MicrosoftのOfficeの機能を無料で使えるOffice Onlineの使い方を解説！

筆者は1年ほど前にパソコンを買い替えたのですが、その時にものすごく悩みました。Microsoft Officeを新しいパソコンに入れるかどうかということを。仕事柄、WordとExcelはどうしても必要なのでOfficeソフトはないと困るのですが、最近ではMicrosoft純正ではない廉価版でも、純正版とほぼ同じように使えるという声も聞きます。

Microsoft純正版のOfficeソフトを入れたらパソコンの価格にプラス約2万円です。廉価版なら10分の1の2,000円ほどで入れられます。いろいろと迷った挙句、結局廉価版にして、現在も何も困ったことはありません。廉価版も十分に使えるソフトです。

しかし、なんと、Microsoft Officeの無料版があるとのこと。もっと早く知っていたら廉価版も入れなくても済んだのに、という思いがふつふつと湧き上がっています。いったい無料版とはいったいどんなソフトなのかこの記事では詳しく見ていきましょう。

無料で使えるMicrosoft Officeというのは、Onlineで使えるOffice Onlineのことです。Microsoftが提供するクラウド上で利用できるOfficeソフトです。Googleドライブで利用できるGoogleドキュメントのMicrosoft版といえばイメージしやすいでしょう。

GoogleドキュメントもWordやExcelなどのMicrosoft Officeとの互換性がありましたが、Microsoft Office OnlineはMicrosoft Officeそのものです。今まで、Microsoft Officeを使っていた人は、ほぼそのままの使い勝手で使えるという点が、大きな特徴です。

無料で使えるMicrosoft Office Onlineには次のような特徴があります。

Microsoft Office OnlineはMicrosoftアカウントを取得することで誰でも無料で使えるのが特徴です。Microsoftアカウントは、メールアドレスか携帯電話番号で誰でも簡単に取得することができます。

今までMicrosoft Officeを利用するためには、高額なソフトを購入する必要がありましたが、購入の必要もなく、登録だけで誰でもすぐに使えるのは大きな特徴でしょう。

他の企業が販売している廉価版のOfficeソフトは、ほぼMicrosoft Officeと互換性がありますが、微妙にMicrosoft Officeで使えていた機能に互換性がない場合があります。

しかし、無料版とは言えMicrosoft Office OnlineはMicrosoft Officeそのものです。無料なのでパッケージ版と比べると使えない機能も若干ありますが、他のOfficeソフトと比べると互換性の高さは最も高いといっていいでしょう。

WordやExcelで作ったファイルを共有するときには、今までは一度作ったファイルを保存してから、メールやチャットアプリに添付して送信したり、USBメモリに保存して渡したりする必要がありました。しかし、無料版のMicrosoft Office Onlineはクラウド版なので、Web上にすべてが保存されます。

Googleドキュメントと同じように、Microsoft Officen Onlineは複数の人で共有できる機能もあるので、WordやExcel、パワポの共同作業も可能になります。また、連絡の行き違いで、同じ書類を複数の人が同時で作成する、ということもなくなるので、作業のミスや無駄も少なくなります。

今までのMicrosoft OfficeもMac版がありましたが、Microsoft Office OnlineはMacだけではなく、iPhoneなどのiOSもサポートされています。WindowsやMacのPCだけではなく、iPhoneやiPadでも共有することができるのです。WindowsやMacで作成した資料を、iPhoneやiPadで利用する、ということも簡単にできるようになります。

ただし、Microsoft Office OnlineはAndroidのブラウザのサポートは現在のところしていません。AndroidでMicrosoft Officeを利用したい場合には、別途、WordやExcelを利用できるアプリが配布されているので、そちらのアプリを利用しましょう。

仕事用に複雑なマクロを組んでMicrosoft Officeを利用しているのなら、Microsoft Office Onlineでは完全にパッケージ版と同じ機能は使えません。しかし、個人利用ではそこまで複雑な機能を利用することもありません。高度な機能には使えない機能もありますが、個人利用ならほぼ問題なく使えるだけの機能性もあります。

気になるのが、Microsoft Office Onlineの機能です。どのようなことができるのかこちらでは見ていきましょう。

パッケージ版と比べると、Office Onlineには一部の機能が制限されています。有料版と無料版に機能の差を付けるのは当然のことでしょう。複雑なマクロを組むことはできません。また、Excelでは一部の関数も使えないものがあります。しかし、その他の機能面ではほぼパッケージ版と同じ機能が備わっています。

Microsoft Office Onlineで無料で利用できる機能には次のようなものがあります。

一部機能に制限はありますが、従来のMicrosoft Officeで利用できる、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteをOnline版で利用することができます。パッケージ版とも閲覧することに関しては、完全に互換性があります。

無料版のOnline版で作成できない機能でも、パッケージ版で作成された機能であればOnline版で閲覧できるので、無料版でも閲覧には全く困ることはありません。

OneDriveというのは、Microsoftのオンラインストレージサービスです。Microsoftアカウントを作成するだけで無料で15GB使えるようになります。

Swayとは、プレゼンテーションソフトの1種類です。Microsoft OfficeにはPowerPointというプレゼンソフトがありますが、パワポよりもされに見栄えのいいプレゼン資料を作成することができます。ニュースレターの作成などもできるので、「人に見せる文書」を作成する人におすすめのソフトです。

Microsoft Office Onlineには連絡帳があります。こちらに登録しておけば、Onlineからどのデバイスでも連絡先を引きだして、電話やメールを送ることができます。

スケジュール管理ができるカレンダー機能です。共有できるので、会社やプロジェクトなどのグループごとでのスケジュール管理をPCやiPhoneを使って簡単に共有することができます。

Online版のMicrosoft Officeではメールの管理もできます。MicrosoftのメールソフトはOnline版ですが、広告収入を得ることを目的としてメールを覗き見ることはありません。無料のOnlineのメーラーですが、メールの自動整理や写真などのファイルを共有する機能もあります。

ここからは無料版のMicrosoft Office Onlineの使い方についてみていきましょう。使い方といってもかなり簡単なので、試しに使ってみたい、という人もぜひ登録して使ってみましょう。

Microsoft Office Onlineの使い方では、Microsoftアカウントを取得する必要があります。Microsoftアカウントをすでに取得している人は、そのアカウントでサインインすればすぐに使えます。まだアカウントを取得していない人は、この機会にぜひ取得しましょう。

アカウントを取得するためには、Microsoftアカウントのページに入り、「Microsoftアカウントでサインイン」をクリックします。Windows10の設定から「アカウント」＞「ユーザーの情報」から「Microsoftアカウントでのサインインに切り替える」からでも新規登録ができます。

サインインの画面で「アカウントをお持ちでない場合、作成できます。」をクリックします。

メールアドレスか電話番号を選択して入力して「次へ」をクリックします。

するとMicrosoftアカウントが作成されます。パスワードやアカウントの復元に必要なセキュリティ情報を入力します。万が一の場合に必要になるので、必ず入力しましょう。パスワードも設定すれば、Microsoftアカウントの作成ができました。

Microsoftアカウントが作成出来たら、Office Onlineのページに入りサインインします。まずはこちらのページに入りましょう。

「サインイン」をクリックして、Microsoftアカウントへサインインします。メールアドレスか電話番号とパスワードでサインインすればOffice Onlineを利用できます。サインインする前に有料のOffice365の購入を促されますが、無視しても大丈夫です。

試しにWordを開いてみます。新規作成画面ではいろいろなテンプレートを選ぶことができます。

「空白の文書」を開いてみるとこのようなレイアウトになっています。Wordの使い方に慣れていれば特に問題なく使えます。

文書に何か変更を加えるたびに「OneDriveに保存完了」と上に出ます。いちいち自分で保存しなくても自動保存してくれるのは、Googleドライブの使い方と同じです。うっかり保存し忘れて文書が消えた、ということを防げるのはありがたい機能です。

無料で使えるMicrosoft Office Onlineを使っている人からはどのような声が上がっているのか、この記事の最後に口コミをまとめてみました。

「PCに入れているパッケージ版が重かったので、Online版を利用してみました。重かったのがウソだったように、サクサクと動くようになり助かりました。ただ、印刷すると文字化けすることがあるので、印刷するのならパッケージ版で開いてから印刷したほうがいいみたいです。」

「いつでもどこでも、どの端末からも簡単にアクセスできるようになったのは本当にありがたい。外出時でも文書作成をスマホからできるようになったので、仕事がはかどるようになった」

「無料の割には使いやすい。無料でこの機能なら言うことない」
「テンプレートがたくさんあるのがいい。使い方も簡単で、初心者でも楽に文書作成を始められる」

「Excelで図形が作れない、矢印も作れない。やっぱり有料版にはかなわない。有料版で機能を最大限使っていた人にとっては使い勝手が悪いソフト。ただ、文書やデータを入力するだけなら十分に使える」

「MacでもWindowsでもどちらでも楽に使えるのはすごい。両方使う人にとっては便利なソフト。

この記事では無料で使えるMicrosoft Office Onlineの特徴や使い方について詳しく見てきました。PCを購入するときに、Officeソフトを入れるかどうかを選択できますが、Microsoftの純正版は2万円以上もするので、躊躇してしまう人も少なくありません。

しかし、この無料のOnline版が利用できれば高額なパッケージ版を購入する必要もありません。廉価版を購入する必要もありません。Officeソフトをどうしたらいいのか迷っている人は、使い方も本当に簡単なのでぜひこの無料のOnline版を一度試しに使ってみましょう。使い勝手の良さと、無料でも機能性が高いことに驚くことでしょう。