CSVファイルのExcelへの読み込み方法！0落ちする場合の対処法も解説！

CSVファイルとは、表計算形式のファイルを、テキストで表示させることで、互換性を高めたファイルのことです。

Excelなどの表計算ソフトでは、通常はデータはセルで区切られています。しかし、CSVファイルでは、区切りをカンマで表示しています。区切りをカンマで表示することで、メモ帳などでも開くことができるテキストファイルとして、表計算のデータをやり取りできます。

しかし、表計算のデータとして開く時には、CSVファイルのカンマ区切りの形式では扱いがとても難しくなります。Excelなどの表計算ソフトで開く時には、カンマ区切りをセルごとの区切りに変更する必要があります。

この記事では、カンマ区切りとなっているCSVファイルを、Excelなどの表計算ソフトで、表示を崩すことなく、安全に開く方法について詳しく解説します。

CSVファイルをExcelなどの表計算ソフトで開くときに注意しなければいけない点は、ファイルをダブルクリックして開くことです。通常、フォルダなどからファイルを開くときには、ダブルクリックすることで、そのファイルと紐づけられているソフトで自動的に開くことができます。

CSVファイルの場合も、多くの場合にはExcelもしくはExcelと互換性のある表計算ソフトに紐づけられています。そのために、CSVファイルをダブルクリックするとExcelなどで開くことができます。

しかし、ダブルクリックでCSVファイルを開くと、以下の画像のような開き方になり、表示がおかしくなります。

これは、CSVファイルがテキストファイルなので、ダブルクリックではテキストファイルのまま開いてしまうためです。本来であれば、CSVファイルに表示されているカンマがセルの区切りとなるように開かなくてはいけません。そのためには、CSVファイルは正しい手順で開く必要があります。その方法を次で解説します。

ダブルクリックで開く方法では、CSVファイルが正しく表示されないので、外部データとしてCSVをインポートします。その手順を解説します。筆者はExcelではなくExcelと互換性のあるKingsoft OfficeのWPSスプレッドシートを利用しています。Excelと手順や表示形式が違う点もありますが、ほぼ同じ手順で開けるので参考にしてみて下さい。

まずは、Excelで新規のシートを作成して、CSVファイルのデータをインポートする先頭にカーソルを合わせます。

上のメニューバーの「データ」をクリックして「データの取り込み」もしくは「テキストデータ」を選択します。

ファイルを選択する画面になるので、Excelで読み込みするCSVファイルを選択して、「開く」を、Excelであれば「インポート」をクリックします。

画面をいくつか進んだら、「区切り記号」を選択します。これは、CSVファイルでは、セルのデータがカンマで区切られて、テキスト表示されているので、カンマ区切りをセルでの区切りに戻してあげることです。区切り記号で「カンマ」を選択して「完了」をクリックします。

そうすれば、このように正しい区切り方でCSVファイルをExcelで開くことができます。

CSVファイルをExcelで上書きなどの更新しようとすると、ファイルがロックされてしまい、すべてのデータが落ちてしまうことがあります。

これはExcelで作成した書式をCSVファイルでは保存できないためだと考えられます。しかし、上書き保存できないと、データの更新ができずに困ります。

そのようなときには、「クエリ」を使ってインポートしましょう。現在は、Excelでも筆者が使っているWPSでもクエリを使って、一度開いたCSVファイルを自動的に更新できる機能が標準搭載されています。自動的にCSVファイルをクエリで読み込みできるので安心しましょう。

Excelで作成した表計算を、CSVで保存する方法も解説します。Excelなどの表計算ソフトで「名前を付けて保存」をクリックします。

ファイル名を付ける画面で、ファイル名を付けたら「ファイルの種類」をクリックします。すると多くの選択肢から保存するときのファイル形式を選択できます。

選択できるファイル形式の中から「CSV(カンマで区切り)(*.csv)」を選択します。するとそのファイルをCSVファイルで保存できます。

Excelなどの表計算ソフトにCSVファイルを読み込みした時に、0落ちしてしまうということで困っている方も少なくありません。0落ちについて詳しく解説します。

0落ちとは、Excelにインポートした時に、データの先頭の0が表示されないことです。数値としてみた場合、小数点がなければ、データの左端の0は何も意味がありません。そのために、Excelではインポートするデータの先頭にある0は基本的に表示しません。

しかし、電話番号や会員0から始まるデータを表示させるためには、ひと手間加える必要があります。

電話番号などのデータを0落ちさせずにインポートする方法を解説します。

ExcelなどでCSVファイルを、データから開く手順で進めていきます。すると「列ごとのデータ形式」というところがあります。そちらで、0落ちしない設定を行います。

「データのプレビュー」で0落ちさせたくない列を選択します。複数の列を指定したい場合には、ctrlキーを押しながら選択したい列をクリックします。すると、複数の列を指定できます。

全ての列を設定したい場合には、データのプレビューの中でクリックして、「ctrl+A(全選択のショートカットキー)」を押します。すると、すべての列を選択できます。

0落ちさせたくない列を選択したら「列のデータ形式」で「テキスト」を選び「完了」をクリックします。すると、セルに表示されるデータが数値ではなく、テキスト文字として認識されます。電話番号などは0落ちせずに、入力されているまま、テキストとして表示されます。

CSVファイルをExcelで読み込みするときの注意点について解説します。

この記事の最初の方でお伝えしましたが、CSVファイルをダブルクリックで開こうとすると、データの内容が変換してしまうことがあります。

外部データとしてインポートすることで、正しい形式で表示できるようになります。尚、一度、外部データとして読み込みしたデータは、次からはダブルクリックで自動的にExcel形式に変換されて開けるようになります。上手く開けないときには、外部データとしてのインポート方法も使えるようにしておきましょう。

データを作成する側は、0落ち指せずに開く方法を知っていても、データを共有する側が知らないこともあります。電話番号の0落ち対策はやむをえませんが、会員番号などは0から始まらないように対策することで、0落ちを防げます。

また、電話番号などやむを得ず0から始めなくてはいけない場合もあります。その場合には、セルごとにデータの先頭にシングルクーテーション「’」を付けると、標準形式で読み込んでも、テキストとして認識されます。「’080-****-****」と入力します。

この記事では、CSVファイルを正しい表示方法で読み込みする方法と、0落ちさせずに読み込みする方法を解説してきました。特に他の人とデータのやり取りをするときには、今やCSVファイルの活用は欠かせないものとなっています。

正しい方法で読み込みできるようにしっかりと対策をして、データのやり取りをいつでもスムーズにできるようにしておきましょう。