Microsoft Accessとは？データベース作成ソフトを使ってできることは？

本記事冒頭の本章ではMicrosoftのAccessについて詳しく解説していきます。Microsoft Accessは、プライベートでMicrosoftを利用している人にとっては、あまり馴染みのないソフトウェアではないでしょうか。Microsoft Accessをうまく活用することで、データベースの管理が圧倒的に簡単になります。

Microsoft の「Access」とは、Microsoft社がWindowsユーザー向けに販売している「データベース作成ソフト」です。「Office Proffecional」に標準搭載されているソフトウェアアプリケーションで、Microsoft Accessのソフトウェア単体でもMicrosoftホームページで販売されています。

データベースといえばExcelが代表的なソフトウェアですが、Microsoft AccessとExcelの大きな違いは、アプリケーションソフト内でデータベースを開発・カスタマイズできるという点です。

Microsoft Accessにインストールされているテンプレートも利用できます。簡単なデータベースの作成から、高度なデータベースにも適しているアプリケーションソフトであると言えます。

そもそも、データベースとはいったい何なのでしょうか？普段プライベートでWindowsを利用する上で、データベースを利用する頻度がそこまで多くないので、ピンと来る人が少なくありません。ここでは「データベース」について紹介していきます。

「データベース」でできることは、「大量のデータ」を蓄積・保存・活用です。例えば、Amazonで大量の商品を販売する時に、商品名や商品コード、売値、仕入れ先など様々な情報を入力し、必要な情報だけの抽出や、商品管理にも利用できます。

応用方法次第では、様々な場面で利用される「データベース」ですが、この「データベース」を作成する上で、おすすめしたいソフトが「Microsoft Access」となります。

前の章では「Microsoft Access」の特徴を述べましたが、具体的な「Excel」ソフトウェア・アプリケーションとの違いがうまく分からなかった人が多いでしょう。本章では、「Excel」との違いや、「Microsoft Access」を利用するメリットについて詳しく解説していきます。

まず結論から先に述べると、「Excel」と「Access」はまったく異なるソフトウェア・アプリケーションです。Excelでできることと「Access」でできることは、一部重複していますが、あくまでもAccessは「データベース管理ソフト」で、Excelは「表計算ソフト」となります。

Microsoft Accessでできることを詳しく解説していきます。本章で紹介するMicrosoft Accessでできることを把握しておけば、Excelとの違いが明確化します。また、大量の顧客管理や物品管理をする人にとっても、Microsoft Accessは重要なツールです。Microsoft Accessについて詳しい認識を持っておきましょう。
 

Microsoft Accessの大きな特徴は大量のデータを保存・蓄積できる点です。Microsoft Excelでは、1つのワークシートに最大で「104万8,576行」までデータを入力・保存・蓄積ができますが、Microsoft Accessの場合は最大で2GB保存データ量の上限はありますが、保存できる行の上限はありません。

Microsoft Accessのもう一つの大きな特徴は、入力・保存・蓄積したデータを様々な方法で抽出し取り出すことができます。Excelにはない機能で、膨大なデータベースから必要なデータをすぐに取り出せるのが、Microsoft Accessを利用する大きなメリットの１つとなります。

また、データを取り出すときにも、数値などの情報を集計、複数のテーブルと合算・結合してデータを抽出することや、抽出したデータを様々な形式でプリントできるので、ビジネスでも活用することが可能です。帳票・ラベル・リスト形式など印刷のレイアウトの変更も自由自在です。