Slackのタスク管理方法！サービス連携してToDoリストでチェック！

Slackは、その拡張性の高さとIT分野との親和性の高さで人気の高いビジネスチャットツールです。Slack上では自由にチャットをしたりファイル共有したりできるため、サークル活動やマンション管理組合などのプライベートなグループ活動にも広く利用されていますが、本来の使い道はなんといってもビジネス用途です。

もともとがゲーム開発時の社内ツールとして開発されたため、初めのうちはIT業界で特に普及していましたが、いまでは多くの企業で企業内や出入りの業者を含めてのコミュニケーションツールとして、仕事の効率化に貢献しています。

ビジネスチャットツールは数多くありますが、その中でもSlackが利用されている理由は、その拡張性の高さにあります。

次の節でも取り上げていますが、連携機能を利用することで、Googleドライブなどのストレージサービスから直接ファイルをやり取りしたり、位置情報のFoursquareで営業担当者の居場所を報告したり、ネットから情報をTwitterやRSSでチャンネルに流したり、SkypeでSlackに参加していない人と会話したりチャットを持ってきたりできます。

もちろん、本記事の後半でお伝えするように、Stock、Trello、Backlog、Wrikeといったタスク管理サービスとも連携が可能です。

• ​​​​​​​チャット機能
  • 話題ごとにチャンネルを作成して参加者を選別できる
  • 音声・ビデオ通話が可能
  • ファイル共有が可能
• 連携機能
  • Googleドライブなどの各種外部サービス・アプリと連携可能
  • botを作成・利用して情報収集が可能

Slackには複数のワークスペースを持つ大企業向けの「Slack Enterprise Grid」とワークスペースがひとつだけで、中小企業や企業内の一部署など中小規模のチーム向けの「Slack For Teams」のふたつがあります。

「Slack Enterprise Grid」の料金は要相談でSlackに問い合わせる必要がありますが、「Slack For Teams」の料金プランはシンプルで、以下の3つに分かれています。
 

なお、これらの詳細については、下のリンク先の記事を参照してください。

Slackはあくまでもビジネスチャットツールですが、Slackに情報を集めて仕事を進めていると、アプリやサービスを切り替えることなくSlack内でタスク管理を完結させたくなります。そのためには大きく分けてふたつの方法があります。

ひとつはあくまでSlack内の機能を利用してタスク管理をする方法であり、もうひとつはタスク管理のアプリやサービスを連携させ、Slack内から呼び出して利用する方法です。

あくまでSlack内の機能を利用してタスク管理をする方法には、以下のさまざまなやり方があります。さらに、これらを組み合わせることで、自分流の使い方を生み出すこともできます。

一番手軽な方法は、忘れてはいけないタスクを記したメッセージにスターを付けて、スター付きアイテムをtodoリスト化するという使い方です。

スターを付けるには、タスクにしたいメッセージの上にカーソルを運んで表示されたポップアップメニューから”☆”アイコンを選択します。

スターが付いたメッセージは、Slackの画面上部右にある”☆”アイコンをクリックすると表示されます。

あとは作業が完了すればスターを外すだけです。

todoリストのチェックボックスの代わりにスターを使うというシンプルで便利な使い方ですが、単に重要なメッセージにもスターを付けたい、などというtodo以外の使い方の要望とバッティングしますので、メンバー全員で使い方を統一しておく必要があります。

Slackに、タスク管理専用の#todoチャンネルを作成するのも悪くない使い方です。ワークスペース全体のtodoでもいいですし、プロジェクトごとにtodoを分割するのもいいでしょう。関係するメンバーを集めておけば、そこでタスク管理が行えます。

タスクの進捗状況に合わせて、適宜メッセージを「着手前」「作業中」「最終確認中」「完了」などとメッセージ編集で書き換えれば、十分にタスク管理ができるという、いわばチャンネルをそのままtodoリストにし、メッセージの表記をチェックボックスに代えるイメージで、この使い方も便利な方法です。

ただし、あくまでメッセージを書き込んだ順にしか並べられませんし、「完了」したtodoだけをチェックしたいときなどは検索機能を使う必要があります。タスク管理としてはあくまでも簡易的な使い方になることを認識しておくべきです。

タスク管理の対象としたいメッセージをチャンネルにピン留めして、Slack上でtodoリストの代わりにするという使い方もあります。

todoリストのチェックボックスの代わりにピン留めを利用するという、「メッセージにスターをつける」と似た方法ですが、あちらがチャンネルをまたいで利用できる使い方であるのに対し、こちらはあくまでもそのチャンネル内のメッセージにしか対応できません。また弱点もスターを付ける場合と同じで、タスク管理以外の利用法とのバッティングに注意する必要があります。

Slack上で編集・共有できる、書式付きドキュメントであるポストを利用するのは、チェックリストらしくチェックボックスが使用できる非常にうまい使い方です。

この方法を使うには、まずメッセージ入力時に”＋”アイコンをクリックして“ポスト”を選択します。

ポストの画面では入力中に行頭に表示される”¶”アイコンの”段落”ボタンをクリックして“チェックボックス”を選びます。

あとは共有先や編集権限の対象を選択して保存すると、Slackのファイル表示部分で内容が確認できるようになります。

この使い方であれば、いかにもtodo確認用のチェックリスト然としたポストなので、特に使い方を定めなくてもほかの利用法とバッティングするという心配はありません。また、個人用のチェックリストとしても、共有してプロジェクトごとのチェックリストとしても、ダイレクトメッセージで共有して二人だけのチェックリストとしても使えるのも魅力です。

強いてネックを挙げれば、”共有されたファイル”の中に埋もれてしまう可能性があることですが、先に紹介したスターを付けるという方法と組み合わせることでかなりの使い勝手を実現できます。Slack上でチェックボックス付きのtodoリストを利用できる、最も便利な使い方です。

ここまで述べたように、Slack上でも簡単なタスク管理やtodoリストによるチェックは可能です。しかし、専門のアプリやサービスに比べるとどうしても使い勝手は劣ってしまいます。それによる不満が大きい場合は、Slackを専門のアプリやサービスと連携させることになります。

 Slackをアプリやサービスに連携させるには、まずそれらを検索して見つけなければなりません。そのためにはまずサイドメニューから”App”を選択します。

するとアプリ検索画面が表示されますので、”todo”、”task”、”project”などの単語で検索します。目的のアプリやサービスが決まっているのなら、直接その名前を入力すると手っ取り早く見つけられます。

表示される中に相応しいものが見つからなければ、右上の”Appディレクトリを表示”をクリックします。

Appディレクトリに移動したら、そこでも検索欄に検索したい単語を入力します。こちらでは5個しかアプリが表示されませんので、候補の一番下にある”「○○」のすべての結果を見る”を選択します。

すると、候補が画面いっぱいに表示されますので、その中から連携したいアプリ＆サービスをクリックします。

選択したアプリが、独立したサービスを利用する場合は”サイトにアクセスしてインストールする”と表示されますので、それをクリックします。

するとサービスが提供するサイトに移動するので、そこでSlackへの連携を行います。

もっとシンプルなアプリの場合は、提供元のサイトに飛ばずにSlackの中で処理されるため”インストール”と表示されますので、それをクリックします。

すると認証画面が表示されますので、”許可する”を選びます。

このあと、アプリによって異なるいろいろな設定を行えば、Slackとの連携は完了します。そのあとは、Slackの中からひとつのチャンネルのように連携アプリ＆サービスを利用できます。

Slackと連携できるタスク管理アプリは非常に多いので、どれを使えばいいかと迷う方も多いはずです。そんな方のために、安心しておすすめできる、タイプの異なる4つのアプリを紹介します。

ノート型のグループウェアとして情報を蓄積・共有できるStockは、情報がどんどん流れ去っていくチャットツールのSlackとはお互いの短所を補い合える、ベストな連携サービスのひとつです。

シンプルなノート型なので、誰でも迷うことなく利用できます。その上で、Slackで流れる情報をコピー＆ペーストしてタスクごとのノートを作成し、そのノートに連携するタスク管理機能を使って、タスクを管理できます。

Stockには以下の主要な機能があります。ただし、Slackと連携するのが前提なので、メッセージ機能については無視してかまいません。
 

• ノート機能
  • テキスト・画像・動画・各種ファイルを記録可能
  • フォルダ分けしてノートを管理可能
• タスク管理機能
  • ノートとのリンクが可能
  • 個人のタスクとチーム全体のタスクを管理可能
• メッセージ
  • テーマごとに分けての会話が可能

Stockはノート数と容量の制限のみで無料で利用できるフリープランがあります。これを利用して試用した上で、有料版を利用するかを判断してください。有料版でも年払いであれば1人あたり400円弱での利用が可能です。

Trelloは、ホワイトボードに付箋を貼るイメージでタスクの管理が可能な、情報管理ツールです。Slackとの連携で、まるでSlackの機能であるかのようにTrelloを利用できるので、タスク管理がはかどります。

付箋を貼ったり動かしたりする感覚でタスクを管理できるので、誰でも簡単に利用できます。それだけに、利用法をある程度統一しておかないと、共通のタスクを管理する際に問題が起こる場合もあります。

テキスト以外にも画像ファイルなどが添付できるので、ビジュアルなタスク管理が可能です。内容や期日を記入した付箋を、未達フォルダから完了フォルダに移動する、という形でタスク管理を行います。

無料プランでも1つだけ利用できる”Power-Up”を使うことでSlackと連携できます。大きな画像などの添付を行わず、管理機能やサポートや2段階認証が不要であれば、無料でほとんどの機能を利用できます。

Backlogは多くの情報をビジュアル化できるプロジェクト管理ツールです。Slackとの連携により、タスクの進行や期日の通知を受け取れます。

ガントチャートによるタスクの管理のビジュアル化ができる点が特徴です。また細かなアクセス権限設定はできない代わりに、シンプルな設計なので間違いがおきづらいのもメリットのひとつです。

ほかにコメント以外のスターや絵文字などでのコミュニケーションがとれるのも特徴となっていますが、Slackと連携させて使う分にはほとんど利用されることはないでしょう。

Backlogには以下の主要な機能があります。
 

• タスク管理機能
  • 親子機能を使ってタスクを入れ子構造にできる
  • ガントチャートでタスク管理を可視化可能
• Wiki機能
  • ​​​​​​​Markdown書式でWikiを作成して情報の共有化が可能

Backlogの料金プランの大きな特徴として、課金が人数に左右されないことが挙げられます。そのため、気軽に利用者の増減が行えます。ただし、Slackと連携させていれば、当然Slackのほうでは人月換算で課金されるので、あくまでもすでにSlackを利用している人間が使う場合でのことと考えてください。

Backlogを無料で使うために、プロジェクトごとに別人がフリープランを利用することも少なくありません。
 

Wrikeはタスクの優先付けやガントチャートによるビジュアル化などを備えた、非常に高機能なタスク管理サービスです。Slackと連携することにより、Slack内から”/wriketask"などのコマンドでタスク管理を行えます。

タスクをリスト化できる“タスク管理“、Trelloに似たホワイトボード上でタスクの付箋をドラッグ＆ドロップして管理する”ボードビュー”、表計算ソフトのような行列でタスク管理する”スプレッドシートビュー”の3つの表示形式を自由に使って、自分のやりやすい手法でタスク管理できます。

また、次に記すように非常に多機能なサービスであることも特徴として挙げられます。

Wrikeはタスク管理に特化している分、タスク管理機能は充実しています。
 

• タスク管理
  • ガントチャート表示が可能
  • リソース別表示が可能
  • レポートテンプレートで、必要なタスクだけを取り上げてレポート化可能
  • 使用時間の管理が可能
  • 個人ごとに「今日」「今週」「来週」「その後」にタスクを整理可能

無料のFreeプランではガントチャート機能やタスクを入れ子で管理するサブタスク管理が利用できません。それで十分であれば、5人までの制限があるとは言え、Freeプランはおすすめです。また、Professionalプランならこれらの機能も使える上に、人月単価も1,000円強と妥当な価格です。

しかしそれ以上になると、使える機能は増えるもののコストアップが激しくなりますので、必要性を十分に考慮する必要があります。

今回お伝えしたさまざまな使い方を利用することで、Slack上でのタスク管理が可能です。

チェックボックスの付いたtodoリストを使いたいのか、付箋型のタスク管理を行いたいのか、はたまたガントチャートを利用したいのか、あるいは使い慣れたサービスを連携させたいのか、はたまたコストを掛けずに済ませたいのかなど、あなたと上層部と現場の要望に基づいてベストの方法を選択してください。