Gmailの受信トレイのフォルダ分け方法！ラベルでメールを振り分け！

私たちがスマホやPCを使う上で必ずと言っていいほど必要になるのが、メールアドレスです。中でもGmailは、Googleのアカウントさえあれば無料で使用することができるので、多くの方から利用されています。世界でもメジャーなメールサービスの一つといえます。

しかし、受信トレイを見ればわかりますが、毎日多くのメールを受信する方、送信する方には、そのメールが積み重なり、管理に手間がかかってしまう心配があります。スマホと、PCでそれぞれGmailのメールを便利に振り分けてフォルダ等で管理する方法をこれからご説明します。機種別に見ていきましょう。

まずは外出先でも必須のスマホのGmailからご説明しましょう。Gmailの振り分けの方法の中で登場するワードが「ラベル」です。ラベルとは何なのか簡単に説明すると、特定の送信先のメールを設定したラベルのフォルダに勝手に振り分けられる機能です。これを使うことによって、一気に受信ボックスに表示されることがありません。

ですので見やすくなるのが大きなメリットといえます。このラベルを使用した振り分け方法をステップごとに説明します。

それでは、まずはスマホのGmailのアプリを使った方法になります。今回進めていくのはAndroid 8.0のOSを搭載したスマートフォンを使用した場合の手順になります。バージョンや機種が違っていても、基本的には操作は同じですので、参考にしてください。まずブラウザでGmail起動してください。ログインも忘れずに行ってください。

アプリがあるにもかかわらずなぜブラウザでGmailを起動するかというと、Gmailのアプリには、ラベルを設定するメニューがないためです。ですので、スマホからラベルを作成するには、Google ChromeやSafariなどのインターネットブラウザで行うようにしてください。表示出来たら次のステップに行きましょう。

また、ブラウザーによってはスマホ版のGmailが自動的に表示されてしまう場合がありますので、デスクトップ版のGmailを表示させてください。Chrome右上のメニューから"PC版サイト"をタップすることで切り替わります。

Gmailが表示されたら、左側メニューの中から、"新しいラベルを作成"をタップしましょう。ここではAmazonからのメールを振り分けします。お好きなラベル名を入力し作成します。この説明ではamazonと入力しました。ラベルはこれで作成が完了です。次に受信トレイを表示させ、振り分けたいメールにチェックをいれましょう。

メールにすべてチェックが終わりましたら、右上の点線をタップします。表示されたメニューから、"メールの自動振り分け設定"をタップしてください。すると新しくポップアップ画面が表示されますので、"ラベルを付ける"にチェックを入れ、amazonのラベルを右から選択してください。

選択できましたら、"一致するスレッドにもフィルタを適用する"を忘れずにチェックしてください。作成したラベルへの振り分けはこの手順で完了です。実際に選択したメールからラベルを変更しましたが、本当に振り分けされているのか確認しましょう。

左のメニューから先ほど作成したラベルをタップしてください。するとこの場合はAmazonのメールが振り分けられています。この手順をメールアドレスごとに行っていくことで、受信トレイがややこしくなることはありません。便利ですのでこまめに使ってみてください。

振り分けのラベルですが、あまり届くことがないメールを振り分けしてラベルを作ってしまうと、今度はラベルが量産されることになりますので、見にくくなってしまいます。こちらも適切な数のラベルを作成して、見やすい振り分けを行ってください。この振り分けが完了しましたら、通常のGmailアプリにもフォルダ・ラベルが表示されるようになります。

また、設定でラベルを非表示にすることもできます。

PCでは、普通にGmailのページを開くだけで結構です。画面は、スマホのやり方に出てきたものと全く同じですので、"新しいラベルを作成"で、任意のラベル名を入力し、作成してください。次に受信トレイに行き、特定のメールをチェックしましょう。

スマホでのブラウザ版Gmailと違い表示画面が大きいので、ストレスなくチェックすることができますので基本的にはフォルダ・ラベルの作成、振り分けはPCで行うのがお勧めです。

スマホの手順でも出てきましたが、PCでも同じく"メールの自動振り分け設定"をクリックしましょう。選択したメールを振り分けてくれますので、実際にラベルをクリックして確認するようにしてください。Gmailのラベル設定は、以上です。ラベルは作成も簡単で分かりやすく設置できるので、是非覚えて使用してください。

では、ここからはそんなラベルを使用して様々な振り分けを行う方法をご紹介していきます。受信トレイのアドレスで振り分けるだけではありません。実にいろいろな条件で振り分けが可能です。慣れることでGmailのメール管理も楽になってしまいます。