Googleスプレッドシートの使い方！アドオン・関数・ショートカットキーのおすすめは？

GoogleスプレッドシートはMicrosoft OfficeのExcelと同じように使えて、とても便利だという声が上がっています。この記事では表計算ソフトに興味がある人ならチェックしておきたいGoogleスプレッドシートについて詳しく見ていきましょう。

Googleスプレッドシートというのはいったい何かというと、一言で説明するのなら、Googleドライブ上にあるオンラインで使える表計算ソフトです。GoogleドライブはGoogleアカウントを取得することで誰でも使えるようになるクラウドストレージですが、スプレッドシートはこの中に入っているExcelと同じような表計算ソフトです。

Googleドライブには表計算ソフトのスプレッドシートの他に、Wordのように文書作成ができるGoogleドキュメント、PowerPointのようにスライドが作成できるGoogleスライドがあり、これらすべてを無料で利用することができます。

Excelを使うためにはExcelがインストールされているPCを持ち歩く必要があります。しかし、Googleスプレッドシートの場合にはデータはクラウド上のGoogleドライブに保存されます。そのために、PCとスマホ、タブレットなど使う端末が違っても、家と会社のPCと使う場所が違っても、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。

Googleドライブの容量は無料でGoogleアカウントを作成した時に割り当てられるのは15GBと決まっています。しかし、Googleスプレッドシートはいくら容量を使っても、容量無制限で使うことができます。

スプレッドシートだけではなく、Googleドライブ上のGoogleドキュメントとGoogleスライドも容量無制限で使えるます。

ネット環境が悪い所で作業しなくてはいけない場合などは、事前に必要なソフトや編集するスプレッドシートを同期させておけば、オフラインで利用することも可能です。オフラインで編集したシートはPCに保存されますが、オンライン通信ができる環境に入れば元の情報と同期されます。

オフラインでGoogleスプレッドシートを利用するためには「Google Gears」というソフトが必要になります。こちらを検索して入手してからオフライン利用をはじめましょう。

Googleスプレッドシートは無料で誰でも使うことができる表計算ソフトです。Googleドライブの容量を増やしたい場合には有料プランもありますが、Googleドライブの有料プラン、無料利用に関わらず、Googleアカウントを持っている人はスプレッドシートもドキュメントもスライドも誰でも無料で使えます。

MicrosoftのExcelの場合には、Microsoft Officeを購入するだけで数万円単位のお金が必要です。Googleドライブを利用すれば無料で同じような機能のソフトを使い放題使えます。高額なオフィスソフトの購入を考えている人はGoogleドライブ上のこれらのソフトを無料で利用することを検討してみる価値がありそうです。

Googleドライブを他の人と写真や文書などのデータを共有するのに利用している人も多いものです。Googleドライブ上にあるスプレッドシートも、データは常にクラウド上にあるので複数の人と共有して編集できます。

誰かがシートの内容を変更した場合には、すぐに全員の手元にあるシートに変更が反映されるので、常にプロジェクトに参加している全員が最新の情報を共有することが可能になります。

ExcelやWordなどをPC上で操作したことがある人は覚えがあるでしょう。せっかく作った文書がなぜか消えてしまった、という経験が。こまめに上書き保存しておけばよかったのに、まったく保存していなかったために、今までの数時間の努力がすべて水の泡、ということも良くあることです。

ところが、Googleドライブ上にあるスプレッドシートやドキュメント、スライドは変更を加えるたびに速やかに自動保存してくれます。こまめに自分で保存ボタンを押したり、ショートカットキーを操作しなくても保存してくれるというのはとても便利なメリットといえるでしょう。

Googleスプレッドシートがどのようなものなのか理解できたかと思いますので、ここからは実際に操作していきましょう。

まずはスプレッドシートの基本的な操作からです。スプレッドシートを利用するためには、PCのGoogle Chromeから「スプレッドシート」と検索しましょう。すると検索結果の1番目にスプレッドシートのページが開くので、そちらを開きます。

するとこのようなスプレッドシートのトップページに入るので「Googleスプレッドシートを使う」をクリックします。