したように、OneNoteのノートブックを他の人と共有する際に、相手がそのノートブックを編集できるようにするか、あるいは閲覧のみしかできないようにするかを設定できます。しかし、共有時にどちらに設定しても、あとから設定を変更することができます。

OneNoteのノートブックを閲覧しかできない相手を、編集できるように設定するには以下に述べる方法を採ります。

OneNote上で共有しているノートブックを開いている状態で、まずはウインドウの右上にある「共有」ボタンをクリックし、プルダウンメニューを表示させて、閲覧しかできない「表示可能」となっている共有相手の上で右クリックします。

するとコンテキストメニューが表示されますので、「アクセス許可を編集可能に変更」を選びます。

以上で閲覧しかできない相手を、編集できるように設定できます。

一方、OneNoteのノートブックを編集できる相手を、閲覧しかできないように設定するには以下に述べる方法を採ります。

OneNote上で共有しているノートブックを開いている状態で、まずはウインドウの右上にある「共有」ボタンをクリックし、プルダウンメニューを表示させて、編集できる「編集可能」となっている共有相手の上で右クリックします。

するとコンテキストメニューが表示されますので、「アクセス許可を表示可能に変更」を選びます。

以上で編集可能だった相手を、閲覧しかできないように設定できます。

最後に、OneNoteのノートブックの共有相手を共有解除するには以下に述べる方法を採ります。

OneNote上で共有しているノートブックを開いている状態で、まずはウインドウの右上にある「共有」ボタンをクリックし、プルダウンメニューを表示させて、共有を解除したい共有相手の上で右クリックします。

するとコンテキストメニューが表示されますので、「共有の停止」を選びます。

以上でノートブックを共有していた相手の共有状態を解除できます。

OneNoteのノートブックを共有することで、さまざまなことが可能となります。仕事に限っても以下のようなことが可能となります。

ノートブックで資料や議事録を共有する方法を採れば、これらの情報が一部にのみ占有されて、他の人に届かないという事態を防げます。

タスクやプロジェクトの管理を共有するという方法を採ることで、グループウェアとしての利用も可能です。OneNote上でチャートを書き換えるなどの機能はありませんが、プロジェクトの進捗状況や問題点を他の人と共有できるだけでも非常に便利です。

もちろん、直接的にスケジュールや仕事の進捗状況を共有すれば、別途報告書を作成しなくても他の人に現状を把握してもらえるようになります。報連相が大切とは言え、できれば手間は省きたいのが人情ですから、OneNoteの共有機能を積極的に利用していくことをおすすめします。

OneNoteは、そもそもノートブックを共有してビジネスやプライベートの各種作業の効率を高めるためのツールです。そのため共有の設定や、共有設定の変更は非常に簡単です。本記事の説明を参考に、OneNoteの共有機能を使いこなして、ビジネスでもプライベートでも作業効率をアップさせてください。