Windowsのファイル・フォルダ整理のコツ！PCで書類・データを管理する！

気が付くとあふれんばかりになっているPCのフォルダやデスクトップ。とりあえず、どこに保存したらいいのかわからないから、適当に作ったフォルダやデスクトップに放置した書類の整理に、頭を悩ませている人も少なくないでしょう。

少し前から家の中の整理収納術や断捨離という言葉が流行しています。家の中と同じように、PCの中のファイルを整理するのにもコツがあります。この記事ではPCのファイル整理をして、重要なデータや書類を管理する手間を楽にする方法についてお伝えします。

まずはPCのファイルを整理するコツを身に着けることのメリットについてみておきましょう。

ファイル整理のコツを身に着けるメリットには、仕事の効率化を図れる、という点があります。毎日仕事をしていると、PCの中には書類やデータのファイルがどんどんと溜まっていきます。

整理していないと、必要なデータをどこに保存したのか、探すだけでも時間がかかってしまい、その分仕事が進まなくなります。必要な時に、必要な書類やデータを素早く引き出せるように整理しておくだけで、大きな効率化を図ることができます。

「あのデータを見せてください」と頼まれたときに、すぐにファイルを見つけて相手に渡せる人と、1時間も探してやっと見つける人と、どちらが仕事ができる人だと思われるのか、言うまでもありません。

デスクの上や引き出しの中と同じように、普段からPCの中も整理整頓して、必要なファイルをすぐに引き出せるようにしておく人は、それだけで仕事ができる人だと周りから思われます。そして、小さな信頼を積み重ねていき、やがて大きな仕事を任される人材に成長していくのです。

必要なファイルを常にPCの中で整理整頓しておけば、必要なファイルを間違えて削除してしまった、というミスを犯しにくくなります。書類やデータのファイルの中には、間違えて失くしてしまうと会社の存続にかかわるレベルの重大な内容のものもあります。

普段からファイル整理がしっかりとしていれば、重大なファイルを間違えて削除する、といった大きなミスも回避できて、リスク管理にもなります。

ここからは実際にWindowsのPCでのファイル整理のコツについてみていきましょう。PCの中のファイル整理のコツには、ファイルを保存するときの保存方法と、保存したファイルを管理して引き出すときの管理方法に分けられます。まずはデータや書類のファイルの保存方法についてみていきましょう。

必ずファイルは3階層目に保存するようにしましょう。PCのパーテーションをいくつかに分けているのであれば、ファイルを保存するドライブを決めて、そちらを1階層目にします。こちらの図でいえば、「ボリューム(D:)」が1階層目になります。

ファイルを保存するドライブを1階層目、その下の2階層目にあなたが扱うファイルの種類ごとのフォルダを作り、次の3階層目にファイルを保存します。

あなたが扱っている仕事の種類を分類してフォルダを作り、そのフォルダに必要な書類やデータのファイルを必ず収納するようにすれば、必要なファイルをいつでもスムーズに引き出せるようになります。

ファイルの名前を付けるときには、あらかじめ統一したルールを決める、というのも大切な方法です。ファイル名のルールを作ることで、フォルダの中に保存する書類やデータの数が増えてしまっても、簡単に引き出せるようになります。

ファイル名に含めるのは、どのような情報なのか、というのはあらかじめ決めておきます。ファイル名に必要なものは、日付と顧客名といった最重要なものの他に、ファイルの状態も記しておくとベストです。「下書き」「要修正」「チェック待ち」といった状態を入れておくことで、自分が今手を付けなければならない仕事を一目で理解することができます。

ファイル名の先頭には必ず半角の英数字を付けましょう。英数字を付けることのメリットは、ファイルを検索しやすくなるということです。フォルダの中にファイルが大量に並んでしまうと、必要なファイルを見つけるのにも苦労してしまいます。

顧客名で見つけやすくしたいのであれば、顧客名のイニシャルを半角で先頭に入れておきましょう。ファイルの種類で整理しておきたければ、例えばアライアンスであれば[a」、営業関連であれば「e」といったように、ルールを決めてイニシャルを入れておきます。

こうしておくと、フォルダの検索に英数字を一文字入力するだけで、簡単に該当するファイルだけが表示されて、必要なファイルを探すのが楽になります。必ず英数字を先頭に入れる、という方法は使いましょう。

ファイル名に「下書き」といった状態を入れるのは重要ですが、似たような言葉で使ってはいけない言葉があります。それは「最終版」とか「完成版」といった言葉です。もしも「最終版」「完成版」と入れた後で修正が入った場合には、修正したファイルが「最終版2」「完成版２」といったものになっていきます。

自分では完成したと思っても、修正が積み重なると、どれが本当の完成版なのかがわからなくなってしまいます。下書きや修正が終わって、とりあえず完成したものには、日付だけを入れるようにして「完成版」といったNGワードは入れないように気を付けましょう。