Windowsのファイル・フォルダ整理のコツ！PCで書類・データを管理する！

気が付くとあふれんばかりになっているPCのフォルダやデスクトップ。とりあえず、どこに保存したらいいのかわからないから、適当に作ったフォルダやデスクトップに放置した書類の整理に、頭を悩ませている人も少なくないでしょう。

少し前から家の中の整理収納術や断捨離という言葉が流行しています。家の中と同じように、PCの中のファイルを整理するのにもコツがあります。この記事ではPCのファイル整理をして、重要なデータや書類を管理する手間を楽にする方法についてお伝えします。

まずはPCのファイルを整理するコツを身に着けることのメリットについてみておきましょう。

ファイル整理のコツを身に着けるメリットには、仕事の効率化を図れる、という点があります。毎日仕事をしていると、PCの中には書類やデータのファイルがどんどんと溜まっていきます。

整理していないと、必要なデータをどこに保存したのか、探すだけでも時間がかかってしまい、その分仕事が進まなくなります。必要な時に、必要な書類やデータを素早く引き出せるように整理しておくだけで、大きな効率化を図ることができます。

「あのデータを見せてください」と頼まれたときに、すぐにファイルを見つけて相手に渡せる人と、1時間も探してやっと見つける人と、どちらが仕事ができる人だと思われるのか、言うまでもありません。

デスクの上や引き出しの中と同じように、普段からPCの中も整理整頓して、必要なファイルをすぐに引き出せるようにしておく人は、それだけで仕事ができる人だと周りから思われます。そして、小さな信頼を積み重ねていき、やがて大きな仕事を任される人材に成長していくのです。

必要なファイルを常にPCの中で整理整頓しておけば、必要なファイルを間違えて削除してしまった、というミスを犯しにくくなります。書類やデータのファイルの中には、間違えて失くしてしまうと会社の存続にかかわるレベルの重大な内容のものもあります。

普段からファイル整理がしっかりとしていれば、重大なファイルを間違えて削除する、といった大きなミスも回避できて、リスク管理にもなります。

ここからは実際にWindowsのPCでのファイル整理のコツについてみていきましょう。PCの中のファイル整理のコツには、ファイルを保存するときの保存方法と、保存したファイルを管理して引き出すときの管理方法に分けられます。まずはデータや書類のファイルの保存方法についてみていきましょう。

必ずファイルは3階層目に保存するようにしましょう。PCのパーテーションをいくつかに分けているのであれば、ファイルを保存するドライブを決めて、そちらを1階層目にします。こちらの図でいえば、「ボリューム(D:)」が1階層目になります。

ファイルを保存するドライブを1階層目、その下の2階層目にあなたが扱うファイルの種類ごとのフォルダを作り、次の3階層目にファイルを保存します。

あなたが扱っている仕事の種類を分類してフォルダを作り、そのフォルダに必要な書類やデータのファイルを必ず収納するようにすれば、必要なファイルをいつでもスムーズに引き出せるようになります。

ファイルの名前を付けるときには、あらかじめ統一したルールを決める、というのも大切な方法です。ファイル名のルールを作ることで、フォルダの中に保存する書類やデータの数が増えてしまっても、簡単に引き出せるようになります。

ファイル名に含めるのは、どのような情報なのか、というのはあらかじめ決めておきます。ファイル名に必要なものは、日付と顧客名といった最重要なものの他に、ファイルの状態も記しておくとベストです。「下書き」「要修正」「チェック待ち」といった状態を入れておくことで、自分が今手を付けなければならない仕事を一目で理解することができます。

ファイル名の先頭には必ず半角の英数字を付けましょう。英数字を付けることのメリットは、ファイルを検索しやすくなるということです。フォルダの中にファイルが大量に並んでしまうと、必要なファイルを見つけるのにも苦労してしまいます。

顧客名で見つけやすくしたいのであれば、顧客名のイニシャルを半角で先頭に入れておきましょう。ファイルの種類で整理しておきたければ、例えばアライアンスであれば[a」、営業関連であれば「e」といったように、ルールを決めてイニシャルを入れておきます。

こうしておくと、フォルダの検索に英数字を一文字入力するだけで、簡単に該当するファイルだけが表示されて、必要なファイルを探すのが楽になります。必ず英数字を先頭に入れる、という方法は使いましょう。

ファイル名に「下書き」といった状態を入れるのは重要ですが、似たような言葉で使ってはいけない言葉があります。それは「最終版」とか「完成版」といった言葉です。もしも「最終版」「完成版」と入れた後で修正が入った場合には、修正したファイルが「最終版2」「完成版２」といったものになっていきます。

自分では完成したと思っても、修正が積み重なると、どれが本当の完成版なのかがわからなくなってしまいます。下書きや修正が終わって、とりあえず完成したものには、日付だけを入れるようにして「完成版」といったNGワードは入れないように気を付けましょう。

フォルダ作りのルールを決めたら、必ず後から作成するファイルはどこかのフォルダに入れるようにします。あまり後からフォルダを作りすぎないようにしましょう。フォルダを分類するということは、あなたが抱えている仕事の内容を分類して仕分けをする、ということです。

一人の人が一度に抱えることができる仕事の種類はそう多くはありません。あなたの中でしっかりと仕事の内容がかみ砕けていれば、それほど多くのフォルダを作る必要はないはずです。フォルダを作りすぎると、後からファイルの整理が付かなくなってしまいます。フォルダは必要最低限にまとめるように心がけましょう。

ファイルを保存するときのコツについてみてきたので、次は保存したファイルを管理しながら活用するときのコツについてみていきましょう。これからご紹介する方法を実践するだけで、あなたのファイル管理術は大きく効率化すること間違いなしです。

ファイルを開くときには、マウスを使ってエクスプローラーをクリックして、マイドキュメントをクリックして、とやっているのなら、すぐにショートカットキーを覚えましょう。PCを操作する上では、マウスを動かしながらクリックするよりも、キーボード操作で操作したほうが早く楽にファイルが開けます。

例えば「Windowsキー＋E」でエクスプローラーが開きます。Windows10であれば、よく使用するフォルダーや最近使用したファイルが、エクスプローラーのクイックアクセスに表示されるので、こちらから簡単にアクセスすることができます。

また、英数字をファイル名の先頭につけていたら、ファイルを保存しているフォルダを開いたらその英数字を押して上下キーで開きたいファイルを選択したら、Enterキーを押すだけでそのファイルを開くことができます。

この他にも、ファイルを開くのに便利なショートカットキーは「WindowsPCのファイル整理に便利なショートカットキー」にまとめましたので、そちらを覚えてマウスを使わないでファイルを開けるようにしましょう。

不要になったファイルは削除していると思います。しかし、一度は不要だと思って削除したファイルが後から必要だとわかって慌てた、という経験を持っている人もいることでしょう。PCのゴミ箱なら30日間は保存できますが、その後は完全にPCから削除されてしまい、復元できなくなります。

また、PCのアカウントのすべての場所から削除されたファイルがゴミ箱の中にあるので、復元したいファイルがどこにあるのか探すのも大変です。

そこで、後から不要だと思ったファイルが必要だったと慌てないようにするために、フォルダの中にゴミ箱用のフォルダを作成することをおすすめします。PCのゴミ箱と違って、自動的にPCから削除される心配はなく、後から必要だと思ったら30日を過ぎても簡単に復元できます。

また、今すぐそのファイルが必要なわけではないので、PCのフォルダの中もすっきりと整理することもできます。

ファイル管理をする上でやってはいけないことには次の2つがあります。

とりあえず、すぐに必要になるファイルだからデスクトップに保存しておこう、ということも良くあります。すぐに使うファイルであれば仕方がないのですが、そのまま放置するのはやめておきましょう。

一度放置し始めると、デスクトップにはいつしか放置されたファイルでいっぱいになってしまい、収拾がつかなくなってしまいます。デスクトップに保存するのは一時的な措置にして、こまめに本来あるべき場所へ移動させるように心がけましょう。

資料などをダウンロードすることは良くあります。ダウンロードしたファイルはダウンロードフォルダに一度入りますが、そのまま放置するのは絶対にやめましょう。ダウンロードしたらすぐに該当するフォルダへ移動して整理することが大切です。

ダウンロードファイルを放置しておくと、気が付くと放置ファイルでダウンロードフォルダがいっぱいになってしまい、収拾がつかなくなってしまいます。放置はせずにこまめに整理するようにしましょう。

こちらではWindows10でファイル管理をする上で、ぜひ覚えておきたいショートカットキーをご紹介します。ぜひこちらのショートカットキーを使う方法を覚えて、あなたのPCのファイル整理をもっと効率化していきましょう。
 

この記事の最後に、WindowsのPCでファイル整理を効率化するために使えるソフトをご紹介します。ぜひこちらのソフトを使いこなして、あなたのPCのすっきり整理に役立ててください。

こちらのソフトはファイル名を一括して変更できるフリーソフトです。Windowsの機能ではファイル名を変更したくても、一つずつしか変更できません。しかし、こちらのソフトを使うと、一括でファイル名を置換することができます。

また、ファイルの先頭や末尾に連番を付けたり、銭湯や末尾から任意の文字を削除する、といった変更も可能です。間違えても元に戻せる機能が付いているので、安心して利用できます。こちらのリンクからダウンロードできます。

Macにはフォルダの機能ごとに色を付ける機能がありますが、Windowsには付いていません。こちらのソフトはMacのようにフォルダの機能ごとにラベルを付けたり色を付けたりすることができるソフトです。フリーソフトなので無料で利用できます。

フォルダを視覚的に把握することができるようになるので、ファイルの管理がよりわかりやすく効率化します。ぜひ大量のファイルやフォルダの管理に悩んでいる人は使ってみましょう。こちらのリンクからダウンロードできます。

この記事ではWindowsのPCでファイル整理をする方法についてみてきました。いつかは整理しよう、と思っているうちに気が付けばどうにもならないほどファイルが、PCの中に散乱していた、という経験を持っている人は多いことでしょう。

ぜひこの記事でご紹介した方法を使って、整理をして効率的に仕事ができるように工夫してみてください。たかがファイル整理と侮ることなかれ。整理してみると、驚くほど仕事がやりやすくなっていることに驚くことでしょう。