iPhoneのファイルアプリの使い方！iOS11からの新機能でファイル管理しよう！

2017年に提供されたiOS11では、新機能として「ファイル」アプリを実装しました。このファイルアプリは、DropboxやGoogle Drive、Adobe Creative Cloudなどのクラウドストレージサービスに保存したデータを、ファイルアプリで一元化して管理できる機能です。

つまり複数のクラウドサービスを利用していても、ファイルアプリを使えばすぐに見たいデータを見つけられます。異なるクラウドサービスへのデータ移動やファイルの並び替えも簡単に行なえます。また、異なるクラウドサービスのファイルをタグ付けすれば、一覧表示できるのでとても便利です。

iCloud Driveはクラウドサービスのひとつにすぎません。iCloud Driveでは、Appleのアプリ(Numbers・Keynote・Pasesなど)で作成したデータを保存して、iPhone・PCなどでデータの閲覧や編集が可能です。Google DriveでもGoogleドキュメントなどで同様のことができますが、いずれも複数のクラウドサービスの管理はできません。

iOS11で実装されたファイル機能は、iOS10まであった「iCloud Drive」アプリの強化版という位置づけです。「iCloud Drive」アプリでは他社製のクラウドサービスは管理できませんでした。「ファイル」アプリでは、1つずつクラウドサービスを管理しなければならなかったデータ管理を、1つのアプリ上で行えるためとても楽です。

iPhoneでファイル機能を使うには、3つの条件があります。まず端末をiOS11以上ににアップデートしている必要があります。iOS11は、iPhone5s以降の端末でしかアップデートできないため注意してください。また「設定」の「iCloud」から、「iCloud Drive」をオンにしてください。

複数のiOS端末でファイル機能を使う場合は、全て同じApple IDでログインしてください。この3つの条件をクリアしていれば、iPhoneでファイルアプリを使えます。

他社製のクラウドサービスをファイルアプリで利用するには、クラウドサービスを設定で追加しなければなりません。クラウドサービスを追加するには、必ずそのクラウドサービスのアプリのインストールが必要なので注意してください。ファイルアプリだけでは他のクラウドサービスを管理できません。

まずはファイルアプリに追加したいクラウドサービスのアプリをインストールしてください。そしてそのアプリを開いてサインインします。次に「ファイル」アプリから「ブラウズ」タブを開き、「その他の場所」を選択してください。クラウドサービスのインストール・サインインが済んでいないと表示されないので注意してください。

「その他の場所」をタップすると、追加できるクラウドサービスが表示されます。追加したいクラウドサービスをオンにして右上の「完了」をタップすれば、ファイルアプリからクラウドサービスに保存しているデータにアクセスできます。

クラウドサービスを複数活用している方は、上記の方法でファイルアプリに他社製のクラウドサービスをたくさん追加すれば、iPhoneでデータの管理や作成・保存を楽に行なえます。ここではiPhoneのファイルアプリの使い方を解説します。ただし、クラウドサービスによっては使えなかったり反映が遅かったりします。

タグ付け機能は、複数のクラウドサービスをまたいで表示できるためおすすめです。フォルダの作成やファイル移動はもちろん、他のユーザーとのファイル共有も簡単に行えます。

どのクラウドサービスに目当てのデータが保存されているかわからない場合は、ファイルに登録されているすべてのクラウドサービスから検索できます。「ブラウズ」タブでファイル名を検索すると、保存されているクラウドサービスが表示されます。

各クラウドサービスに保存したデータを表示・編集するには、「ブラウズ」の「場所」からクラウドサービスを選択し、目当てのファイルをタップしてください。するとファイルが開きます。Googleスプレッドシートなどの対応アプリがあればそアプリからファイルが開き、編集が可能です。

対応アプリがない場合はプレビュー表示されるので、編集はできません。ファイルの保存だけでなく編集も行いたい場合は、対応アプリもインストールしてください。ファイルの削除は「選択」をタップして「ゴミ箱」のアイコンをタップすればOKです。iCloud Driveまたは端末内から削除した場合は、30日以内であれば復元できます。

ファイルアプリの表示は、「名前」「日時」「サイズ」「タグ」の4種類から選択できます。デフォルトは日時なので、並べ替えたい場合は、「表示順序」をタップして、閲覧したいデータを探せる表示に切り替えてください。

また「表示順序」の右側をタップすると、アイコンの表示方法を変更できます。リスト表示とグリッド表示があるので、見やすい表示を選択してください。

複数のクラウドサービスを活用している場合は、ファイルにタグを付ければ大事なファイルをすぐに見つけられます。タグの使い方は簡単で、右上の「選択」をタップしてファイルを選択してください。左下の「共有」マークをタップして「＋タグ」をタップすると、タグを付けられます。

タグにはレッド・オレンジなどの色の他に仕事・ホーム・重要があります。タグを選択して「完了」をタップしてください。「ブラウズ」タブでタグを選択すれば、異なるクラウドサービスに保存しているファイルでも、同じ場所に表示されます。

ただし、クラウドサービスによってはタグ付けできないため注意してください。タグ付けしても反映に時間がかかる場合もあるため、時間をおいてからきちんとタグ付けできているか確認してください。

各クラウドサービスに保存したファイルが多いと見づらいので、フォルダを作成すればカテゴリごとにまとめられます。フォルダを新規作成するには、「フォルダ」のアイコンをタップしてください。フォルダ名を入力して「完了」をタップすれば作成できます。

フォルダを作成したら、「選択」をタップして、移動したいファイルをすべて選択してください。「ファイル」アイコンを選択して、保存する場所を先程作成したフォルダに設定すれば、ファイルを移動できます。またファイルによっては移動ではなくコピーとなるので、ファイルの重複が嫌な場合は元の場所のファイルを削除してください。

ファイルやフォルダはドラッグアンドドロップでも移動できますが、フォルダ内のファイル移動は「選択」からしか行なえません。

ファイルやフォルダの名前は、名前部分をタップすればいつでも変更可能です。ただしPasesやShortcutsなど、デフォルトのフォルダは変更できません。

ファイルアプリではファイルを他のユーザーと共有できます。使い方は簡単なので、共同作業を行う場合はファイルアプリを活用するのがおすすめです。クラウドサービスによって共有の仕方は異なるので、ここではiCloud Driveでの共通方法を説明します。

共有したいファイルを「選択」して、「共有」アイコンをタップしてください。「人を追加」を選択して、参加依頼の送信方法(メールやSNS)を選択してください。相手を招待するメッセージを送信し、相手が参加すればファイルの内容を共有できます。

iOS11以降のバージョンのiPhoneであれば、ファイルアプリを使えます。ファイルアプリでは、iCloud DriveだけでなくGoogle Driveなど、様々なクラウドサービスを一括で管理できるのでとても便利です。ただそれぞれのクラウドサービスアプリのインストールが必要なので注意してください。

ファイルアプリの使い方はとても簡単で、異なるクラウドサービス間でも検索やタグ付けが可能です。フォルダの作成や他のユーザーとのファイル共有もできるので、複数のクラウドサービスを使っている方は是非iPhoneのファイルアプリを活用してください。