Gmailの使い方！基本のアプリの使い方から応用の設定まで解説！

これまでガラケーを使っていたり、docomo、au、SoftBankといったキャリアのスマホを使っていたりすると、基本的にはキャリアのメールアドレスを、プリインストールされたメールアプリで運用していたことでしょう。

しかし、ガラケーからAndroidスマホに機種変更したり、キャリアを離れて格安SIMと呼ばれる各社MVNOのSIMに乗り換えたりすると、これらのメールアドレスやメールアプリが利用できなくなります。こんなときにGoogleが提供する無料のメールアプリ、Gmaiが便利lです。

ただし、Gmailは基本がPC用アプリなので、これまで利用していたメールアプリとはちょっと使い方が違うように感じられるかもしれません。そこで本記事ではそんなGmailを使い出したばかりの方に向けて、Gmailの使い方の基本から応用的な使い方までをきっちりとお教えします。

Googleのサービスを利用すると必要になるのがGoogleアカウントです。Gmailアプリは使っていなくても、GoogleマップやYouTubeを使い込んでいたり、Androidスマホを利用していたりするのであれば、すでに「××××@gmail.com」というGoogleのアカウントを持っているはずです。このアカウントがあれば、すぐにGmailを始められます。

もしGoogleアカウントを持っていない、あるいは持っているかも知れないけれど自信がない、という場合は、下のリンク先にアクセスして自分のGoogleアカウントを確定させてください。

前節で説明したGoogleアカウントは、末尾に「@gmail.com」とついていることからわかるように、そのままメールアドレスとして応用できます。GoogleアカウントでなくともGmailアプリで使えるのですが、GoogleアカウントのGmailアドレスであればよりいっそう便利に使えます。

Gmailアドレスは、Googleの強力な迷惑メールフィルターによって迷惑メールがほとんど選り分けられるため、迷惑メールを目にしないで済みます。その代わり、Gmailではメールの中身を自動解析されるというコストを支払う必要があります。

しかしその他にも「無料で利用できる」「PC、スマホ、タブレットを問わず利用できる」「メールの内容はクラウド上にあり、端末を紛失したり機種変更したりしてもメールのやり取りを続けられる」「15GBまで無料で使えるので添付ファイルが多少大きくても問題になりにくい」といった大きなメリットがあり、使う価値は十二分にあると断言できます。

Android OSはGoogleの開発したOSですので、Androidスマホには多くの場合Gmailアプリがプリインストールされています。ただし、Android OSを各社で手を入れている場合はその限りではありません。並行輸入の格安中華Androidスマホの場合は、改めてGmailアプリをインストールしなければならない場合もあります。

GmailアプリはGmailアドレスでないと利用できないわけではありませんが、Gmailアドレスであればその機能をフルに使うことができます。そのためGmailアプリは、Gmailアドレスの準専用アプリくらいに考えておくべきです。したがって本記事では、Gmailアドレスを使ったGmailアプリの使い方に限って説明します。

Gmailアプリの使い方の基本として、まずはメールの送受信、返信、転送、さらには署名機能の使い方を、スマホを例に説明します。PCについては、以下の記述を応用して利用してください。

メールアプリの基本の使い方は、メールを送る、受け取る、返信する、受け取ったメールをほかの人に転送する、の4点です。もちろんGmailアプリなら難なくこなせます。

Gmailアプリが使えるようになると最初に表示されるのが受信トレイです。今となっては忘れられた存在ですが、かつては未開封の郵便物をトレイ（トレー）に載せておき、処理済みの郵便物は別のトレイに移動させて処理していました。その名残で、受信メールを置いておく場所を受信トレイと呼びます。

それはさておき、Gmailアプリの基本操作のその1はメールの送信機能の使い方です。まず受信トレイの右下に「＋」アイコンの「メール作成」ボタンをタップしてメール作成画面に移行します。

メール作成画面では、「To」の項目に送りたい相手のメールアドレスを入力します。GmailやAndroidスマホの連絡先に登録している相手であれば、メールアドレスではなく名前を入力してもメールアドレスを自動入力してくれます。

あとは「件名」にメールのタイトルを、「メールを作成」と書かれた本文記入欄に本文を入力して、右上の「紙飛行機」アイコンの「送信」ボタンをタップすればメールの送信は完了します。

Gmailアプリの基本操作のその2にあたる受信機能の使い方ですが、これは簡単です。GmailアプリでGoogleアカウントを設定できていれば、特に使い方を覚える必要もなく、メールは自動的に受信されます。

Gmailアプリの基本操作のその3は、Gmailアプリで届いたメールに返信機能の使い方です。まず受信トレイで返信するメールをタップしてメールを開きます。そして、メールのタイトルの下の差し出し人の欄の右側にある、左曲がりの「矢印」アイコンの「返信」ボタンを選択します。

するとすでに相手のメールアドレスと、「Re:××」というタイトルが入力された返信画面が表示されますので、本文を入力して右上の「送信」ボタンをタップすることでメールの返信は完了します。

Gmailアプリの基本操作のその4は、Gmailアプリに届いたメールに対する転送機能の使い方です。

この場合は、前節の「メールを返信」する場合と同様、まずは受信トレイで返信するメールをタップしてメールを開きます。そして、メールのタイトルの下の差し出し人の欄の右端にある「︙」アイコンの「メニュー」ボタンを選択し、ポップアップメニューを開き、その中から「転送」をタップします。

するとすでに「Fwd:××」というタイトルが入力された転送画面が表示されますので、転送したい相手のメールアドレスと本文を入力して右上の「送信」ボタンをタップすることでメールの転送は完了します。

メールの最後には、よくメールアドレスや名前、肩書きや住所・電話番号などの決まり文句が記されています。これをメールアプリでは「署名」と呼びます。もちろんGmailにも署名機能があり、複数アカウントならアカウントごとに違う署名を設定できます。そのため、ビジネス用とプライベート用でGmailのメールアドレスを使い分ける際でも問題ありません。

Gmailアプリの基本操作の最後として、Gmailでの署名機能の使い方を説明します。

まず「受信トレイ」で左上の「≡」アイコンの「メニュー」ボタンを選択し、左からワイプしてくるメニューの下から2番目にある「設定」をタップします。すると、「全般設定」「アカウントを追加」の項目の間に登録しているGmailのメールアドレスが表示されますので、その中から署名を設定したいメールアドレスを選びます。

署名を設定したいアカウント画面が開かれたら「モバイル署名」の項目をタップします。そして、記入したい署名を入力します。一見1行しか入力できないように見えますが、数行に渡る署名でも問題ありません。署名を入力できれば、あとは「OK」ボタンを選択することで、次にメールを作成するときから自動的に文末に署名が追加されます。

Gmailの基本操作を身につけたところで、今度は一段階上の、Gmailならでは機能の使い方をお教えします。基本的には、
 

1. 大事なメールには「スター」を付ける
2. 今すぐ必要ではないメールは「アーカイブ」する
3. 特に分類しておきたいメールには「ラベル」を付ける

Gmailでは、大事なメールには「スター」を付けます。その使い方は、受信トレイなどのメールタイトルの一覧画面やメール画面で、「☆」をタップしてスターを付ける、という形をとります。

スターの付いたメールを確認するには、Gmailアプリの受信トレイ左上の「≡」アイコンの「メニュー」ボタンをタップし、開いたメニューの「スター付き」を選択します。

Gmailでは、アーカイブすることで削除することなく受信トレイからメールを消せます。Instagramを利用している方にはおなじみのアーカイブを図書館でたとえると、受信トレイが開架式の図書室でアーカイブが閉架式の図書庫に相当します。アーカイブに仕舞っておけば、すぐには見つけられなくとも検索すればすぐに出てくるという仕組みです。

Gmailのアーカイブ機能の使い方は、Gmailアプリの受信トレイでメールタイトルを右か左にスワイプするだけです。すると受信トレイからそのメールが消え失せます。必要であれば、その直後なら「元に戻す」をタップして受信トレイに戻せます。

Gmailでは、アーカイブしたメールを受信トレイの「メールを検索」欄に関係するキーワードを入力して検索できますし、そうでなければGmailアプリの受信トレイ左上の「≡」アイコンの「メニュー」ボタンをタップし、「すべてのメール」を選択しても探しだせます。

一度アーカイブしたメールであっても、そのメールを開いて右上の「︙」アイコンの「メニュー」ボタンを選択して「受信トレイに移動」を選べば、アーカイブからGmailアプリの受信トレイに戻せます。

一般的なメールアプリの基本的な機能にフォルダ機能があり、これまではいろいろなフォルダにメールを振り分けていた人もいるはずです。しかしGmailでは、フォルダ機能の代わりにラベル機能でメールを分類します。

フォルダ機能では、ひとつのメールはひとつのフォルダにしか保存できませんが、ラベルはひとつのメールにいくつも付けることができます。そのためフォルダ機能ではAのフォルダに仕舞うかBのフォルダに入れるか迷うことになったメールであっても、Gmailなら両方のラベルを貼って、どちらからでもそのメールを見付けるという使い方ができます。

そんな便利なGmailのラベル機能ですが、スマホのアプリからはラベルを利用できても、ラベルの設定はできません。PCからブラウザで設定するのが楽なのですが、スマホからでもブラウザ経由でならラベルの設定が可能です。以下にその方法をお伝えします。

Gmailのラベル機能の使い方ですが、まずスマホのブラウザで上のリンク先にアクセスして、Gmailを開きます。もちろんPCでもかまいませんが、その場合はGmailを開いたところで、次の図の説明に飛んでください。

スマホのブラウザでGmailを開いたら、左上の「≡」アイコンの「メニュー」ボタンをタップしてメニューを開き、その一番下の右端にある「デスクトップ」を選びます。

するとGmailの画面がPCと同じものに切り替わりますので、左のGmailメニュー欄の一番下にある「ラベルを編集」を選択します。

そうすると画面がラベル作成画面に変わりますので、適当な名前を入力して「作成」ボタンをタップします。

するとGmailに新しいラベルができ、左のメニュー欄にそのラベルが表示されます。

新しいラベルが作成できたら、再びGmailアプリを立ち上げます。ラベルを付けたいメールを選ぶと、タイトルの最後に「ラベルを追加」や「受信トレイ」などというラベルが付いていますので、これをタップします。するとポップアップメニューが表示されるので、適当なGmailのラベルのチェックボックスを選択して「OK」を選びます。

すると選択したメールに、先ほど選んだラベルが付加されます。

ラベルのついたメールは、Gmailの受信トレイ左上にある「≡」アイコンの「メニュー」ボタンをタップし、メニューの下の方に表示されるラベル名を選択すれば表示されます。

メールアプリのフォルダ機能を使ったことがある人は、届いたメールを自動的に適当なフォルダに振り分けたり、ほかのメールアドレスに転送したりといった使い方をしていたことでしょう。当然のことながらGmailにもフィルタと呼ばれる自動振り分け機能があります。

ここまでいくと基本編と言うよりも応用編に近くなりますが、それだけに身につけると非常に有益なテクニックなので、しっかりと読んで付いてきてください。この機能もやはり、スマホのGmailアプリからは設定できないので、ラベルの作成と同様、ブラウザ経由のデスクトップモードを利用します。

自動振り分け機能の使い方は、まずは前節で説明したように、PC、もしくはスマホのブラウザのデスクトップモードでGmailを開いたら、検索窓の右端にある「フィルタを作成」を選択します。

続いてGmail上でラベルを付けたり、転送したりしたいメールの条件を設定します。差し出し人や宛て先、タイトルや含まれる・含まれないキーワード、添付ファイルのアリ・ナシなどを条件に設定できます。

今回は、Gmailに届いたGoogleローカルガイドからのメールに、「Googleローカルガイド」のラベルをつけることにして、差し出し人のメールアドレスをGmailのフィルタの条件に設定しました。このまま「次のステップ」に進んでもいいのですが、はたしてフィルタの条件が相応しいものかを確かめるために「フィルタテスト」をタップします。

すると画面の下に、Gmailに届いているメールからフィルタに設定した条件に適合したメールが表示されます。これで問題がないようでしたら「次のステップ」を選択します。もし望む結果が得られないようであれば、いろいろと条件設定を変更して「フィルタテスト」を繰り返してください。「次のステップ」に進まなければ、Gmailには何も問題は起きません。

続いて、設定したフィルタで選ばれたメールをどう処理するかを選択します。今回はGmailに届いたメールに「Googleローカルガイド」のラベルを付けるので、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」をタップします。

するとラベル選択のポップアップメニューが表示されますので「Googleローカルガイド」のラジオボタンをチェックします。

フィルタの処理方法が設定できたら「フィルタを作成」をタップします。この際、選択肢の一番下にある「このフィルタを下記の××件のスレッドにも適用する」のチェックボックスにチェックを入れておくと、Gmailに届いた過去のメールにもフィルタ処理が施されるので非常に便利です。

以上でGmailに自動振り分けのフィルタが作成され、今後フィルタに設定した条件に合うメールがGmailに届くと自動的にフィルタで指定した処理が施されます。

最後にGmailの応用編として、メーリングリストの使い方とメール転送の使い方をお教えします。

メーリングリストとは、ひとつのメールアドレスにメールを送るだけで、参加者全員にそのメールが配信される仕組みです。LINEユーザーであればグループトークや複数人トークのメール版だと思えば、当たらずとも遠からずと言えます。メーリングリスト自体はGmailでは設定できませんが、一度設定したメーリングリストはGmailで使うことができます。

メール転送は、これまで利用していたメールアドレスにGmailに届いたメールを転送する方法です。Gmailを併用しつつ、主にこれまで使っていたメールアドレスを運用する場合に便利な使い方です。

応用編の第1弾はメーリングリストです。メーリングリストを設定するにはGoogleグループを利用します。PC、またはスマホのブラウザで、以下のリンク先にアクセスしてください。

PCのアクセスではすぐに下図が表示されますが、スマホでのアクセスでは「ラベル機能」や「メールの自動振り分け機能」で説明したように、画面最下部で「PC」をタップして、PC用画面に変更しなければなりません。下図の画面が表示されたら「グループ作成」を選択します。

次の画面では、まず「グループ名」とメーリングリストのメールアドレスとなる「グループのメールアドレス」、「グループの説明」を入力します。「グループのメールアドレス」はすでに使われているものは使えませんので、工夫してメールアドレスを作成してください。

「グループの主要言語」と「グループの種類」はこのままで大丈夫ですし、「トピックを表示」「投稿」についても初期設定のままで問題ありません。ただし最後の「グループへの参加」は、初期値が「誰でも申し込み可能」となっていますので、「招待されたユーザーのみ」にしておくことをおすすめします。

以上の入力・選択が終了したら、最上段の「作成」ボタンを選択してメーリングリストを作成します。

このあと確認画面などが表示されますので、それに応えていけばメーリングリストができ上がります。ただしこの段階では「メーリングリスト」という器ができただけなので、「メンバー」という中身を詰める必要があります。「メンバーを招待」すると相手の意向を聞いての追加となりますし、「メンバーを直接招待する」では無条件にリストに追加します。

メーリングリストが完成したら、あとはGmail上でメーリングリストのメールアドレス宛てに送信するだけです。なお応用編ということで、以上文字の説明だけではわかりづらいかもしれませんので、仲間内やプロジェクト単位でのやりとりなどで、実際にメーリングリストを作って便利さを堪能してください。

Gmailのメールアドレスを利用してGmailアプリを使い出しても、以前使用していたメールアドレスや学校や会社のメールアドレスのほうをメインで利用したいという要望もあり得ます。そんなときのために、応用編第2弾としてGmailの自動転送機能をお教えします。

自動転送機能の使い方も、「ラベル機能」「メールの自動振り分け機能」で説明したように、まずPC、もしくはスマホのブラウザのデスクトップモードでGmailを開きます。そしてスマホであれば、上段右側の「設定」をタップして、次の次の画像に飛びます。一方、PCの場合は右上の「歯車」アイコンをクリックします。

PCの場合は、ここでプルダウンメニューから「設定」を選びます。スマホと異なり、PCではここで一手間多く掛かります。

設定画面に切り替わったら、PC・スマホの両者ともに「メールとPOP/IMAP」のタブを選択し、「転送」の項目の「転送アドレスを追加」を選びます。ここで転送先のメールアドレスを入力し、元のメールをGmailに残しておくか、Gmailから削除するかを選んで、「変更を保存」を選択すれば、自動転送の設定は完了です。

以後、Gmailに届いたメールを設定したメールアドレスで全部受け取ることができます。もっともそうなると処理しなければならないメールが増えすぎてしまいますので、先の「メールの自動振り分け機能」を応用して、フィルタで必要なメールだけを転送するともっと便利になります。

もちろん、逆に元のメールアドレスに届いたメールもGmailに転送して、Gmail側で処理する方がもっとおすすめではあります。その場合も「メールの自動振り分け機能」を応用することで、ラベルをつけたりスターを付けたりして、元のメールアドレスに届いたメールを目立たせることができます。

以上、お伝えしたふたつの応用編をうまく利用して、Gmailを存分に活用してください。

今回はGmailの基本から応用までを紹介しました。基礎編の応用よりのフィルタの部分や応用編のメーリングリストの話はやや難しかったかもしれませんが、これらの使い方を知ることでGmailの利用の幅がぐんと広がります。本記事を読むことでGmailを使いこなせるようになり、あなたの生活に役立つことをお祈りします。