Zoomのブレイクアウトルームの使い方！作成・設定方法を紹介！

テレワークが広がりを見せる中で、仕事や学校の授業でWeb会議システムのZoomを利用する動きが広がっています。また、セミナーを開催する場合でも、実際に参加者を会場に集めるのではなく、Zoomを利用したWeb会議形式で開催するケースが増えています。

Zoomで仕事や学校の授業、Webセミナーを行う場合に、ブレイクアウトルームを活用するととても便利です。この記事では、Zoomのブレイクアウトルームとは何で、どういった使い方をするのか解説します。

Zoomのブレイクアウトルームとは、Zoomのミーティングルームの中に作れるグループセッションのことです。Zoomに作成したミーティングルームの中に、いくつかの小部屋を作って、参加者をそちらに振り分けます。それがブレイクアウトルームの機能です。

Zoomでブレイクアウトルームを活用すれば、仕事なら部署ごとのグループ分けができます。セミナーなら分科会やグループセッションを、Zoomセミナーの中で設定できます。学校なら、グループディスカッションや、生徒を個別に呼び出して面談やカウンセリングに活用できます。

ブレイクアウトルームを活用すれば、Zoomでのミーティングの幅がぐんと広がること間違いなしです。

Zoomのブレイクアウトルームの機能は、有料プランでないと使えないと思っている方も、少なくありません。実は、Zoomのブレイクアウトルームは、無料プランでも利用できます。もちろん、無料プランでは3人以上のミーティングは40分以内の時間制限があります。

この時間制限の中でグループセッションを行うのは、難しいかもしれません。しかし、時間制限があるからこそ、しっかりと全体の流れをセッティングして、ブレイクアウトルームも活用すれば、ミーティングの効果が見込めるでしょう。

ここからは、Zoomのブレイクアウトルームの実際の使い方を解説します。まずはミーティングを主催するホストとして、ミーティングルームの中にブレイクアウトルームを作成し、参加者を振り分ける方法を解説します。

Zoomでブレイクアウトルームの存在に気が付かない方が多い理由は、初期設定を行っていない為です。初期設定を忘れると、Zoomミーティングの画面の中にブレイクアウトセッションのボタンが出現しません。

ブレイクアウトルームの初期設定を行わずにミーティングを始めてしまうと、上記のように、ブレイクアウトセッションのボタンが出現しません。これは無料プラン、有料プラン問わずどちらでも同じです。ホストするZoom会議で、ブレイクアウトルームを利用したい場合は、必ず初期設定を行いましょう。

Zoomでブレイクアウトセッションを利用したい場合は、初期設定はアプリではなくブラウザから行います。上記のリンクから、Zoomのサインイン画面を開き、サインインしましょう。アカウントを作成していない場合は、こちらから作成します。

ブラウザからZoomのマイページにサインインしたら、左サイドバーから「設定」＞「ミーティングにて(詳細)」と進みます。そちらに、「ブレイクアウトルーム」があります。こちらをオンにします。

ミーティングをスケジューリングする際に、参加者を手動で任意のグループに割り当てたい場合は「スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」にチェックを入れます。

これでミーティングを始めると、Zoomの画面の下のメニューに「ブレイクアウトセッション」が出現します。こちらから、ブレイクアウトルームを作成できます。

ホストがZoomのミーティングルームに、ブレイクアウトルームを作成し、参加者を割り当てる方法を解説します。ブレイクアウトルームの作り方には、自動で作成する方法と、手動で作成する方法があります。自動と手動、それぞれの作り方を見ていきましょう。

まずは、自動でブレイクアウトルームを作成する方法を解説します。

Zoomミーティングの中で「ブレイクアウトセッション」のボタンをクリックします。ブレイクアウトセッションに参加者を自動で割り当てるか、手動で割り当てるかを選択できます。こちらで「自動」にチェックを入れ、作成するブレイクアウトルームの数を設定します。

ミーティングに参加している参加者の人数を、作成したルーム数で割って、自動的にシステムがグループに振り分けてくれます。この自動で作成する方法は、大人数のセミナーの途中でグループディスカッションなどを行いたい場合に、効果的な方法です。

次に、手動でブレイクアウトルームを作成する方法を解説します。

ブレイクアウトセッションの作成画面で、「手動」を選び、セッションルームの数を設定し「セッションの作成」をクリックします。

それぞれのブレイクアウトルームの設定画面が開きます。ブレイクアウトセッションにマウスカーソルを合わせると「名前の変更」が出てきます。必要に応じて、こちらで名前を変更しましょう。右の「割り当て」をクリックすると、メンバーを手動で割り当てられます。こちらも必要に応じて、部署や分科会に参加者を割り当てましょう。

ブレイクアウトルームを作成しただけでは、グループセッションは開始しません。自動でも手動でも、すべてのメンバーの割り当てが終わったら、下に「全てのセッションを開始する」のボタンが出現します。こちらをクリックすると、ブレイクアウトルームでのグループセッションを開始できます。

ホストはブレイクアウトルームへ入退室を、自由に行えます。ホストがブレイクアウトルームへ参加する方法を、解説します。

ホストがブレイクアウトルームへ参加したい場合は、ホストのZoom画面に表示されている「ブレイクアウトセッション」の管理画面から、「参加」をクリックします。

ブレイクアウトセッションから退出したい場合は、Zoomの画面の右下表示されている「ルームを退出する」をクリックします。

ホストの画面には次の3つが表示されます。

• 全員に対してミーティングを終了
• ミーティングから退出
• ブレイクアウトルームを退出

ミーティングの参加者が、ブレイクアウトルームに参加する方法を解説します。

ホストがブレイクアウトルームを設定したら、割り当てた参加者のZoom画面に招待のメッセージが表示されます。こちらをクリックすると、ブレイクアウトルームに参加できます。

参加者がブレイクアウトルームから退出したい場合は、Zoomの画面上に表示されている「退出」をクリックします。ブレイクアウトルームから退出してメインルームへ戻ります。

参加者は自分が割り当てられていないブレイクアウトルームへ、自分からは移動できません。ブレイクアウトセッションから移動できるのは、メインルームだけです。他のルームへ移動したい場合は、ホストに移動をお願いしましょう。

ブレイクアウトセッションでは、ホストにヘルプを出せます。仕事中に上司の助言が欲しい場合や、セミナーのグループセッションで講師に質問がある場合は、ヘルプ機能を活用しましょう。ブレイクアウトセッションに参加している参加者の画面上に「ヘルプを求める」のボタンがあります。こちらをクリックしましょう。

ホストの画面上には上記のように表示され、ブレイクアウトルームからヘルプ要請があったことがわかります。必要があれば、ホストがあなたのブレイクアウトルームへ参加し、助言をしてもらえるでしょう。

この記事では、Zoomのブレイクアウトルームについて解説しました。Zoomでブレイクアウトルームを使いこなせば、オンライン会議の幅が大きく広がります。無料版でも使える機能なので、ぜひあなたなりに工夫し活用してみましょう。