Zoomミーティングをスケジュールする！主催者の設定方法を解説

テレワークを取り入れての仕事や勉強が広がるにつれて、ビデオ会議システムのZoomを導入する企業や学校が増えてきました。また、Zoomの利用はプライベートにも広がり、Web上でのZoom飲み会やZoom同窓会などを開催する人も増えてきました。

仕事や学校の授業だけではなく、プライベートでZoomを活用する方が増える中で、Zoomミーティングを主催する方も増えています。Zoomミーティングを主催する場合には、あらかじめミーティングの予定を立てて、Zoomからスケジュールを設定しておくこともできます。

この記事ではZoomミーティングをスケジュールすることのメリットとスケジュールする方法を解説します。ぜひ、Zoomでミーティングを開催する方は、スケジュール機能も使いこなせるようにこの記事でその方法を身に付けましょう。

Zoomでミーティングを主催する方法には、「新規ミーティング」から今すぐミーティングを開始する方法の他に、「スケジュール」という方法もあります。「スケジュール」からミーティングをセッティングすると、ミーティングの予定を立てておけます。

主催者としては、ミーティングを開始する前に、資料の用意や、画面共有する説明画面の確認など、いろいろと忙しいことがあります。待機室で参加者を確認する手間もあります。

スケジュールしておけば、ミーティングを始めるためのあれこれ合わせてセッティングしなくても済むことで、大きなメリットがあります。

Zoomのミーティングのスケジュールの機能は、有料アカウントだけではなくて無料アカウントでも利用できます。完全無料では3人以上のミーティングの時間は40分までに制限されてしまいますが、それでもミーティングをあらかじめセッティングして置けることには、大きなメリットがあります。

Zoomミーティングはセッティングしたら参加者を招待しなければいけません。「新規ミーティング」からすぐにミーティングを始める場合には、ミーティングを開始してから招待状を送ることになります。

しかし、スケジュールしたミーティングであれば、予め招待状を作成して、参加者に送っておくことができます。ミーティングの開始時間になったら、参加用URLをクリックしてミーティングルームに入室してもらうだけで済むのは、主催者としては手間が大きく省けてメリットが大きいと言えるでしょう。

Zoomのミーティングのスケジュール機能では、定期ミーティングの設定も可能です。毎日同じ時間にWebで朝礼をするとか、反省会をする、定期連絡をする、といった場合や、毎週同じ曜日に、毎月同じ日に、定期的に講座をする場合などに、定期ミーティングを設定しておくととても便利です。

Zoomミーティングを主催する時に、ミーティングの予定をスケジュールする方法を具体的に解説します。

まずはPC用のZoomアプリから設定する方法を解説します。

お使いのPCでZoomのアプリを起動してZoomアカウントにサインインします。Zoomにサインインした状態でアプリが起動したら「スケジュール」をクリックします。

ミーティングの詳細を設定できる画面が開きます。「トピック」にミーティングのタイトルを入力します。開始時間やミーティングID、パスワードなどを設定したら「スケジュール」をクリックします。これでミーティングのスケジュールが完了しました。

Zoomのミーティングの予定は、ZoomのWebサイトのマイページからもスケジュールできます。

ZoomのWebサイトのマイページにサインインしたら、左サイドバーから「ミーティング」をクリックします。

するとミーティングをスケジュールできる画面が開きます。こちらにミーティングのタイトルや説明文、開始日時などを設定すればOKです。

スマホのZoomアプリからでもミーティングのスケジュールができます。

スマホでZoomのアプリを起動して、Zoomアカウントでサインインします。サインインできたら「スケジュール」をタップします。

すると、ミーティングのタイトルや日時を設定できる画面が開きます。こちらにミーティングの詳細を設定して「完了」をタップするとミーティングをスケジュールできます。

スケジュールしたZoomミーティングを開始する方法を解説します。

Zoomミーティングには参加者を招待しなければ、会議やセミナーを開くことはできません。スケジュールしたミーティングに参加者を招待する方法を解説します。参加者を招待するためには、主催者の個人IDを使って招待状を作る方法と、ミーティングごとに変わるミーティングIDをその都度作成して招待する方法があります。それぞれの方法を説明します。

個人IDとは、Zoomを利用する上で、Zoomからユーザー一人ひとりに割り当てられた10桁の数字のIDのことです。毎回変わるミーティングIDとは違い、常に同じIDを使ってミーティングルームが設定されます。そのために、1つの招待状を送っておけば、何回も参加しても招待状を送らずに、Zoomミーティングに参加してもらえます。

セミナーや定期的な会議などで、毎回同じ参加用URLやミーティングIDから参加してもらった方が便利な場合には、個人IDをミーティング用のIDとして利用してもいいでしょう。

ただし、個人IDがサインインパスワードと一緒に流出してしまうと、主催者のZoomアカウントを乗っ取られてしまうのでその点には注意しましょう。

個人IDで招待状を作る方法は、Zoomミーティングをスケジュールするときに、「ミーティングID」を「個人ミーティングID」に設定します。すると参加用URLが個人IDを使って作成されます。

Zoomを起動したら「ミーティング」をクリックし「招待をコピー」をクリックします。すると、個人IDを使った招待状がクリップボードにコピーされます。それをメールやLINEなどに貼り付けて、招待したい方に送れば招待できます。

ミーティングルームのIDには、個人IDではなくその都度変わるミーティングIDを自動で作成することもできます。ミーティングIDを自動作成する方法は、上記で「個人ミーティングID」を作成するのと同じ場所で、「自動的に生成」を選択します。すると、その都度変わるミーティングIDが、ミーティングをスケジュールするたびに生成されます。

招待状を送る方法は、Zoomを起動したら「ミーティング」から招待状を送るミーティングを選んで、「招待をコピー」をクリックします。すると、クリップボードに招待状がコピーされるので、そちらをメールなどに貼り付けて参加者へ送ります。

スケジュールしたミーティングを始める方法は、まずはZoomを起動したら「ミーティング」を開きます。複数のミーティングをスケジュールしている場合には、ミーティングの一覧から開始するミーティングを選択します。「開始」をクリックすると、ミーティングが始まります。

この記事では、Zoomでミーティングをスケジュールすることのメリットと、ミーティングをスケジュールする方法、スケジュールしたミーティングに参加者を招待する方法などについて詳しく解説してきました。あらかじめスケジュールしたミーティングを参加者に知らせておけば、ミーティングの予定を空けておいてもらえます。

また、主催者としてもミーティングが始まる前に、参加者に招待状を送る手間をかけずに、待機室に入室してきた参加者を確認するだけで済むので、大きく手間が省けます。スケジュールの機能はいろいろと活用してみると、Zoomの使い勝手がとても良くなるでしょう。