Office365のOutlookでのメールテンプレートの作成方法！便利な使い方も解説！

Outlookのテンプレートと言われてもテンプレートって何だってなる方もいらっしゃるかと思います。まずはOutlookのテンプレートとは何かについてご紹介していきます。

Outlookとは企業や学校などがメールやスケジュール調整を行うためのExchange Serverのクライアントとなっています。Exchange Serverを利用せずにインターネット上のクライアントや連絡先の管理ソフトとして利用する事もできますが、ソフトとして重たいだけなので非効率になってしまいます。

Exchange Serverとは、Microsoftが提供しているサーバーソフトウェアの1つでグループウェアの機能を統合的に管理しています。主にメール、カレンダー、タスク表、共有フォルダの管理といった機能があります。

テンプレートとはその名の通り基本となる文章や文言を作成しておく機能です。例えば仕事で日々業務の日報を送る必要があるとき、文頭や文末が同じ場合や送信宛先が同じ場合、テンプレートとして用意しておくとテンプレートを読込むだけでその文頭と文末や送信宛先が表示されるようになります。

文頭と文末が表示されると中間文章のみ書きかえるだけ日々の日報が作成できますので、日々同じ文章を書く必要がなくなります。こういった形でテンプレートをうまく活用する事で作業の効率化を図ることが出来ます。

ここからは実際にOutlookのテンプレートの作成方法についてご説明していきます。

Outlookのテンプレートを作成すると「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」の中に保管されるようになります。Outlookのテンプレートを使用する場合には「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から読込むようになります。では、Outlookのテンプレートを読込む方法をご説明していきます。

ホーム > 新しいアイテム > その他アイテム > フォームの選択を選択してください。

フォームの選択という画面が表示されます。「フォルダーの場所」から「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択してください。テンプレートとして登録されている一覧が表示されるので、読み込みたいテンプレートを選択して開くを押してください。

以上がOutlookのテンプレートの読み込みの方法となります。

では、Office365でのテンプレートの作り方をご説明していきます。

新しい電子メールを選択するとメッセージの画面が表示されます。その画面で宛先、件名、内容を作成します。

ファイル > 名前を付けて保存を選択すると保存先を選択する画面が表示されます。ここで「ファイルの種類」を「Outlook テンプレート」を選択して保存をしてください。これでテンプレートが保存されます。

Office365でテンプレートを作成した場合の保存先はOffice365の初期設定として「c:\users\ユーザー名\appdata\roaming\microsoft\templates」が選択されています。特に変更したい理由が無いようでしたらそのままの保存先で問題ありません。

以上がOffice365でのテンプレートの作り方になります。