Gmailのラベルとは？フォルダやフィルタとの違いや使い方を解説！

SNSなど様々なサービスの登録や通常の連絡に使われているフリーメールの中で、最も利用率が高いのがGmailでしょう。Gmailにたくさんメールが届くと大事なメールを見落としてしまうことがあります。Gmailにはラベル機能というメールを整理できる機能が備わっています。

ラベル機能とは、メール1つ1つに付けられて、付けたラベルごとに一覧表示できる機能です。そのためメールの見落としを防ぐことができます。複数のラベルを作成すればGmailの管理や整理がらくに行えます。

Gmailにはフォルダ機能はありませんがラベルが代替的な役割を果たしています。ラベルはうまく使えばフォルダの上位互換のような使い方もできます。Google keepでもフォルダ機能はなくラベル機能のみなので、Googleが提供しているサービスは基本的にラベル管理を推奨しているようです。

ラベルとフォルダは少し違いがあります。フォルダを細かく整理しようと、たくさん作成すると大きなフォルダの中に複数のフォルダが格納されてしまいます。またメールが1つのフォルダにしか入れられません。ラベルはメールにしるしを付けるだけなので、1つのメールに複数のラベルを付けられます。

例えば、「SNS」フォルダに「Facebook」「Twitter」フォルダを作成するとFacebookのみ、Twitterのみでしかメールを確認できません。ラベルの場合は「Facebook」のラベルを選択すればFacebookのみを、「SNS」を選択すれば両方のメールを確認できます。ラベルは使い方によってはフォルダに比べてかなり便利に管理できる機能です。

フィルタとは、メールの振り分けを設定すると受信したメールを自動的に振り分けてくれる機能です。アドレスや件名、添付ファイルがあるもの、キーワードの有無など様々な条件で振り分けることができます。振り分けの条件に対してラベル付けやスター、重要マークの付与、転送設定なども行えます。

フィルタ機能とラベルを活用すればメールの管理や整理をとても楽にできます。フィルタを使って自動振り分けを行う方法は後述します。

ラベルはあくまで自分がメールを整理するためのものなので、送信元にラベルを付けていることは知れらません。ラベルは、いわば資料をまとめて入れてあるファイルのようなものなので、仮に失礼な名前のラベルを付けていても資料(メール)自体にはなんの影響もありません。

それではGmailのラベルの使い方を説明します。とても簡単なので、慣れればフォルダ機能以上に使いこなせるでしょう。Gmailのラベルの作成やフィルタ機能を使っての自動振り分けはPCやiPhoneのGmailアプリからしか設定できません。AndroidのGmailアプリでは閲覧しかできないので注意しましょう。

ラベルは簡単に作成できます。まずGmailを開いて、左側のメニューから"もっと見る"を押しましょう。その中から"新しいラベルを作成"をクリックしてください。

ラベルの名称を入力して"作成"を押せばラベルの新規作成ができます。Gmailで受信したメールにラベルを付けるには、メールを選択し、"ラベルアイコン"をクリックしましょう。付けたいラベルを選択して"適用"をクリックすればOKです。複数のラベルを選択できるので、大きなカテゴリのラベルと小さなカテゴリのラベルを作成しておくと便利です。

ラベルの編集をしたい場合は、ラベルの横の"その他"アイコンをクリックしてください。"編集"を押すとラベル名の変更ができます。またラベルの階層化も可能です。

不要なラベルを削除したい場合はラベル横の"その他"アイコンから"ラベルを削除"をクリックしましょう。

ラベルを付けたメール一覧を表示させたい場合は、左のメニューにあるラベルをクリックするだけでOKです。

AndroidのGmailアプリではラベルの設定はできませんが、ブラウザをPC表示にすれば設定が可能です。ブラウザの表示を変更するには、ブラウザからGmailのページを開いて、"≡"を押してメニューを開きましょう。メニューの一番下に"Gmailを次のUIで表示"とあるので、"デスクトップ"をタップしましょう。

あとは通常通りラベルを設定するだけです。ただやはりPC版表示なのでスマホだと操作が面倒です。PCを利用できる方はPCでラベルの設定を行ったほうがいいでしょう。あくまでスマホのブラウザは補助的に活用しましょう。