Microsoft FlowでOutlookとGoogleカレンダーを同期する方法！手順やメリット/設定方法を解説！

OutlookとGoogleカレンダーはともに、長年多くのユーザーから利用されてきた定番のスケジュール管理ツールです。

OutlookとGoogleカレンダーはプライベート・ビジネスの用途を問わず、あらゆる立場の人に利用されてきた機能ツールですが、この2つは機能が被る部分があり、両方を利用しているユーザーの中には使い分けに一苦労している人もいるのではないでしょうか。

今回レビューする「Microsoft Flow」というツールは、この2つの定番ツール、Outlook・Googleカレンダーを連動させてより便利に活用できるように自動フローを作成できるツールです。

「Microsoft Flow」は、OutlookとGoogleカレンダーを同期することにより、スケジュール管理をより効率的に行えるようになります。

「Microsoft Flow」はアプリ同士を連動させて、普段頻繁に行っているアプリ間のフローを自動化できるツールです。例えばメールアプリで受信したメールに添付ファイルがあった場合は、自動的に指定したストレージに保存するというフローを設定できます。

「Microsoft Flow」には無料プランと有料プランが用意されています。

まずは、「Microsoft Flow」を試してみたいというユーザーは無料プランから始めるのが良いでしょう。無料プランでも「Microsoft Flow」の機能は十分利用できます。

無料プランの1ヵ月あたりの最大実行数は750回です。

「Microsoft Flow」の有料プランは、まず、通常の有料プランとして「Flow プラン1（月額1,637円）」「Flow プラン2（月額54,555円）」と2グレード用意されており、1ヵ月あたりの最大実行数が、「Flow プラン1」は4,500回、「Flow プラン2」は15,000回となっています。

また、それとは別に「Office365」のプランに組み込まれている「Microsoft Flow for Office365」がありますが、こちらは「Office365」ユーザーのみが利用できるプランであり、料金体系も「Office365」のプランの中に入っています。ちなみにこちらのプランは、1ヵ月あたりの最大実行数は2,000回です。

次に、OutlookとGoogleカレンダーを使うメリットについて解説します。

OutlookとGoogleカレンダーはともにスケジュール管理機能を持つツールですが、この2つのカレンダー機能を活用することで生まれるメリットがあります。

複数のカレンダーを利用すると、仕事、プライベートのスケジュール管理がしやすいというメリットがあります。複数のカレンダーを使い分けることにより、用途別に予定表を整理できるので、仕事の予定表、プライベートの予定表として切り替えて利用できます。

特に仕事中心の生活になっているビジネスパーソンは、明確にプライベートの予定を分けて管理することで、大事なプライベート時間を確保できるようになるでしょう。

仕事とプライベートの予定表を一緒にしていると、どうしても仕事優先で予定表が管理されます。仕事が忙しいビジネスパーソンほどプライベート時間は大事なので、自分のプライベート時間を守るためにも、複数のカレンダーでそれぞれの予定表を管理して照らし合わせるやり方をおすすめします。

複数のカレンダーを利用すると予定表のバックアップとしても役に立ちます。1つのスケジュール管理ツールで予定表を管理していると、アクシデントでそのツールが利用できなくなったときに予定表を確認できなくなります。

実物のメモ帳で予定表を管理している場合は、そのメモ帳を失くさないように気をつけることでリスク対策になりますが、Web上のツールを使って予定表を管理している場合は、個人の管理ではリスク対策に限界があります。

その様な状況に鑑み、複数のカレンダーを利用することは予定表のバックアップとしての機能も持ち合わせた有用な使い方と言えます。

上記のように、この2つのカレンダー機能を併用することでより機能的なスケジュール管理が可能になりますが、2つのツールを使用することで、スケジュール上の管理ミスが発生する可能性もあります。そうした管理ミスを未然に回避するために役立つのが今回紹介している「Microsoft Flow」です。