Zoomミーティングをスケジュールする！主催者の設定方法を解説

テレワークを取り入れての仕事や勉強が広がるにつれて、ビデオ会議システムのZoomを導入する企業や学校が増えてきました。また、Zoomの利用はプライベートにも広がり、Web上でのZoom飲み会やZoom同窓会などを開催する人も増えてきました。

仕事や学校の授業だけではなく、プライベートでZoomを活用する方が増える中で、Zoomミーティングを主催する方も増えています。Zoomミーティングを主催する場合には、あらかじめミーティングの予定を立てて、Zoomからスケジュールを設定しておくこともできます。

この記事ではZoomミーティングをスケジュールすることのメリットとスケジュールする方法を解説します。ぜひ、Zoomでミーティングを開催する方は、スケジュール機能も使いこなせるようにこの記事でその方法を身に付けましょう。

Zoomでミーティングを主催する方法には、「新規ミーティング」から今すぐミーティングを開始する方法の他に、「スケジュール」という方法もあります。「スケジュール」からミーティングをセッティングすると、ミーティングの予定を立てておけます。

主催者としては、ミーティングを開始する前に、資料の用意や、画面共有する説明画面の確認など、いろいろと忙しいことがあります。待機室で参加者を確認する手間もあります。

スケジュールしておけば、ミーティングを始めるためのあれこれ合わせてセッティングしなくても済むことで、大きなメリットがあります。

Zoomのミーティングのスケジュールの機能は、有料アカウントだけではなくて無料アカウントでも利用できます。完全無料では3人以上のミーティングの時間は40分までに制限されてしまいますが、それでもミーティングをあらかじめセッティングして置けることには、大きなメリットがあります。

Zoomミーティングはセッティングしたら参加者を招待しなければいけません。「新規ミーティング」からすぐにミーティングを始める場合には、ミーティングを開始してから招待状を送ることになります。

しかし、スケジュールしたミーティングであれば、予め招待状を作成して、参加者に送っておくことができます。ミーティングの開始時間になったら、参加用URLをクリックしてミーティングルームに入室してもらうだけで済むのは、主催者としては手間が大きく省けてメリットが大きいと言えるでしょう。

Zoomのミーティングのスケジュール機能では、定期ミーティングの設定も可能です。毎日同じ時間にWebで朝礼をするとか、反省会をする、定期連絡をする、といった場合や、毎週同じ曜日に、毎月同じ日に、定期的に講座をする場合などに、定期ミーティングを設定しておくととても便利です。

Zoomミーティングを主催する時に、ミーティングの予定をスケジュールする方法を具体的に解説します。

まずはPC用のZoomアプリから設定する方法を解説します。

お使いのPCでZoomのアプリを起動してZoomアカウントにサインインします。Zoomにサインインした状態でアプリが起動したら「スケジュール」をクリックします。

ミーティングの詳細を設定できる画面が開きます。「トピック」にミーティングのタイトルを入力します。開始時間やミーティングID、パスワードなどを設定したら「スケジュール」をクリックします。これでミーティングのスケジュールが完了しました。

Zoomのミーティングの予定は、ZoomのWebサイトのマイページからもスケジュールできます。

ZoomのWebサイトのマイページにサインインしたら、左サイドバーから「ミーティング」をクリックします。

するとミーティングをスケジュールできる画面が開きます。こちらにミーティングのタイトルや説明文、開始日時などを設定すればOKです。

スマホのZoomアプリからでもミーティングのスケジュールができます。