仕事の関係でOutlookのメールを送る時にデフォルトのフォントを利用するのは普通のことですが、友達や家族にメール送信をするときは、フォントを変えて味わいを出したいものです。今回はOutlookの変更方法、書式設定や色の変更方法を解説します。
ビジネスの世界では、クライアントや仕事の同僚との連絡を小まめに取るためにメール送信をするのが普通です。それは同時に大切なビジネスマナーでもあります。定期的なメールでのコミュニケーションを取って、自分の誠実さや信頼性をしっかりアピールしなければ出世も昇進も期待できないでしょう。
ビジネスでのやりとりの際に交わすメールは、真面目なもので、そこに遊び心が入る余地はありません。しかし、メールでのやりとりは、プライベートでも頻繁に行います。メール利用者の多くは、送信するメールの趣を少し変えることにより、相手が普段何気なく受け取るメールに新鮮さや変化を加えたいと考えています。
そのために利用されるのがフォントです。Outlookのメール利用者は自分が送信するメールに趣や変化を加えるために、フォントの変更ができるのでしょうか。Outlookメールには、フォント変更をするための機能が備わっています。それでこれからOutlookメールのフォントを変更する方法をいくつか紹介します。
まず紹介するOutlookメールのフォントを変更する方法は、電子メールを新規に作成する際に、書式設定機能を活用して変更する方法です。書式設定機能を使ってフォントの変更をする方法は2つあります。1つ目の方法は、書式設定内にある「フォントグループ」を利用する方法です。
もう1つの方法は、書式設定内にある「スタイルの変更機能」を利用する方法です。まず、書式設定機能の「フォントグループ」を利用してどのようにフォントの変更ができるのかを説明します。
PCにインストールされているOffice Outlookを起動させます。Outlookのホーム画面左上にある「新しい電子メール」をクリックします。「新しい電子メール」の上部に「フォントグループ」が表示されています。「フォントグループ」の中に、「フォント・文字の種類」がありますのでそれをクリックします。フォントの一覧が表示されます。
Outlookの電子メールの新規作成の際に表示される「フォントグループ」には様々なアイコンが含まれています。それぞれのアイコンがどのような機能を持っているのか、以下にまとめて記載します。
Outlookの書式設定機能を使ってフォントの変更をする際、注意すべきことが3つあります。これからそれら3つの大切な点を解説します。
Outlookで「新しい電子メールを作成」を選択すると、「新しい電子メール」作成画面上にあるメニューに「書式設定」が表示されます。それをクリックすると3つメールの形式が表示されます。「HTML」形式、「テキスト」形式、そして「リッチ テキスト」形式の3つです。通常は「HTML」形式を選択してください。
「リッチ テキスト」形式は、メールを受信する側がExchangeServer＋Outlookでサポートされていないと不具合が起き、メールの着信ができません。「リッチ テキスト」形式を選択する場合は、職場など同じ環境でOutlookを利用している場合や、相手が「リッチ テキスト」形式に対応していることが分かっている場合にのみ選択してください。
Outlookの書式設定機能を使ってフォントの変更をする際に注意すべき2つ目の点は、カーソルが本文にないと「フォントグループ」が使用できないことです。「差出人」「宛先」「CC」「件名」欄にカーソルがあると、「フォントグループ」はグレーアウト状態で使用できませんので中止してください。
Outlookの書式設定機能を使ってフォントの変更をする際に注意すべき3つ目の点は、この方法でフォントを変更した場合は、変更が保存されないので、毎回「新しい電子メール」でメールの作成と送信をする度に変更を行わなければならないことです。単発のメール作成の場合には、この方法でのフォント変更を行ってください。
Outlookの「新しい電子メール」作成をしてフォントを変更する方法には、「フォントグループ」を利用せずにフォントを変更する別の方法があります。その方法とは、「スタイル変更」機能を使う方法です。フォントを変更するという面では同じ機能を果たしますが、この2つのフォント変更方法には大きな違いが1つあります。
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