Zoomのホワイトボードの使い方！機能の基本操作・画面共有方法を解説！

会議中にはホワイトボードを使います。議題が進行する中で、ホワイトボードに全員に見えるようにメモを取れば、議事の進行が参加者全員によくわかります。ここ最近、テレワークが広がるにつれて、オンライン会議システムのZoomを活用する企業が増えてきました。

実はZoomにもホワイトボードという機能があります。この記事ではZoomのホワイトボードの特徴や、実際の使い方について詳しく解説します。まずは、Zoomのホワイトボードの特徴についてお伝えします。

Zoomのホワイトボードの特徴の1つ目は、無料版でも利用できるという点です。無料版は有料版に比べると、使える機能が制限されています。特に大きな制限は、3デバイス以上のPCやスマホが接続した会議は40分までという時間制限がある点です。

しかし、無料版には様々な制限がある中で、ホワイトボードの機能は無料版でも特に制限なく使えます。この先にお伝えする、ホワイトボードの保存や、1回の会議で使えるホワイトボードの数にも特に有料版との違いはありません。

Zoom上で使うホワイトボードは、フリーハンドで文字や図を書いていくものです。そのために、ペンタブが使えないPCや画面が小さいスマホでは書き込みができないのではないかと、勘違いしている方もいるようです。

Zoomのホワイトボードはペンタブが使えないPCでも、Androidスマホでも利用できます。もちろんiPadでも利用できます。

ただし、Zoomのホワイトボードは、iPhoneからは書き込みができません。iPhoneからZoomミーティングに参加している場合には、ホワイトボードの閲覧のみとなる点に注意しましょう。

Zoomのミーティングでは、ホワイトボードをアイデア出しなどに利用することもよくあります。アイデア出しなどに活用する場合には、ホスト以外の参加者もホワイトボードに書き込みができたほうが便利に使えます。

Zoomのホワイトボードは、ホストの設定次第で参加者も書き込みができます。

ただし、ホストがミーティングの開始前に、参加者のホワイトボードの編集を不可に設定した場合には、参加者は書き込みができなくなります。ミーティングの参加者はいつでもホワイトボードへの書き込みが許可されているわけではない点に注意しましょう。

通常の会議室で使うホワイトボードは、同じ会議中でも、書き込みができなくなったら、決して新しく書き始めなくてはいけません。しかし、Zoomのホワイトボードは、逐一書いたものを消す必要がありません。

Zoomのホワイトボードは1回のミーティングで最大20枚まで作成できます。また、画像として保存もできます。残しておきたいホワイトボードは、Zoomでは再度見直すこともできる点はとても便利です。

Zoomのホワイトボードを使って、どのようなことができるのかを解説してきました。具体的に、それぞれの機能をどのように使えばいいのか、Zoomでホワイトボードを使う方法を解説します。

まずZoomでホワイトボードを始める方法です。Zoomの画面には「ホワイトボード」というメニューがないので、ホワイトボードを開くところからつまづいてしまう方も少なくありません。実は開き方は意外に簡単な方法です。

Zoomのミーティング画面の中にマウスカーソルを置きます。すると下にメニューが表示されるので「画面を共有」をクリックします。

すると、画面共有できるウインドウの一覧が表示されます。その中に、「ホワイトボード」があるので、そちらをクリックします。

するとZoomのビデオ通話の画面が消えて、画面上にホワイトボードが表示されます。

Zoomのホワイトボードを使う上で、使いこなしたい便利な機能を解説します。

Zoomでホワイトボードを開くと、このようにホワイトボードのメニューバーが画面上に表示されます。こちらのメニューバーから、様々な操作ができます。

Zoomのホワイトボードを開くと、マウスカーソルがそのまま線を自由に引くためのペンになります。ホワイトボード上でマウスをドラッグすると、線が引けます。

もしも線が引けない場合には、メニューバーの「線を描く」をクリックすれば大丈夫です。

テキスト文字を入力したい場合には、メニューバーの「テキスト」をクリックします。

テキスト文字を入力したい場所に、マウスカーソルを合わせて文字を入力すると、テキスト文字が入力できます。

メニューバーの「スポットライト」をクリックすると、特定の場所に矢印かスポットライトでポイントを指せます。「スポットライト」をクリックして、スポットライトか矢印を選びます。

するとこのように赤い点か矢印がホワイトボード上に表示されます。特にポイントしたい場所にもっていくと、他の参加者への説明もわかりやすくなります。

「消しゴム」をクリックすると、マウスカーソルが消しゴムになります。ホワイトボード上で消したい線やテキスト、スタンプなどの上でクリックします。するとクリックしたものが消えます。

この消しゴムは、線やテキストの一部分を消すことはできません。一度の作業で書いたり入力したりしたものは、ワンクリックで全て消えてしまいます。他の人が書いたものも消えるので注意しましょう。

消してしまったものを元に戻したいときなどは、「元に戻す」をクリックすれば直前の手順が戻ります。「元に戻す」「やり直し」が使えるのは、自分の操作だけです。他のメンバーの操作には使えません。

描いたものをホワイトボード上で動かしたり、サイズを変更したい場合には「選択」を使います。「選択」をクリックしたら、変更したい部分をドラッグします。

するとこのように点線でその部分が囲われます。四隅の点をドラッグするとサイズが変更できます。点線の中でドラッグすると移動できます。

「スタンプ」をクリックすると、ホワイトボードで利用できるスタンプが表示されます。この中から押したいスタンプを選んで、任意の場所でクリックすると、そのスタンプを押せます。

「保存」をクリックすると、その時の表示されているホワイトボードが保存されます。

Zoomのホワイトボードを使う上で困ったことがあった場合の対処法を説明します。

Zoomでホワイトボードを使いたいのに、使えない場合があります。まず、iPhoneでは使えません。また、AndroidでもiPadでも、OSや端末のバージョンによっては、ホワイトボードに対応していないことがあるようです。

AndroidやiPadで、ホワイトボードが使えない場合には、アプリが最新になっているか確認しましょう。

アプリの更新情報がないのに使えない場合には、何らかの理由で端末が対応していないことが考えられます。

マウスだとうまく線が書けなくて困っている方もいます。

PC上ではマウスでは図も文字も上手く描けないでしょう。上手に書きたい場合には、ペンタブの利用をおすすめします。また、スマホやiPadでも、指で書くよりもタッチペンを使った方が上手に書けるでしょう。ペンタブやタッチペンを購入しましょう。

保存ボタンを押して保存したホワイトボードの画像が見つからなくて困るという声もあります。ホワイトボードの画像に限らず、Zoomで保存したデータは、特に設定を変更しなければ「ドキュメント」に保存されます。PCの「ドキュメント」の「Zoom」フォルダを確認してみましょう。

この記事では、Zoomのホワイトボードについて解説してきました。Zoomのホワイトボードを使いこなせれば、参加者全員でアイデア出しをしたり、会議室のホワイトボードを使うように説明がはかどります。

ホワイトボードの使い道はいろいろとあります。ぜひ使いこなせるようにして、自分なりの使い道を発見してみましょう。