アウトルック(Outlook)とは？Microsoft社のメールソフトで使える機能を紹介！

Outlookとは何かご存知ですか？パソコンを持っていない人や普段使っていない人の中には知らない人もいるでしょう。Outlookとは何か、概要や機能を解説します。また、似たような言葉のOutlook Expressとは何かということについてもその後解説していきます。まずはOutlookの概要からです。

OutlookとはMicrosoft（マイクロソフト）OfficeがあるPCに搭載されている、マイクロソフト社製のメールソフトのことです。OutlookはWord、Excel、Power Point等と一緒にMicrosoft Officeの中に含まれています。また、Outlookのメインの機能はメールの送受信ですが、連絡先や予定の管理を行うこともできます。

Outlookというメールソフトの具体的な機能とは何なのでしょうか。Outlookの主な4つの機能をそれぞれ解説していきます。

まず最も基本的で重要な機能がメールの送受信機能です。スマホや携帯と同じようにOutlookでも、こちらから相手先へメールを送信し、相手からのメールを受信することができます。

Outlookにはメールの署名機能があります。メールの署名機能とは、メールを送る際に本文の最後に差出人（自分）の情報（名前・会社名・部署名・役職・連絡先電話番号・会社の住所等）を記載できる機能のことです。一度設定しておけば、それ以降は自動で送信メール本文に挿入されます。

署名を入れることで、相手がメールを読んだ際に差出人がだれか一目でわかる他、回答を電話で行いたい場合も連絡先電話番号が書いてあるのですぐに連絡できる等様々なメリットがあります。家族や友人とメールでやり取りする際は特段必要性はないですが、署名機能はビジネスメールにおいては必須といっても過言ではありません。

Outlookにはメールの振り分け・仕分け機能もついています。これは受信したメールを好きなように、しかも自動で仕分けることができる機能です。例えばフォルダをシステム、予算、決算、A社対応、B社対応という風に分けて作っておいて、メールの件名や本文に特定の文字が入っている場合はこのフォルダ、というように受信メールを自動で分けられます。

出張や病気休暇で長い間出勤していない時に取引先からの依頼であったり、重要案件の相談がメールで来るのは避けたいところでしょう。なんとか自分の不在を相手に知らせたいものです。Outlookのメールの自動返信機能を使えばこの問題は解決です。

Outlookのメールの自動返信機能を使えば、事前に自動返信内容を設定しておくことで、該当期間中にメールを送ってきた相手に対して「○月○日～○月○日は不在のため、代わりの鈴木まで連絡お願いします。」というような本文の入ったメールを自動的に返信することができます。不在時でも相手先に迷惑をあまりかけずに済みます。

Outlook Expressとは、マイクロソフトが開発したメールソフトです。Outlookとはどこが違うのでしょうか。

Outlookもマイクロソフトが開発した点では同じですが、OutlookがMicrosoft Officeに付随しているのに対して、Outlook ExpressはWindowsパソコンに付随していた点で違いがあります。Outlook Expressは今はほとんど使われておりませんが、以前はWindowsに標準搭載されていました。

Outlook Expressに代わって登場してきたのが、WindowsLiveメールです。現在販売されているWindowsパソコンにはWindowsLiveメールが搭載されています。

Outlookはビジネスメールに最適なメールソフトです。紹介したOutlookの機能を使いこなしてメールを管理しましょう。